二维码在工程档案管理中的应用

1 引言

二维码作为一种高密度编码技术，通过特定几何图形的黑白模块在二维平面记录海量数据，其具备信息容量大、容错率高、生成与识别便捷等优势。随着中国市场经济的不断完善和信息技术的迅速发展，通过对二维码技术研究的不断深入，二维码应用已渗透至各个行业[1]。经住建部统计，在工程建设领域，年均产生超 20亿份档案。传统纸质管理模式已难以满足高效、精准的管理需求 。将二维码技术与工程档案管理融合，进一步提高工程档案管理效率，将工程档案进行信息化管理，方便档案查阅检查，将二维码应用与工程档案管理建立联系，实现工程档案管理方便、快捷和规范化管理的目的 。

2 工程档案管理现状

2.1 工程档案资料关注度不足

工程实体质量作为工程项目建设的核心成果，直接决定了项目在安全性、耐久性、经济性及功能性等关键性能方面的表现，是项目成功与否的根本保障。因此，在项目施工管理过程中，各级管理人员普遍对实体质量给予了高度重视，将其置于管理活动的优先位置。然而，这种管理重心往往导致对工程档案资料更深层次的管理要求存在显著不足。管理人员普遍对档案资料的规范化、标准化管理，以及利用现代信息技术实现档案的信息化、数字化转型等方面关注不足、投入有限。这种管理上的偏颇，使得工程档案资料在后续的归档、查阅与存放环节中，不可避免地暴露出一系列问题：归档流程混乱无序，缺乏统一的标准和清晰的指引；档案分类与编码缺乏系统性，导致查阅过程效率低下、困难重重；档案资料的物理存放与保管条件不够规范，存在散失、污损甚至遗失的风险；同时，资料记录格式不一、内容完整性欠缺等不规范现象也较为普遍。这些问题不仅严重制约了档案资料作为项目管理、质量追溯、竣工验收以及后期运维重要依据的功能发挥，也无形中增加了项目整体的管理成本和潜在风险。

2.2 过程档案资料分散，归档整理难度大

在工程项目实施过程中，建设单位、施工单位、监理单位作为项目管理的核心主体，均依据其管理职责设立了相应的职能部门以履行对建设项目的管理职责。然而，这种按单位、按部门划分的管理架构，直接导致了项目档案资料生成与管理的高度分散化。各职能部门在其日常管理活动中产生的文件、记录、报告等资料，往往仅在本单位或本部门内部进行独立管理与存放，缺乏统一、规范的集中管理机制。更为突出的是，在项目进入竣工验收阶段，需要进行大规模档案整理、移交与归档工作时，由于前期资料积累分散、标准不一、管理混乱，使得后期档案收集、分类、整理、编目、立卷、移交的工作量异常繁重，整理过程极其繁琐，技术难度显著增大，不仅耗费大量人力物力，延长项目收尾周期，也极大地增加了档案质量难以保障的风险，为项目后续的运营维护、审计结算及历史查考埋下了隐患。

2.3 工程档案资料管理信息化程度较低

当前，相当数量的工程建设单位在档案资料管理实践中，仍主要依赖收发文登记表、手工档案目录等传统纸质媒介进行登记与管理。这种模式在查阅调用环节存在显著效率瓶颈：工作人员需反复翻阅厚重的纸质登记簿，通过人工逐条比对定位目标档案，因缺乏结构化、可检索的信息化目录系统，检索过程耗时费力，难以满足现代工程项目对信息快速响应的需求。同时，纸质载体固有的物理特性使其面临严峻的安全与完整性风险，极易受环境因素、人为因素及管理疏漏的影响，一旦发生损毁或丢失，将造成不可逆的历史信息缺失，并对项目审计、责任追溯、后续运维乃至法律纠纷解决构成潜在障碍。此外，大量纸质档案占据庞大物理空间，管理成本高昂，其流转与异地共享极为不便，形成了信息孤岛，阻碍了资源的有效整合与协同利用。更重要的是，苛刻的长期保存条件与备份困难，使得纸质档案蕴含的历史数据难以进行高效的统计分析及知识挖掘，未能充分发挥其作为组织核心知识资产的价值。

