探究加强涉外收养儿童档案管理的策略

为规范收养登记工作，我国先后出台《中华人民共和国收养法》、《外国人在中华人民共和国收养子女登记办法》等法规，并印发《收养登记工作规范》，为涉外收养工作提供了明确的法律依据和操作准则[1]。目前，涉外送养为孤儿、弃婴搭建回归家庭的桥梁，成为安置、养育孤儿和弃婴的方式之一，在减轻福利机构压力、提升服务水平、增进国际友谊等方面发挥了积极作用。然而，然而，随着工作的开展，实践中逐渐暴露出档案管理不规范等问题，若不妥善解决，不仅会阻碍收养工作的有序推进，更可能损害我国社会福利事业的国际形象。因此，以法律法规为遵循，强化涉外收养儿童档案管理，加强全流程监管，成为保障涉外收养工作依法、健康发展的关键举措。

1 涉外收养儿童档案管理现状

目前，我国承担涉外收养工作的机构是中国儿童福利和收养中心，涉外儿童档案管理遵循相关法规，依托《民法典》、《中华人民共和国收养法》、《中华人民共和国档案法》、《外国人在中华人民共和国收养子女登记办法》等法规构建基础管理框架，集中统一管理，档案一般按照年度—国籍（居住地）—收养登记性质分类，保管期限为永久。在档案管理流程中，收养登记机关在依法办理收养登记时，会形成包含收养当事人详细情况的各类文字、图表、声像等资料，这些均被纳入归档范围。然而，实际操作中，各地管理水平存在差异，存在档案记录形式单一，影响信息查询使用；档案记录内容片面，影响工作的量与质；档案管理方式落后，档案利用效率较低等问题，与涉外收养中信息追溯、国际协作的需求存在差距，为后续档案利用埋下障碍。

2 涉外收养儿童档案管理存在的问题

2.1 档案记录内容片面，影响工作的量与质

儿童福利院的档案管理以儿童信息为核心，但记录存在明显短板。比如，儿童个人档案信息不完整，基本情况描述模糊，健康状况、性格特征等关键数据记录粗略，部分指标存在前后矛盾，精准度不足，难以满足涉外收养中对儿童成长背景的深度评估需求。又比如，部分院内基础档案收集不全，工程基建、土地征用协议、院区规划设计图等重要资料未纳入规范管理，缺乏系统整理，导致多年后部分信息遗失，若遇院区扩建、设施改造等情况，无法追溯原始数据，不仅增加了重复调研、补查的工作量，还影响了决策科学性，制约了工作质量的整体提升。

2.2 档案管理方式落后，档案利用效率较低

从实际来看，受资金投入限制，部分儿童福利院在档案管理的技术应用上存在明显滞后，大数据、人工智能、物联网等现代技术普及率低，不仅难以实现档案信息的数字化存储与智能化检索，还会导致资料保存不完整，信息共享困难。同时，部分福利院的档案保管手段粗放，重要资料多依赖资料袋、文件盒堆叠存放，文件柜等设备简陋，缺乏专业的恒温、防潮等保管条件。随着档案数量累积，仅靠人工记忆和手动翻阅已无法满足快速查询需求，从而造成档案的利用效率不高。

3 加强涉外收养儿童档案管理的策略

3.1 精准界定档案内容，实施代码标识与分类管理

在丰富档案记录形式前，应精准界定档案内容，实施代码标识与分类管理。首先，以系统性、规范性和安全性为基本原则，建立13 个维度的管理框架，包括信息采集标准、档案保管场所规范、分类编码体系等，通过多维度管理架构确保档案管理的全面覆盖和标准化运作[2]。其次，在具体实施过程中严格遵循“一人一档”的核心原则，通过建立三级审核机制，对档案内容进行源头核验、过程复核和定期抽查，保障档案真实性。同时，设置档案生命周期管理节点，确保信息及时更新，并采用分级授权访问制度，对敏感信息进行加密处理，加强隐私保护，按照儿童来源国、年龄阶段、特殊需求等要素建立多维分类体系，配属唯一识别码，提高档案管理效率与质量。并在开展档案分类工作时采用“三级编码制”，通过结构化分类方式便于检索统计，为后续的跨国追踪服务提供数据支持，显著提升涉外收养工作的规范性和服务效能。

