高质量完成外包成果档案验收工作的技术路线例析

笔者作为本单位的一名档案管理员，依据《住建部、市住房城乡建设委、市城建档案馆关于建设工程档案编制标准》，多次参与了本单位外包项目的档案验收工作，对怎样才能快速理顺思路、梳理脉络，保质、保量的完成外包成果的档案验收工作有深刻的实践体会。本文以劳务费结算的外包成果档案原始凭证验收和设计成果的工程档案的验收为例，尝试就高质量完成外包成果档案验收工作的技术路线进行粗浅地阐述。

外包成果档案验收是指发包方对承包方交付的外包项目档案（含成果文件、过程记录、资质证明等）进行合规性、完整性、准确性核查，确认是否符合合同约定及项目要求的关键环节。外包成果档案验收要求基于签订合同的紧密性，以《合同》为准，参照《成果设计说明》，按《建设工程档案编制验收标准》和账实相符的原则，对档案原始凭证成果资料进行验收。

一、劳务费结算的外包成果档案原始凭证验收。例：关于某区县城市提质工程项目EPC 项目服务合同。

（一）审阅合同约定工作范围

1.A 街道涉及的 A1 小区一期老旧小区改造提升项目、A1 小区二期老旧小区改造提升项目等 N 个项目；2.B 街道涉及的丝厂还建房小区老旧小区改造提升项目、B1 支路 N 号小区改造提升项目、B2小区老旧小区改造提升项目等N 个项目进行消防通道、消防设施、建筑立面排危、雨污管网、化粪池改造、绿化改造、屋面漏水、无障碍设施、楼梯栏杆、小区道路整治、建筑外立面线缆整治、挡墙边坡、服务配套设施等分部分项的改造。中标单位负责现场施工指导、协调项目社区居民、相关建设单位、满足当地主管单位的要求。

（二）审阅合同约定工作内容

根据项目的具体要求为甲方提供驻场服务的相关服务工作，协调项目社区居民、相关建设单位，满足当地主管单位的要求，快速推进现场施工进度，保障项目的顺利推进。

（三）审阅合同约定工作要求

1.乙方应按照合同文件所示的服务范围和内容，根据国家现行有效的规范要求完成驻场服务工作。2.按照甲方提出的本项目的进度及要求，准时到岗，保质保量完成现场服务工作。3.在履约期间，乙方应协助甲方负责现场工程推进进度，各工程节点的现场工程指导和协调工作，解答在履约中甲方遇到的问题。

（四）审阅合同约定甲方向乙方提供的有关资料本项目各专业设计图纸1 份。

（五）审阅合同约定乙方向甲方提供的有关成果资料考勤情况表1 份；到岗打卡记录1 份；月度质量考核表1 份。

（六）审阅合同价款及支付

本合同为固定单价合同，工日服务费为：服务日期暂定为一年（按工作日 264 天计）。服务费（含增值税）暂定总额人民币等，省略。服务费支付进度：合同签订后，驻场服务费按季度支付，即支付合同总金额的 25% ，共计支付 4 次，每次支付金额（含税）等省略，不需要查看。乙方在每次向甲方申请支付服务费前提供驻场服务人员的考勤情况表，到岗打卡记录，月度质量考核表（包含本季度3个月）。

（七）验收过程

这是一份很典型的涉及劳务费的工作量计时结算验收，财务部门需要收到档案管理员的《外包成果档案验收单》及《签审流程表》，才会付款给外包单位。责任重大，经查看《档案外包成果验收单》，没有将四次的支付情况一一明确。如果直接签收，不但不能规避责任风险，档案管理员自己很可能要承担连带经济责任及法律风险责任。依法、依规的档案验收思路：一是，查看每季度3 个月的原始凭证资料：考勤情况表，到岗打卡记录，月度质量考核表。纸质成果原始凭证对照扫描的PDF 电子档案，第一页、中间页、第末页，完成三次抽检（即：完成双套制抽检）。经抽检，纸质原始凭证与电子档案原始凭证一一对应，没有问题。二是，重新拟定《外包成果档案验收单》，明确验收成果为：某年、某季度（第N 月至第 N+2 个月，1 个季度3 个月）验收的考勤情况表，到岗打卡记录，月度质量考核表。

重新拟定的第二次验收意见如下：按照《合同》约定，本合同为固定单价合同，工日服务费为：服务日期暂定为一年（按工作日264 天计）。驻场服务费按季度支付，即支付合同总金额的 25% ，共计支付4 次。

按照合同价款及支付约定，乙方在每次向甲方申请支付服务费前，提供驻场服务人员的考勤情况表、到岗打卡记录、月度质量考核表（包含本季度3 个月）。

按照《合同》约定，乙方为甲方提供驻场服务的相关服务工作，已于2025 年2 月24 号，第一次验收归档 2024 年6-8 月，2024 年 9-11 月，2024 年12 月的考勤情况表、到岗打卡记录、月度质量考核表，外包成果验收归档的档案号（简称：归档号）省略，所以，驻场劳务服务费已完成两个季度（第一次、第二次）的支付工作。其中：因多编2024 年12 月份的考勤情况表、到岗打卡记录、月度质量考核表，并且考勤表与月度考核评分表填写成了2024 年 6-12 月。经核实，2024 年12 月的驻场服务费未支付。