2.4 邻近项目工程档案资料管理情况

在项目前期筹备阶段开展的邻近项目工程档案管理调研中，发现其虽设有专门的工程档案资料室，但在档案管理的完整性、系统性及效能方面存在显著不足。首要问题在于档案存储的分散化，大量关键性工程过程文件并未集中归档，而是散存于各职能部门内部，破坏了项目档案的整体性与统一性，为后续管理埋下隐患。其次，档案实体管理欠规范，缺乏科学、层级清晰的分类编码体系，仅依靠档案盒外粘贴的简易卷名标签进行标识，且盒内资料未规范编目或仅存简陋卷内目录，导致资料组织混乱。尤为突出的是，电子化管理手段严重缺失，未能建立配套的电子档案管理系统，亦未形成统一、结构化、可检索的电子目录索引，使得档案信息处于数字化管理空白状态。

三、档案资料管理二维码应用的构想

在当前工程建设领域，工程档案资料的管理效率与准确性直接影响项目的追溯、验收及后期运维。然而，传统以纸质档案盒为主的管理模式普遍存在查询不便、更新滞后、信息孤岛等问题，难以满足现代工程项目对档案信息即时性、动态性与可追溯性的需求。与此同时，二维码技术因其低成本、易生成、可承载丰富信息以及被移动终端广泛识别的特性，已在日常生活及工程现场中展现出显著的应用价值。基于此背景，并借鉴二维码在工程实践中的成功应用经验，本项目提出并计划实施一项创新性管理方案：将二维码技术深度应用于工程档案资料的数字化、信息化管理体系中。

该方案的核心目标在于构建一个基于二维码的档案信息动态访问与管理平台，旨在显著提升档案管理效能与信息利用的便捷性。具体而言，期望通过此方案达成以下关键目标：

1.实现档案目录信息的便捷可视化查询：通过为每个档案盒或关键档案节点赋予唯一二维码标识，用户仅需使用智能手机等移动终端扫描对应二维码，即可实时、准确地获取该档案盒内所存放资料的详细目录清单，乃至整个项目档案体系的层级化目录结构。此举有效解决了传统翻阅查找费时费力的问题，实现了档案物理位置与电子信息的无缝链接。

2.支持档案内容的动态化更新与管理：二维码所关联的后台信息数据库需具备高度的灵活性与可维护性。档案资料管理员可根据工程施工进度和资料归档的实际情况，动态地对二维码所指向的目录信息、文件状态进行实时更新与维护。这种动态性确保了二维码展示的信息始终与档案实体状态保持一致，极大地便利了施工过程中海量、多变的档案资料的及时、准确归集与有序管理。

3.建立严格的权限分级控制机制：为保障档案信息的准确性与安全性，系统将实施严格的用户权限管理。仅授权特定的档案资料管理员拥有对二维码关联信息进行创建、修改、删除等核心管理操作的权限。此权限控制机制通过后台用户身份认证与角色分配实现，从源头上杜绝了非授权人员误操作或恶意篡改档案信息的风险，确保数据源的权威性。

4.实现查询行为的可追溯与受控访问：对于非管理员的其他用户，系统在提供扫码查询服务的同时，将强制进行访问身份登记。在完成登记认证后，用户方可查看权限范围内的档案目录信息。系统将自动、完整地记录每一次查询行为，包括查询者身份、查询时间、查询内容等关键日志，形成可追溯的访问记录。这不仅有助于满足审计和合规性要求，也为分析档案利用情况提供了数据基础。

四、二维码在工程档案资料管理的应用情况

结合项目工程档案资料具体情况，借助“某二维码”网站，按照我们的需求生成各单位工程的档案目录二维码活码，按照我们工程档案管理要求在二维码生成前进行编辑、设置。

1、在网站生码页面找到“空白新建单码”（图4.1），点击后进入二维码生码页面（如图4.2）

2、在网站生码页面找到“空白新建单码”（图 4.1），点击后进入二维码生码页面（如图 4.2），点击①输入标题输入档案资料名称，然后点击②上传资料目录文件后，即可点击③生成二维码。

3、生成二维码以后可以点击二维码美化按钮，进入二维码样式编辑页面，在这里，可以上传企业 logo，二维码的颜色（包括渐变色）和背景颜色、容错率和二维码版本，使得生成的二维码更具有特色。