3.2 构建全周期工作表格，细致记录儿童成长轨迹

为进一步加强涉外收养儿童档案管理，还应建立全流程、多维度的记录体系。收养登记机关应基于儿童发展特点，明确入院、在院、离院全流程归档内容，建立养育（每日生活记录、营养监测、行为观察）、医疗（每日生活记录、营养监测、行为观察）、教育（评估报告、干预方案、进展记录）、收养（心理调适、家庭适应、文化过渡）等全周期的工作表格。同时，采用“一童一码”的独立编码体系，实行“三位一体”归档标准（纸质+电子+影像），每名儿童档案独立成卷，音像、电子文件与对应纸质材料一并归档，儿童转机构时档案同步移交，全面、完整、客观地记录儿童在福利机构的生活和成长情况。实施过程中需注意保持记录的连续性，确保不同阶段、不同领域的记录能够相互印证。

3.3 依托信息化技术，赋能收养工作规范化与透明化

一方面，智能审核控风险，算法匹配促公平。收养登记机关应以信息化技术为支撑，构建全流程智能管理体系，通过智能系统实现闭环管理。在发起申请阶段，系统预设与《收养登记工作规范》适配的审核模型，自动校验国外申请人的年龄、健康状况、子女数量、经济能力等核心指标，对不符合条件者直接拦截，从源头降低资质审查风险。在匹配环节，基于“最有利于儿童”原则开发算法模型，根据儿童健康状况、性格特征及收养家庭环境等情境，生成“1:3”的候选家庭清单，并通过量化评估择优匹配，确保匹配过程可追溯、结果可复核，提升公平性与精准度[3]。另一方面，跨部门数据联动是防范风险的关键。收养登记机关应建立民政、公安、司法、卫健等部门的信息共享机制，通过政务数据平台实现收养档案与户籍信息、出入境记录、健康档案的交叉核验，严防利用收养登记伪造身份、拐卖儿童等违法违规行为。同时，定期开展档案信息化专项排查，重点核查电子档案与纸质材料的一致性、关键信息录入的完整性，对缺失或错误数据及时整改。此外，借助区块链技术固化档案关键节点信息，确保收养登记、材料变更、国际移送等环节的记录不可篡改，为跨境收养纠纷处理、儿童身份追溯提供权威依据。

综上所述，在涉外收养登记档案管理方面，普遍存在着档案记录内容片面、档案管理方式落后等问题，这些问题不仅影响了档案管理工作的量与质，还间谍档案利用效率。为进一步加强涉外收养儿童档案管理，实现档案管理的提质增效，收养登记机关应采取精准界定档案内容，实施代码标识与分类管理；构建全周期工作表格，细致记录儿童成长轨迹；依托信息化技术，赋能收养工作规范化与透明化等策略，做好档案的科学管理，形成有效信息，更好的维护收养关系当事人双方的权益，推进儿童福利事业发展。

参考文献：

[1]卢宇洁,袁承英,梁英.儿童福利机构孤残儿童档案"四化"管理模式研究[J].办公室业务,2024(21):69-71.

[2]梁英.儿童福利院孤残儿童档案工作规范化管理[J].兰台内外,2021(14):3.

[3]杨旭.福利院收养人员档案的收集与信息化管理探析[J].经济技术协作信息,2021(23):31-32.

作者简介：刘礌 1986.08.19 男 黑龙江省宁安市 汉族 黑龙江省委省委党校在职研究生 哈尔滨师范大学 档案专业 研究方向:档案管理