基于数字智能化背景下电子档案管理研究

关键字：数字智能化；电子档案；组织体系；信息化建设

随着社会的快速发展，档案管理已不再局限于传统的纸质文件管理方式，而是逐渐转向依托现代计算机网络和操作系统的电子档案管理。电子档案的引入使得档案管理的改革步伐不断加快，能够适应现代社会对信息化和数字化的需求。在数字智能化的背景下，档案管理不仅仅局限于简单的文档存储和归档工作，更涉及到如何高效地利用数据资源、进行智能化分析、支持决策等更广泛的应用，推动了信息社会中的良性发展

1 数字智能化背景下电子档案管理的概念

在档案管理中，智能化技术的应用能够显著提高工作效率和服务质量，通过计算机网络、大数据、物联网和区块链等技术的结合，档案管理不仅可以实现自动化和自主化处理，还能够优化工作流程、减少人为干预以及降低工作成本[1]。随着技术的不断发展，档案管理工作正朝着更加智能化、自动化的方向转型升级，借助现代科学技术的力量，档案管理的未来将更加高效、智能，满足更高的管理需求，从而推动了档案行业进步和创新的必然选择[2]。

2 数字智能化背景下电子档案管理现存问题及面临困境

2.1 管理意识薄弱，现代化推进缓慢

随着科技的快速发展，电子档案管理逐渐成为信息化建设的重要组成部分。然而，传统档案管理思想仍在一定程度上限制了档案信息化的推进，导致资源浪费和利用效率低下[3]。在现有管理模式下，档案工作仍以“藏”为主，忽视了“用”，使得大量档案资源未能得到充分挖掘和利用[4]。当前，大数据和新媒体技术的发展为电子档案管理带来了新的机遇，通过科学的顶层规划可以合理整合档案资源，可以实现数据的深度挖掘和智能化应用，提高信息服务效率。例如，运用大数据分析技术，可精准匹配用户需求，从而能提高档案检索和利用率，有利于借助新媒体平台，从而进一步拓展档案信息的传播途径[5]。

2.2 管理制度分散，科学化推进缓慢

现代科学技术的快速发展推动了档案信息管理向自动化、数字化和信息化方向迈进，电子档案管理在提高存储效率、优化检索方式和促进资源流动方面发挥了重要作用。当前档案管理仍面临组织建设不完善、管理制度不规范、执行标准不统一等问题，导致档案信息整合难度较大，影响其高效利用和共享。第一，电子档案管理的组织建设存在不足。由于缺乏专门的工作团队来负责日常的档案管理工作，进而导致制度执行不力，使得档案管理工作难以高效推进，进一步影响了整体发展。第二，缺乏有效的监督与考核机制。由于缺乏有效的监督与考核机制，使得管理过程中的行为约束不力，导致了实际效果和质量的下降。

2.3 人员素质较低，专业化推进缓慢

但随着信息化时代的到来，传统管理模式已经难以满足日益增长的档案管理需求，由于管理干部队伍的年龄结构不均衡成为一个突出的瓶颈，部分管理干部年龄偏大，信息技术的掌握程度较低，从而导致了电子档案管理的实施和推广进展缓慢。此外，由于单位内人员的流动性较大，档案管理工作未能稳定下来，造成了经验传承和知识积累的困难。此外，由于单位对档案管理人员的培训力度不足，无法提供必要的技术支持和理论提升，很多管理人员的现代信息技术运用能力较弱，无法充分利用大数据、人工智能等技术工具提升档案管理效率。

3 数字智能化背景下电子档案管理优化路径

3.1 革新发展理念，全面推动电子化进程

随着经济发展和科技进步，传统的纸质档案管理模式已经不能满足现代化社会对档案管理的需求，因此各级档案管理部门应加快推进从传统管理向数字化管理的转型。为了实现这一目标，政策和制度标准建设至关重要，应制定相关的法律法规和标准规范，为电子档案的管理提供有力保障。同时，财政资金支持和人力资源建设也需要得到重视，以确保数字化转型的顺利实施，通过加强宣传和培训，提高干部队伍对电子档案管理的认知和理解，从而进一步提升档案管理水平。

