煤炭企业档案管理的流程优化与精细化策略探讨关键要素探究

当前煤炭企业档案管理机遇和挑战并存，坚持技术升级和数字赋能，推动档案管理流程优化与精细化是必然趋势，是煤炭企业提高档案管理效率与质量、促进信息共享和利用，并支持科学决策、优化资源配置、提高管理水平的关键所在。因此，研究和分析煤炭企业档案管理流程优化与精细化策略具有重要现实意义。

一、煤炭企业档案管理现状及问题剖析

煤炭企业逐渐加大了档案管理的力度，由专门人员负责档案收、管、用，但档案管理仍面临多方面挑战，传统管理理念、模式和方法已经不适用。具体而言，煤炭企业档案内容复杂多样，涵盖设计、技术管理、安全生产、经济成本、人事、灾害防治、设备维护、煤质分析等，不仅数据量庞大，且要求分类管理，传统管理模式下容易导致数据信息更新滞后、收集不全、管理混乱的情况；而且，由于煤炭企业档案管理成果难以直接量化，导致重视程度不够，档案管理标准、管理信息系统和大数据库等有待完善；由于缺乏统一标准和信息化水平低，导致档案管理难以满足集团化、跨行业的信息整合与共享需求。此外，煤炭企业档案包含大量生产经营、安全环保等敏感数据，传统模式下由于数据信息更新不及时、管理和使用混乱、安全管理措施不到位等，容易引发信息泄漏风险[1]。

二、煤炭企业档案管理的流程优化策略

煤炭企业要持续推进档案管理流程优化，促进档案“ 收、管、用” 效率和质量提升，并保障档案信息完整、准确、安全，能够为管理层科学决策、资源优化配置和内控管理优化等提供助力。

第一，规范档案收集流程。基于不同类别档案的性质，制定详细且规范的档案收集标准，明确档案收集的范围、时限、归档方式等。而且，煤炭企业档案收集要与项目、业务开展同步完成，通过建立档案信息化系统，并使之与业务系统、财务系统等对接，实现部分档案的自动上传、实时收集；各业务部门和管理部门应配合好档案管理部门工作开展，确保档案信息能够及时传递、全面收集，如煤炭企业生产部门需要在每日生产结束后及时提供完整的生产记录、技术部门要及时提交技术档案、安全部门应在事故发生之后立即报告并提交事故发生到处理过程中的各种信息记录[2]。

第二，改进档案整理与归档流程。由于低碳企业档案内容复杂多样，为切实保证档案完整性、安全性和档案资料的有效利用，需对档案资料及时归档、分类管理。例如，根据档案类别进行分类管理，技术档案要包括煤炭企业设备维护记录、工艺改进方案等，生产档案要包括生产计划、生产过程中产生的各种数据信息，安全档案应包括安全培训、事故从发生到解决处理的所有数据记录；也可以按照年度、季度、月度进行档案分类管理，或者按照矿区、设备、生产线等进行分类管理。而且，煤炭企业的所有档案都要长期保存，对旧档案要及时修复、更新；数字化转型为档案大规模、长期存储提供了助力，如纸质文档的数字扫描、电子数据库的建立等[3]。此外，条形码、RFID 标签等技术工具的应用，支持每份档案唯一标识，实现档案管理与可追溯。

第三，完善档案借阅与利用流程。煤炭企业需要优化档案检索方法，并建立严格的档案借阅审批流程，通过权限、时限等的合理设置，在方便档案借阅的同时，保证档案信息安全。持续完善电子借阅系统，实现档案借阅过程的透明化、可追溯；该系统还应具备智能检索、智能查询、自动推荐等功能，使档案借阅更加便捷。此外，要着力于构建档案信息共享系统和平台，支持档案跨部门、跨行业共享利用。

三、煤炭企业档案管理的精细化策略

煤炭企业档案管理精细化有效提高档案管理效率与质量，更好地为企业科学决策和战略发展服务，这也是企业集约化、数字化和智能化转型的关键环节。因此，煤炭企业需要坚持技术升级和数字赋能，并通过制度规范的持续完善，提高档案管理精细化水平。

第一，坚持技术升级和数字赋能。基于大数据技术、云计算技术、区块链技术、人工智能技术等先进技术的应用，持续推进档案管理数字化转型，完善档案管理信息化系统和平台，并将办公系统与档案管理系统深度整合，支持文件存储、检索、传输的自动化和智能化，也支持在线查询、远程访问与共享，这是推进煤炭企业档案管理与服务精细化的重要举措。在信息化系统和平台的支持下，还可以实现煤炭企业各阶段、各部门、各项目档案的全周期管理和动态管理，切实保障档案的完整性与安全性。此外，在档案分类时，可以利用 OCR 自动识别文档内容，利用 AI 算法提高分类准确性；在档案安全管理工作中，通过促进云存储和本地存储相结合，切实保障数据长期可用性，通过加密保护、访问控制和定期备份等，防范信息窃取、丢失和篡改等风险[4]。

第二，加强制度规范建立和完善。制定档案分类、归档、借阅等标准化操作流程，夯实档案精细化管理的基础；由专门部门、专业人员负责档案“ 收、管、用” 工作，监督其严格依照操作规程进行，并通过培训与指导，使之具备较强的数字化工具应用能力，夯实档案管理精细化基础；对各种档案资料进行差异化存储，纸质档案存储时做好防潮、防火等工作，电子档案进行云存储、分布式存储等，并建立详细的档案保存期限、淘汰机制。

四、结语

面对煤炭企业档案管理的各种挑战，应持续推进档案管理流程优化与精细化，保障档案资源的安全性、完整性和高效利用，助力煤炭企业科学决策、优化内控管理和优化资源配置。数字化转型和信息化建设是档案管理流程优化与精细化的重要举措，也是档案管理的必然趋势。未来，需建立更加完善的档案管理系统、大数据库与共享平台等，切实满足档案管理与服务需要。

参考文献：

[1]寇世婷.论煤炭企业档案管理现存问题及优化对策[J].内蒙古煤炭经济,2022(5):65-67.

[2]赵文娟,吴佳睿.煤炭企业档案管理的流程优化与精细化策略探讨[J].企业改革与管理,2025(12):41-43.

[3]贾菡宁.精益管理在煤炭企业档案管理中的应用分析[J].办公室业务,2024(20):52-54.

[4] 李姝婷. 煤炭企业档案管理创新发展模式[J]. 现代企业文化,2022(20):34-36.