因此，在 2025 年5 月 16 日的第二次档案验收工作中，按实际支付情况，为第三次验收。验收的外包成果原始凭证资料如下：2025 年1-2 月的考勤情况表、到岗打卡记录、月度质量考核表；2024 年12 月份的考勤情况表、到岗打卡记录、月度质量考核表（备注：复印件加盖鲜章，视同原件管理）。

第三次验收工作，按实际支付情况，为第四次验收。验收意见如下：前面两段和上述内容一样，省略。

明确相关明细如下，实际支付情况：于 2025 年2 月 24 日，移交、验收、归档2024 年6 月、7 月、8 月、9 月、10 月、11 月的考核情况表、到岗打卡记录、月度质量考核表，归档号：省略。于 2025年5 月 16 日，移交、验收、归档 2024 年 12 月，2025 年 1 月、2 月的考核情况表、到岗打卡记录、月度质量考核表，归档号：省略。以上所述，已移交、验收、归档 2024 年 6-11 月的成果（完成第一、二次支付）。已移交、验收、归档2024 年12 月及2025 年1-2 月的成果（完成第三次支付），已实际完成三个季度的驻场服务费支付工作。

按照《合同》约定，本次验收工作，于2025 年 7 月 29 日，已收到2025 年 3-5 月份的考核情况表、到岗打卡记录、月度质量考核表，此为最后一个季度的驻场服务费支付工作，第四次支付，最后一次支付工作。

（八）验收小结

这样依法、依规的核对账目、核对原始凭证，做到账实相符，重新拟定《外包成果档案验收单》，才能保证档案验收签字的法理性、合规性，从而做到档案原始凭证收集的真实性、完整性、准确性，

守护好档案。

二、设计成果的工程档案的验收。例：J 小学新建工程项目设计采购合同。

（一）审阅合同约定工作范围

根据甲方及建设单位要求，完成建设用地范围内专项（室内设计、景观设计、装配式建筑、海绵城市设计、BIM 模型、绿色建筑设计）方案设计（如有）、初步设计（如有）、施工图设计、施工现场服务及本项目相关的其他服务工作。

（二）审阅合同约定工作内容

根据项目的具体要求为甲方提供室内设计（方案/施工图）、景观设计（方案/施工图）、装配式建筑（初设/施工图）、海绵城市设计（初设/施工图）、BIM 模型（初设/施工图）、绿色建筑设计（初设/施工图）的相关设计服务工作，并与其他各专业进行衔接配合等。

（三）审阅合同约定工作要求

1.乙方应按照合同文件所示的设计服务范围和内容，根据国家现行有效的规范要求完成设计工作。2.按照甲方提出的本项目的进度及要求，准时提交包括各类图纸、数据文件、说明等资料在内的设计成果。3.协助甲方完成相关专业设计深度及基础质量标准的管控。4.其他服务：（1）在履约期间，乙方应协助甲方负责设计交底，各工程节点的现场工程指导和设计协调，解答在履约中甲方遇到的问题。（2）在履约期间根据实际项目情况，协助甲方提供意见、建议、进行设计变更等。（3）对于相关方提供的相关资料，乙方应协助甲方审核确认。（4）配合甲方完成其他项目需要的设计服务工作。

（四）审阅合同约定甲方向乙方提供的有关资料

通过规划审批的方案设计资料1 份、甲方及建设单位设计任务书 1 份、土建部分初步/施工图资料1 份、项目其他批复性资料 1 份。根据项目实际推进情况确定。

（五）审阅合同约定乙方向甲方提供的有关成果资料

1.项目建设单位及使用单位确定的方案设计文件（室内设计、景观设计） $1 ＼mathinner { ＼{ ＼begin{array} { l } { ＼end{array} ＼} } }$ ，PDF 版光盘；2.取得初步设计批复的最终初步设计文件（装配式建筑、海绵城市设计、BIM 模型、绿色建筑设计）1份，CAD 版光盘；3.取得施工图审查合格书的最终施工图设计文件（室内设计、景观设计、装配式建筑、海绵城市设计、BIM 模型、绿色建筑设计）1 份，CAD 版光盘。

