企业人事档案管理的数字化转型路径研究

引言

人事档案作为记录员工职业经历、能力素质、奖惩情况的核心载体，是企业招聘配置、绩效考核、薪酬福利、人才发展等管理工作的重要依据。《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出“推动企业档案数字化转型，提升档案管理现代化水平”，为企业人事档案管理指明方向。在此背景下，探索科学的数字化转型路径，将人事档案转化为可复用、可分析的数字化资产，成为企业人力资源管理数字化升级的重要突破口。

一、企业人事档案管理数字化转型的核心目标

数字化转型不只是简单的“纸质档案电子化”，而是依靠技术赋能来推动人事档案管理全流程优化，达成档案“一键检索、秒级调取”，把档案查阅时长从以往的数小时缩减到分钟级别，削减HR 部门档案管理的人力投入，降低管理成本，消除系统隔阂，归集员工从入职到离职全周期的档案资料，构建“一人一档、数据统一”的数字化档案库，借助档案数据分析，为人才盘点、晋升推荐及风险预警（如劳动合同到期提醒）提供数据依据，辅助企业开展人力资源战略决策。

二、企业人事档案管理数字化转型的关键路径（一）基础建设：搭建“硬件+软件+数据标准”的数字化底座

基础建设作为数字化转型的先决条件，应同步在硬件设备、系统平台、数据标准这三方面发力，按照企业规模来配置扫描设备与存储硬件，中小型企业宜采用“高速扫描仪+云存储”模式，减少硬件方面的投入；大型企业可构建本地服务器和云存储相结合的“混合存储架构”，以满足海量档案存储需求，同时设置异地备份设备，规避数据丢失风险[1]。

应优先挑选能和企业现有的 HR 系统（像 SAP SuccessFactors、用友 NC）实现兼容的人事档案管理系统，保障数据相互流通，系统应具备三项核心功能，可实现PDF、JPG 等多格式文件的上传，拥有“OCR 文字识别”功能，可自动抓取扫描件中的关键信息，减少人工录入差错，达成档案分类，支持在手机端开展查阅与审批工作，适应异地办公情形下的档案使用需求，确立统一的人事档案数据标准，明晰档案分类，杜绝因数据格式不统一引发的整合障碍。

（二）流程重构：实现“档案全生命周期”的数字化管理

按照员工“入职 - 在职 - 离职”全生命周期这条线索，重新构建档案管理流程，替换传统的人工流程，新员工入职之际，利用电子表单填报基础信息，上传身份证、学历证明等电子版资料，经HR 审核后自动生成数字化档案，并与招聘系统里的简历数据同步关联，杜绝“重复录入”；针对必须保留纸质原件的材料，扫描完成后上传至系统，把纸质档案集中安置在档案室，标注与之对应的电子档案检索编号，达成“纸电对应”[2]。构建档案“自动更新+人工补充”模式，让HR 系统里的绩效数据、培训记录等信息自动同步进档案系统；员工取得新证书（像职业资格证）时，可借助员工端上传电子版，经HR 审核后存入档案，让档案信息随时反映员工最新情形，员工提出离职后，系统自动开启档案归档流程，把离职申请、离职面谈记录等资料添加到档案中，标记为“离职档案”分类，且设定归档后不可更改的权限，维护档案完整性；按《劳动合同法》档案保管要求，对离职员工档案保留至少5 年，期满后按程序销毁并留存销毁记录。

（三）安全保障：构建“技术+制度”的双重防护体系

人事档案涵盖员工身份证号码、薪资等敏感内容，安全保障是数字化转型的根本底线，应从技术防护与制度管理两方面着力，采用 AES - 256 加密算法对存储的档案数据进行加密，传输时采用 SSL 加密来防范数据被盗取，以防数据被盗取。落实“最小权限原则”，像部门经理只可查阅本部门员工的基础档案，不能查看薪酬、绩效这类敏感信息；增添“操作日志”功能，记录所有对档案的查阅、修改及下载操作，按时对系统杀毒软件进行更新，杜绝从外部设备随意导入文件，防范恶意软件攻击引发数据泄露。拟定《人事档案数字化管理办法》，界定档案采集、保存、查询、销毁的流程及责任划分，像规定“档案销毁需经HR 负责人与法务部门双重审批”，举办安全培训课程，强化HR 人员与员工的档案安全认知，杜绝将档案信息转发至外部邮箱或私下下载，为违规行为设定处罚手段[3]。

（四）价值挖掘：推动“档案数据”向“决策支撑”转化

数字化档案的关键价值是数据应用，企业可凭借数据统计分析，把档案数据转变为人力资源管理决策的凭据，自动生成“员工学历分布、职称等级占比、劳动合同到期人数”等报表，替换传统依靠人工进行的统计工作，为人才配置供给基础数据，综合档案里的绩效记录、培训履历、晋升过往，打造员工能力模型，筛选出高潜力人才，为晋升推荐提供数据依据。系统自动对“劳动合同到期、社保断缴、资格证书过期”等风险点进行预警，提前30 天向HR 发送提醒，避免因遗漏导致的劳动纠纷或合规风险。

结语

企业人事档案管理的数字化转型是一个“技术赋能、流程重构、价值升级”的系统工程，并非一蹴而就，需要企业从基础建设入手，逐步实现档案管理的数字化、规范化与智能化。转型过程中，企业需平衡“效率提升、安全保障、价值挖掘”三者的关系，避免陷入“重技术轻制度”或“重存储轻应用”的误区。

参考文献

[1]漆桂英. 数字化时代背景下企业人事档案管理措施研究[J].兰台内外,2024,(13):40-42.

[2]万其宝. 大数据时代国有企业干部人事档案管理的数字化趋势[J].办公室业务,2024,(08):124-126.

[3]刘梅. 企业干部人事档案管理数字化建设探讨[J].现代企业文化,2024,(08):22-24.