3.2 规范管理制度，不断健全科学化体系

（1）建立精细化工作机制

为了提升档案管理工作的效率与质量，可以通过建立一个由分管领导牵头、档案业务部门负责人协助，其他部门档案员参与的小组或工作专班，进行全面统筹规划。该小组负责制定工作方案，优化业务流程，落实日常考核与监督。通过明确各部门职能职责，细化具体工作措施，特别要聚焦解决工作中的薄弱环节，从而确保工作进度的及时掌握。

（2）建立科学化工作制度

根据《中华人民共和国档案法》、 《“十四五”全国档案事业发展规划》、《数字中国建设整体布局规划》以及《机关档案管理规定》等法规和政策文件，领导小组需要根据文件精神，制定一套完整的档案管理制度和标准。这些制度应确保档案管理工作具备规范化、严格化的管理体系，确保档案的安全性、完整性与可用性。同时，领导小组应注重电子档案管理的规范，推动电子档案的利用与服务，保障涉密文件的安全管理，落实档案灾害应急预案，从而确保在突发情况中能有效应对。

3.3 培养优秀人才，持续打造专业化队伍

（1）加大员工招聘力度

在社会、企业和高等院校的协同作用下，人员选拔应着重考察应聘者的专业能力、学习能力、理论基础和信息化素养。通过严格审核这些关键能力，可以有效提高电子档案管理岗位的就业门槛，确保招聘到具备较高素质的人才。与此同时，为了让新入职员工尽快适应工作环境并胜任岗位职责，应实施岗前培训，帮助其掌握解决专业化复杂问题的技能。这不仅能够提升员工的综合素质，也能保障岗位工作的高效运行和质量。

（2）加大人才培养力度

现代档案管理正处于信息化的快速发展阶段，特别是在电子档案管理的推行过程中，要求档案管理人员不仅要掌握传统的档案管理理论，还需要具备信息化技术的应用能力。构建复合型人才的培养模式应结合“引进来”和“走出去”两种方式，通过多元化的学习渠道来提升档案管理人员的专业知识和实践经验，“引进来”是指邀请行业专家和高校教授进行专题讲座和授课，借助他们的前沿理论和丰富实践经验，帮助档案管理人员理解和掌握电子档案管理的最新理念和技术。“走出去”则是组织外出调研和电子档案管理考察，通过实地学习其他单位和先进企业的成功经验，汲取信息化工作实践中的创新做法。通过这种复合型人才培养模式，档案管理人员可以全面提升自身的专业素质，有利于掌握信息化工作所需的新技能、新思路和新方法，从而能够为档案管理的电子化转型提供坚实的人才保障。

结语

综上所述，电子档案管理正在为档案行业带来深刻变革，通过信息化手段大幅提升了档案管理与利用效率，极大地减轻了工作人员的负担。然而，当前电子档案管理的实践中，仍然存在信息化水平不完整、管理体系不健全、人员能力不足等问题。为了解数字化背景下这些问题，需要加强制度建设、完善硬件配置，并注重人才培养，逐步建立起科学完善的电子档案管理体系，从而可以有效提升档案的管理效率和利用效果，进而为档案行业的未来发展奠定坚实基础。

参考文献

[1]赵颖.数字智能化背景下事业单位电子档案管理研究[J].办公自动化,2024,29(01):55-57.

[2]马倩.机关事业单位档案管理中的电子档案管理探究[J].陕西档案,2023(05):50-52.

[3]刘妍.大数据时代电子档案管理与利用服务路径分析[J].兰台内外,2023(27):12-13+16.

[4]闫冬.新形势下事业单位电子档案管理研究[J].通化师范学院学报,2023,44(12):102-105.

[5]商婧媛.大数据背景下事业单位电子档案管理研究[J].黑龙江档案,2023(05):187-189.