档案馆档案管理存在的问题及解决方法

引言

伴随信息时代的到来，对档案管理的要求越来越高，传统的手工管理方式已经无法满足当前社会对档案工作的需求。档案库是保管、管理以及利用文件的主体机构，档案库运作方式、运用技术的先进程度以及员工素质的高低共同决定着档案利用的效果以及档案的安全保存情况。现阶段众多档案馆存在的分类不合理、空间不足、科技手段落后等问题均迫切需要采取相应的对策加以解决以提升档案管理能力。

1 档案馆档案管理存在的主要问题

1.1 传统管理模式的局限性

虽然传统的档案管理系统发挥了重要作用，然而随着信息技术、科技创新影响的加深，逐渐暴露出自身的弊端。首先，传统的档案分类方式通常并不合理且缺乏统一规范性，没有统一的标准分类方法，给查找档案资料带来了困难。多数档案组织机构还是延续着采用人力的方式进行档案分类和整理，这种技术方式耗时又容易出错，尤其是在档案数量过多的时候，人力操作已经无法完成档案的整理问题了；其次，传统管理方式大多将档案存放在实物档案库中，这不仅使所占用空间有限，而且更加不好控制人员的进出。因此，档案容量越多，这一问题就越明显，一些档案会因为空间资源有限或者管理出现差错问题而导致档案遗漏或者损毁，这样对档案完整性、长期保存带来很大的危害。

1.2 技术应用不足

虽然信息技术不断得到了发展，但是档案管理在技术上的应用却跟不上信息时代发展的潮流，表现出了较为明显的技术运用不足问题。第一是数字化程度不高，档案资料仍主要是采用纸张形式保存，这就加重了实体保存的压力，并且降低了档案的利用率。虽然数字化档案可以提升档案存取、查寻、传输的效率，但是大部分的档案馆并没有推动数字化档案建设，有些还并不具备专门的数字化设备以及技术团队的支持。第二是信息运用不当较为明显。虽然有的档案馆已经引进了电子档案管理系统，但却因为技术还不够发达，经费还不够充足、技术人员不会等原因，这些系统并不能起到真正的效果。因此，档案的处理、保存以及查找仍在低效率之下进行着，并没有把信息对档案管理的优势发挥出来。

1.3 管理人员素质与培训不足

高管者能力欠缺以及缺少必要的系统教育是形成这一难点的基本原因。这项任务要求管理者对多量的档案资料有整理、储存以及维护的能力，同时还需要具备一定的运用信息化技术的能力。不过现今大部分档案馆的高管者这两个能力的欠缺还是比较严重。首先，在高管者选拔和培训过程中本身还存在许多不足，有些管理者拥有的基础专业知识少，无法承担起档案工作复杂的任务；另外，在进行培训的过程中还是没有及时顺应时代发展的步伐，使部分管理者没有获取提升自我的方式，所以在新技术和新问题出现的阶段就显得束手无策。

2. 档案馆档案管理的解决方法

2.1 优化档案管理模式

为改变传统化的档案管理方式带来的制约性，要求档案馆采取更为科学和规范化的档案管理方法。其一，全新合理化的档案分类模式。运用统一、标准的档案分类与目录生成方案，按照内容、时间、种类等多种标准将档案进行科学的、规范化分类，实现较高的检索效率与准确性。例如，采用树形分类的方式，对档案进行科学分类，然后配合数字化的档案管理方法，提升档案的检索效率和准确性。其二，优化保管方法。档案馆采取先进的保管方式，例如，采取防火、防水、恒温的档案保管柜，以及电子档案管理软件，加强档案的管理和调取，如此能够达到更为便捷、安全的效果。经过改良，可以明显减轻档案库房的压力，减少档案的遗失和损坏。

2.2 加强信息化建设

为了提高档案馆档案管理工作的效率性，档案馆应大力推进档案馆的信息化建设。首先，对纸质档案进行数字转换是提升档案馆工作的重要前提。档案馆应当积极完善纸质档案的数字化工作，利用先进的纸电转换设备与存储设备将纸质文本电子化，保证纸质档案与电子档案的一体化，不仅能够减少纸质存储空间，而且提升了档案的利用率和保管效率。其次，档案馆应当运用智能化档案管理系统，基于大数据、人工智能等技术实现档案管理的自动化、智能化发展。例如，通过智能系统实现档案的自动分类归档、标签式档案管理，并且与人工智能 AI 进行检索分析与推荐，极大提升了档案检索的速度和准确性。信息化建设可全方位提升档案馆工作的效率性与档案保管耐久性。

2.3 提升管理人员素质

要想加快档案管理工作迈进信息化时代，就要加强对档案工作人员业务技能的培训力度。档案馆有责任定期给工作人员安排专业的培训活动，以提高工作人员对档案分类、档案存储以及档案防护等知识领域的理解水平，另外因为技术革新程度很大，档案工作人员还应该掌握一些当前比较实用的档案软件，因此，档案馆有义务提升工作人员的信息技术培养程度，帮助工作人员了解档案管理软件的应用，充分掌握当前的数字化管理和信息化管理理论知识，从而提升工作人员的整体业务能力。管理者的能力增强能够有力地改善档案工作的效率和提高了他们对数据安全性的关注程度，保证档案的完好性和安全性，通过分析现阶段的档案管理工作现状并对症下药的方式解决其中出现的问题，可以发现要想使档案管理的水平提高，就要从改革管理策略、加强信息化程度、提高管理员工作能力多维度着手，只有应用多方面的方法，才有可能将档案工作带到信息化时代，进一步优化档案信息应用效率，保证档案信息稳定保存。

结语

综上所述，虽然在档案馆管理过程中，对于档案资料应用和保管起到了一定的影响作用，但是我们还是可以通过优化管理方法、提高计算机技术水平、提升档案工作人员的专业素质等方面来解决此项问题，进一步提升档案管理工作效率，确保档案资料的安全性、长期保存。同时随着未来科技的进步发展，档案管理工作未来会向更智能、更现代化的发展趋势靠拢，以更好的服务社会，为其提供更加便捷、高效率的服务内容。

参考文献

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