新时代档案保管工作数字化转型路径研究

引言：在信息技术飞速发展的新时代，档案保管工作数字化转型是必然趋势。传统档案保管方式已难以满足日益增长的档案管理需求，研究数字化转型路径，对于提升档案保管工作水平、发挥档案价值具有重要意义，故展开相关探讨。

1. 新时代档案保管工作数字化转型现状

1.1 转型取得的成果

在新时代，档案保管工作的数字化转型已经取得了一系列显著成果。许多档案保管机构已经开始将传统的纸质档案进行数字化处理，形成了庞大的数字档案库。这一举措大大提高了档案的检索效率，过去需要耗费大量人力和时间在堆积如山的纸质档案中查找所需信息，如今借助数字化检索系统，仅需输入关键词就能迅速定位相关档案。同时，数字化存储也节省了大量的物理存储空间，原本需要专门库房存放的档案现在可以存储在服务器等数字设备中，降低了存储成本。而且，数字化档案更便于共享，不同地区、不同部门之间的档案信息交流和协作变得更加便捷，打破了传统档案保管模式下的信息孤岛，为跨部门、跨区域的工作提供了有力支持。

1.2 存在的主要问题

然而，档案保管工作数字化转型过程中也存在不少主要问题。首先，数字化档案的真实性和完整性保障面临挑战。在数字化转换过程中，可能会出现数据丢失、篡改等风险，这对档案的原始性和权威性构成威胁。其次，数字化档案的格式兼容性存在问题。随着技术的不断发展，档案的数字化格式多种多样，一些早期的数字格式可能会因为软件的更新换代而无法被读取，导致档案信息无法正常利用。再者，数字化转型需要大量的资金投入，包括设备购置、软件研发、人员培训等方面，但部分档案保管机构的资金预算有限，这在很大程度上制约了数字化转型的推进速度和深度。

2. 数字化转型的关键要素

2.1 技术支撑要素

技术支撑在档案保管工作数字化转型中起着至关重要的作用。一方面，硬件技术是基础。先进的服务器、存储设备等能够确保数字化档案的稳定存储和高效运行。例如，高性能的服务器可以快速处理大量的档案数据检索请求，大容量的存储设备能够满足不断增长的数字档案存储需求。另一方面，软件技术不可或缺。档案管理软件不仅要具备基本的档案录入、检索、借阅等功能，还需要具备数据加密、权限管理等安全功能。此外，新兴技术如人工智能在档案分类、智能检索方面有着巨大潜力，能够提高档案管理的自动化水平；区块链技术可用于保障档案的真实性和不可篡改性，通过分布式账本技术记录档案的整个生命周期，确保档案数据的可信度。

2.2 人员能力要素

人员能力要素是档案保管工作数字化转型的核心要素之一。首先，技术人员需要具备扎实的信息技术知识，包括计算机网络、数据库管理、信息安全等方面的知识。他们要能够熟练操作和维护档案管理系统，解决数字化过程中出现的各种技术问题，如系统故障、数据迁移等。其次，档案管理人员需要掌握数字化档案管理的相关知识和技能，了解数字档案的特点、管理流程和标准规范。他们不仅要能够对传统档案进行数字化处理，还要能对数字档案进行有效的组织、分类和鉴定。

2.3 管理机制要素

管理机制要素对档案保管工作数字化转型有着深远影响。合理的管理机制能够确保数字化转型的顺利进行。在规划方面，需要制定全面的数字化转型战略规划，明确转型的目标、步骤和时间表。例如，根据机构的实际情况确定在一定时期内要完成的数字化档案比例，以及要实现的数字化管理功能等。在组织架构上，要建立适应数字化转型的新型组织架构，打破传统部门之间的壁垒，加强各部门之间的协作与沟通。例如，设立专门的数字化档案管理部门，整合信息技术部门和档案管理部门的资源。在制度建设方面，要建立完善的数字档案管理制度，包括数字档案的采集、存储、利用、销毁等各个环节的制度规范，确保数字档案管理有章可循。

3. 推动数字化转型的有效路径

3.1 加强基础设施建设

加强基础设施建设是推动档案保管工作数字化转型的重要路径之一。首先，要加大对硬件设备的投入。根据档案保管机构的规模和业务需求，购置合适的服务器、存储设备、网络设备等。对于大型档案保管机构，可能需要构建数据中心，配备高性能的服务器集群和海量存储设备，以满足大量数字档案的存储和快速检索需求。其次，要注重网络基础设施建设。高速稳定的网络是实现数字化档案共享和远程访问的关键，要确保档案保管机构内部网络的畅通，同时也要考虑与外部网络的安全连接，以便于跨部门、跨区域的档案信息交流。此外，还需要建立完善的备份和恢复系统，以应对可能出现的硬件故障、自然灾害等突发情况，保障数字档案的安全性和可用性。

3.2 提升人员专业素养

提升人员专业素养对于档案保管工作数字化转型至关重要。档案保管机构应该开展多样化的培训活动。一方面，针对技术人员，要提供系统的信息技术培训课程，包括最新的软件开发技术、网络安全防范技术等，使他们能够不断提升技术水平，更好地维护和优化档案管理系统。另一方面，对于档案管理人员，要加强数字化档案管理知识的培训，如数字档案的标准规范、元数据管理等内容，使他们能够熟练掌握数字化档案管理流程。此外，还要鼓励员工参加行业研讨会、学术交流活动等，拓宽员工的视野，了解行业的最新发展动态，激发员工的创新思维，从而提升整个团队的专业素养，为数字化转型提供坚实的人力保障。

3.3 完善档案管理机制

完善档案管理机制是推动数字化转型的有效保障。在管理流程方面，要对档案的数字化管理流程进行全面梳理，从档案的形成、收集、整理到数字化转换、存储、利用等各个环节，明确责任部门和人员，确保每个环节都有严格的操作规范和质量控制标准。例如，在档案数字化转换过程中，要规定转换的格式、分辨率等技术参数，以及数据校验的方法，以保证数字档案的质量。在利用管理方面，要建立科学合理的数字档案利用制度，根据用户的不同需求和权限，设置不同的档案访问级别和利用方式，既方便用户获取档案信息，又要确保档案的安全。同时，要加强对档案管理的监督和评估，定期对档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时整改，不断提高档案管理的效率和质量。

结束语：新时代档案保管工作数字化转型是一项长期而重要的任务。通过对转型现状、关键要素及路径的研究，明确了工作方向。后续需不断探索实践，持续完善转型策略，以实现档案保管工作的高效、科学、数字化发展。

参考文献：

[1] 蒋术 . 企业档案工作数字化转型现状·问题·对策 [J]. 档案天地 ,2021,(05):35- 38.

[2] 安岚 . 数字化时代档案管理方式的优化路径探折 [J]. 新疆职业大学学报 ,2019,28(02):37- 40.

[3] 王强 . 企业档案工作数字化转型 : 背景、方向与策略 [J]. 中国石油企业 ,2020,(08):69- 72.

程祥，1976 年1 月，女，江苏省南京市人，本科生，助理馆员，研究方向为档案保管相关方向