（六）审阅合同价款及支付

省略。（备注：设计成果档案资料验收，合同价款及支付，可不查看）

（七）验收过程

这是一份很典型的工程技术档案验收工作（即：业务外包项目成果的工程档案验收）。但在合同约定中，写成只收电子版不收纸质版的做法，并且移交的电子版为CAD 转成的 PDF，完全达不到《住建部、市住房城乡建设委、市城建档案馆关于建设工程档案编制标准》对电子档案的技术标准的相关规定，档案原始凭证成果资料的真实性、完整性、可用性、安全性无从谈起。而且笔者所在设计院，在此之前，已经连续下发《关于外包项目成果资料的相关通知》两次，《通知》中已明确：仅建筑模型、结构计算模型、各种线路测量形成的航测（遥感）影像或数字高程模型、数字正射影像图等不适宜纸质成果移交的，可以只移交电子档案和纸质版验收记录。于是，笔者在验收初期本着对档案工作的守护与坚持，经请示上级领导，与外包单位进行了很艰难的交涉，最终达成谅解：《合同》中，乙方向甲方提供的有关成果资料：1.点、2.点，3.BIM 模型仍可移交电子版。但已取得施工图审查合格书的最终施工图设计文件，全部按正常比例出蓝图，并按《建设工程档案编制标准》进行分类立卷、卷内图纸按专业排列、同专业图纸按图号顺序排列，组卷、装订完成，进行档案验收。

本次验收的工程档案为取得施工图审查合格书的最终施工图设计文件，按照《建设工程档案编制标准》，结合项目实际情况，核实《工程外包合同》、《设计说明》，确认移交的施工图设计文件成果范围：建设用地面积为 12080.26 平方米，总建筑面积35145.65 平方米，建筑地下建筑面积 15411.67 平方米。项目由 1 栋多层公共建筑（教学楼）及附属构筑物组成，子项名称-教学楼：建筑高度 22.10 米，层数 5 层，教学楼总建筑面积：28589.44 平方米。子项名称-车库及设备用房：建筑高度 9.90 米，层数负 2 层，车库及设备用房总建筑面积：6556.21 平方米。建筑使用功能：教学楼、地下车库、室内运动场、食堂。

本项目为科技类-工程档案验收，取得施工图审查合格书的最终施工图设计文件（室内设计、景观设计、装配式建筑、海绵城市设计、绿色建筑设计），移交工程档案：共60 卷。快速抽检办法，首先，分专业逐卷抽检工程档案图纸的清晰度识别性（纸质版及电子版），每个专业第 1 卷有《图纸目录》，看图号，对照卷内图纸的图号进行抽检，第 1 张图纸图号及图纸清晰度、中间第N 张图纸图号及图纸清晰图、最末页图纸图号及图纸清晰度（纸质版与电子版同时查看）。其次，分专业逐卷抽检工程档案的页数完整性（纸质版及电子版）。先看纸质版每个专业第 1 卷封皮及扉页的页数、图纸页数（《卷内目录》中有，可直接用），备考表1 页，建议：在 Excel 表中，用强大的公式，马上出计算本卷的合计页数，对应电子版PDF 直接显示的页数，确认无误。最后，《图纸目录》与图纸的一一对应（纸质版及电子版）。看第1 卷《图纸目录》中的第 1 个图号，和第 1 卷最后 1 页（张）图纸的图号，进行确认无误，接着看所属专业第 2 卷，并在第1 卷纸质版《图纸目录》中，用铅笔标记所查看到的所属第2 卷纸质版及电子版的第1 张图纸图号与最后一页（张）的图纸图号，用铅笔标记，这样的核对法，所属第3 卷的第1 页（张）图号自然显现。以此，循序渐进…。2 至3 个工作日，可完成60 卷逐卷抽检（在无其他工作任务耽误时）。

工程档案验收完成后，按达成的谅解共识：重新拟定《外包成果档案验收单》，1.项目建设单位及使用单位确定的方案设计文件（室内设计、景观设计）1 份，PDF 版光盘；2.取得初步设计批复的最终初步设计文件（装配式建筑、海绵城市设计、BIM 模型、绿色建筑设计）1 份，CAD 版光盘；3.BIM 模型仍可移交电子版。取得施工图审查合格书的最终施工图设计文件（室内设计、景观设计、装配式建筑、海绵城市设计、绿色建筑设计）共移交工程档案：60 卷。

（八）验收小结

审阅《合同》目的与意义，能看到工程各阶段（方案设计、初步设计、施工图设计）及专业范围（室内设计、景观设计、装配式建筑、海绵城市设计、BIM 模型、绿色建筑设计）。审阅《设计说明》目的与意义，能看到完整的子项，比如：复杂大项目楼栋很多，避免楼栋号多的情况下，图纸资料漏交。

取得施工图审查合格书的最终施工图设计文件，在建设项目竣工后，盖上竣工图章，就是真正的竣工图（结论性技术文件），具有最权威的查考利用价值，是建设项目竣工与投产使用后，在质量维护的借阅查考利用中提供最权威的档案原始凭证图纸，为工程质量法务纠纷提供最权威的档案原始证据。这是档案底线的守护。捍卫档案的法理性、合规性，为党守史。我是档案守护人，也更希望自己是档案历史鉴证维护人，欢迎同行交流、雅正。

作者系中煤科工重庆设计研究院（集团）有限公司 档案员