4.完成以上步骤后，已经完成了二维码的基本要求，通过扫描二维码即可查看上传的档案目录内容，但是，为了防止他人误修改或编辑，我们还要对二维码的权限进行设置。点击“设置”，即可进入二维码权限等功能设置，可对有效期、查看二维码的人群、访问地区范围、访问时间、分享、收藏等权限进行设置，在实际应用中我们设置了“允许‘扫一扫’查看”，和“展示扫码者在码上的操作记录”功能，取消了二维码底部分享、收藏功能，即方便了大家查阅，又保证了资料目录的唯一操作权。

5.在实际操作中，我们对各个单位工程按照以上方法步骤生成了各单位工程的档案资料二维码，并按照单位工程将二维码、档案资料一并存放，定期对存放的资料进行扫描更新，便于纸质版和电子版资料的同时查询，实现了我们对工程档案管理的信息化管理的要求。

五、二维码在工程档案资料管理中的应用总结

在本项目管理实践中，为有效解决传统工程档案管理模式存在的检索效率低、信息更新滞后、流转共享不便及后期整理工作量大等痛点，创新性地将动态二维码活码技术与档案管理体系深度融合，通过全面覆盖统一编码标识、构建关联核心元数据库实现信息集成与动态更新、以及基于二维码的规范化流程再造等措施，自项目初期即系统化、规范化地构建了工程档案信息化管理新模式。该模式的应用成效显著：一方面，极大提升了现场信息获取与核查效率，管理人员通过移动终端扫码即可“随需随查、所见即所得”关联档案信息，使资料检查“一目了然”；另一方面，依托项目执行过程中档案资料的电子化标识、结构化存储与动态化管理，有效降低了后期归档整理工作量，避免了资料缺失与版本混乱，保障了竣工档案的完整性与规范性；同时，二维码作为物理实体/文件与电子信息的稳固桥梁，显著强化了过程管控与信息追溯能力，为质量控制和责任界定提供了有力支撑，并促进了项目参与方的信息共享与协同管理。综上所述，二维码技术的应用成功构建了可视化的档案管理新范式，从源头优化了管理流程，显著提升了项目全生命周期的信息利用效率与整体管理效能，为工程项目的数字化实践提供了有益借鉴，未来可探索与BIM、物联网等技术的进一步集成。

六、结论

本项目探讨了二维码技术在工程项目档案资料管理中的应用实践及其成效。结果表明，二维码技术的引入与应用，显著提升了项目工程档案管理的信息化与智能化水平。具体而言，该技术通过为实体档案赋予唯一的数字化身份标识，有效规范了档案资料的收集、整理、归档、存储与利用全流程管理，确保了档案信息的完整性、准确性和一致性。在检索利用层面，二维码作为便捷的入口，极大地优化了档案资料的查询与获取效率，用户可通过移动终端快速扫描定位目标档案，有效克服了传统人工检索耗时长、易出错等弊端，显著提高了工作效率。实践证明，二维码技术在工程档案管理中的应用，不仅强化了档案管理的规范性、便捷性与可追溯性，降低了管理成本与风险，更精准地实现了项目工程档案服务于工程建设、质量控制、后期运维及经验总结的核心管理目标。综上所述，基于二维码技术的档案管理模式，具有操作性强、实施效果显著、应用前景广阔等特点，是提升工程档案管理现代化水平、推动档案信息资源高效利用的一项极具价值且值得在行业内广泛推广应用的重要技术手段。

参考文献

[1]王彦凯,范祥,马保亮,等.基于二维码和 Portal 技术的建设工程质量管理框架研究[J].建筑经济,2023,44(01):99-104.

[2]许文博.二维码技术在设备管理上的应用[J].数字通信世界,2020,(08):54-55.

[3]宋博宙,熊诚,夏海兵.基于二维码技术的地铁管片生产管理系统[J]. 土木建筑工程信息技术,2016,8(01):22-28.

[4]陈彦江,裴红,薛鹏程.基于二维码的工程图纸档案全过程管控实践[J].中国档案,2020,(11):66-67.

[5]赵旭,王丹.二维码在档案信息化中的应用探讨[J].现代职业教育,2018,(04):208.

作者简介：李瑞霞（1990.8-），女，本科，助理工程师，主要从事建筑、新能源、变配电工程档案管理工作。