新时代行政事业单位人事档案管理的探索与实践

前言​：行政事业单位的人事档案是一种重要的档案，记录职工的个人经历、政治思想、业务能力和工作业绩，在单位选拔、培养和考核等方面起着无可替代的作用。进入新世纪以来，随着信息技术的迅猛发展，事业单位的人事档案管理也要与时俱进，才能与之相适应。探索与实践符合新时期特征的人事档案管理模式，对提高行政管理效能，优化人力资源配置，维护职工合法权益，具有十分重要的现实意义。

1 事业单位改革对档案管理的现实需求

事业单位改革的目的是提高公共服务水平，增强其活力。在此过程中，对人事档案管理提出多方面的实践要求。首先，人事改革涉及到人员流动和岗位变动，这就要求人事档案能及时、准确地反映员工的情况，为人事调动提供可靠的依据 [1]。比如，在一些事业单位进行合并或者职能调整的时候，就需要从人事档案中清楚地了解员工的专业技术和工作业绩，这样才能对岗位进行合理的安排，避免人才的浪费。其次，在改革的推进下，事业单位人员的评价越来越注重全面、客观化，而作为员工工作历程的载体的人事档案，其完整、准确与否，直接关系到考评结果的公正性。完善的人事档案能为员工的绩效评估提供详细的资料，帮助建立科学、合理的员工激励机制。此外，事业单位改革的重点是提高服务质量与效率，高效率的人事档案管理可以加速信息的流转，为单位的决策提供迅速的支持，从而提高整个单位的运作效率。

2 行政事业单位人事档案管理现状

当前，一些事业单位在人事档案管理方面还存在着不少问题。在管理方法方面，一些单位还沿用着传统的纸质档案管理方式，在归档、查阅、借等环节效率不高 [2]。举个例子来说，如果要找某个特定的雇员的档案，就需要花很多时间去翻箱倒柜，这会严重影响工作效率。同时，由于纸质档案极易被破坏或遗失，这对档案的长期保存是十分不利的。在人事档案的信息化建设中，虽已有部分单位开展人事档案数字化工作，但仍存在数字化程度不高和系统兼容性不强等问题。一些单位只是简单地将纸质文件扫描为电子文件，没有对档案信息进行深层次的挖掘与利用，不同部门的档案管理系统不能很好地对接，造成信息孤岛。另外，人事档案管理制度不够健全，在收集、整理、保存和使用过程中缺少规范，造成档案内容不全、更新不及时的现象。比如，对员工的培训记录和奖惩情况没有及时录入到档案中，影响档案信息的全面性。另外，由于档案管理人员的专业素质参差不齐，有些人的专业知识水平不高，信息技术水平也不高，很难适应新时期人事档案工作的需要。

3 新时代行政事业单位人事档案管理措施

3.1 数字化转型体系构建

为提高行政事业单位人事档案管理水平，必须建立健全的数字化转型系统。首先，加大人事档案管理的投资力度，引进先进的人事档案管理软件及硬件设施 [3]。例如，档案管理系统具有智能检索、分类和备份等功能，使档案管理工作更加自动化。同时，建立规范的档案信息资料库，将员工基本资料、工作履历、工作评估等资料分类录入，保证档案资料的规范性与准确性。其次，全面推进人事档案数字化，逐步实现纸质档案电子化，并做好档案安全保障工作。为保证档案信息的安全，采取加密技术和权限控制等措施。例如，设置不同层次的访问权限，只有授权人员可以访问特定雇员的个人档案资料。同时，应加强日常维护与更新工作，以保证信息的时效性。定期备份档案资料，以防遗失。通过建立数字化转型系统，可以大大提高人事档案管理工作的效率与质量，为单位的各项工作提供方便快捷的资讯服务。

3.2 制度优化

人事档案管理工作要有一个健全的制度保障。在收档制度上，要明确各部门在收档工作中的职责和任务，要求各部门指定专人负责收集本部门人员的有关档案资料，例如：业务部门负责收集员工的项目成果、业务培训证明等，并在规定的时限内将其统一提交到档案管理部门。同时，制定一份详细的收集文件清单，明确收集的文件类型、格式要求和提交时限，保证收集工作的全面性和时效性。​档案管理制度应规范档案的分类、编号和装订等各个环节。根据档案的内容和性质，采取科学、合理的分类方法，如按工作类别和时间顺序分类等。每个文件都要有一个唯一的编号，这个编号要包括员工的个人资料、文件种类和年份，以便快速查找和查找。在装订过程中，采用统一的装订材料和装订方法，确保档案整齐美观，便于保管。档案保管制度要对档案的保存环境进行明确规定，如温度、湿度要控制在合适的范围内，避免因环境因素而造成的损坏。加强档案库房的安全管理，配备防火、防盗、防虫等设施，定期检查和维修。同时，建立定期盘点制度，保证档案实物和信息系统记录相符。

3.3 新技术融合应用

主动融入现代科技，可以给事业单位的人事档案工作注入新的生机。大数据技术是人才档案管理的重要手段。通过分析大量的人事档案数据，可以发现员工的工作规律和行为倾向等有用的信息。比如，通过对各部门员工的业绩数据进行分析，找出影响业绩的主要因素，从而为企业制定科学、合理的绩效评价指标和激励机制提供数据支撑。同时，运用大数据技术对人才进行预测，根据员工的业绩和潜能，对未来可能存在的人才缺口进行预测，提前制定人才培训和引进方案。此外，人工智能技术还可以极大地提高档案管理的效率。利用人工智能技术对档案内容进行自动分类和存档。比如，对员工的身份证明文件、合同文件等进行自动识别，并对其进行分类。智能稽核技术可以自动比对和审核新录入的档案资料，检查资料的正确性和完整性，及时发现差错，提醒档案管理员改正。区块链技术具有的不可篡改和可追踪性，是档案信息真实性的有力保证。在人事档案管理中，把员工入职时间，学历学位，奖惩记录等重要资料存入数据库。信息一旦被记录在区块链中，就不可能被人随意篡改，这就保证档案的真实性。在需要对员工档案信息的真实性进行验证时，利用区块链的可追溯功能，能够清楚地看到信息的输入时间、输入的人和随后的操作记录，从而为企业的人事决策提供可靠的依据。

结束语 ​: 事业单位人事档案管理工作在新时期提出新的要求与挑战。在对机构改革对档案管理的实际需要进行深入分析的基础上，正视目前管理现状中存在的不足，同时，还积极地采用数字化转型体系的构建、系统的优化和新技术的融合应用等手段，使行政事业单位的人事档案管理水平得到有效的提高。它不仅可以帮助事业单位提高人力资源管理水平，而且可以为事业单位改革的顺利进行提供强有力的保障。在今后的发展过程中，事业单位要不断地关注新的动态和新的技术，不断地探索与实践，将人事档案工作推向一个新的高度。

参考文献：

[1] 李伟 . 县级行政事业单位人事档案管理工作发展方向 [J]. 国际援助 ,2024(4):73-75.

[2] 孙静英 . 事业单位人事档案电子化管理初探 [J]. 中国民商 ,2024(6):186-188.

[3] 谭华芬 . 行政事业单位人力资源管理中人事档案信息的研究 [J]. 财讯 ,2021(10):68-69.

作者简介：姓名：向华 （1979 年7 月8 日），性别：女，民族：汉族，籍贯：湖南，职务/ 职称：初级政工师，学历：大专，单位： ，研究方向：  人事工作