中小企业人力资源外包风险识别与防控机制研究

引言

在市场竞争日益激烈以及数字化转型不断推进的形势下，人力资源外包成为中小企业优化自身管理、聚焦核心业务的关键选择，然而中小企业由于受到规模以及资源等限制。在进行外包的过程中会面临更多的风险与挑战，当下部分企业因为外包机构合规能力欠缺而引发劳动纠纷，或者由于服务质量未能达到标准而影响团队稳定，信息泄露以及成本失控等问题也是经常出现。现有的研究大多侧重于大型企业的外包模式，针对中小企业风险特性展开的系统性探讨不够充分。因此，基于中小企业的实际情况，结合人力资源外包的发展现状，凭借识别法律、服务、信息等多个维度的风险，构建与之适配的防控机制，对于提升中小企业外包管理水平、保障企业稳健发展有着关键的现实意义。

一、人力资源外包的概述

人力资源外包是指企业把部分或者全部的人力资源管理工作委托给专业机构来做，其中包括招聘、薪酬、社保、培训等多个模块。它的核心要点在于借助专业化分工来降低成本并且提升效率，让企业可更加专注于核心业务，这种模式适用于各种规模的企业，可为中小企业提供标准化的服务支持，目前正随着数字化的发展朝着智能化的方向迈进[1]。

二、中小企业人力资源外包风险识别

（一）法律与合规风险

在中小企业人力资源外包过程中，法律与合规风险大多时候源自外包机构对政策的把控不够精准，如果外包机构对于劳动法规以及社保政策等更新不够及时，容易使得企业的用工流程出现违规情况。例如，社保缴纳基数出现错误、劳动合同条款不够规范等状况都有可能引发员工投诉或者劳动仲裁 [2]。倘若外包服务协议存在法律漏洞，并且权责划分不够清晰明确，一旦发生纠纷，中小企业就可能会面临连带责任，要承担经济赔偿，还会花费大量时间去处理法律事务，影响到企业的正常运营。

（二）服务质量风险

服务质量风险具体表现在外包机构服务水平存在较大差异，有些机构为了获取更多利润，会简化服务流程，例如，在招聘环节降低筛选标准，使得录用人员与岗位的匹配度欠佳，薪酬核算也会出现差错，影响员工的满意度，中小企业由于自身监督能力不足，难以迅速察觉服务中的问题，长此以往可能致使人力资源管理效果下降，甚至对团队稳定性造成影响，间接妨碍企业业务的发展。

（三）信息安全与隐私保护风险

企业人力资源数据覆盖了员工身份证号、薪酬等敏感信息，在进行外包操作的过程当中存在着信息泄露的风险，如果外包机构的数据管理体系不够完善，比如系统防护比较薄弱遭到黑客攻击，又或者是内部人员出现违规泄露的情况，会给企业以及员工带来损失，员工信息一旦泄露，有可能引发信任危机，影响员工的归属感，而企业核心人力资源数据要是出现外泄的情况，以及可能被竞争对手利用，最终造成商业利益受损，这对中小企业的生存和发展构成了威胁 [3]。

（四）依赖与控制风险

过度依赖外包机构会致使中小企业对人力资源管理的控制权遭到削弱，一旦外包机构出现服务延迟、人员变动等状况，企业便很难及时对策略做出调整。比如，关键岗位的招聘进度滞后会影响到项目的推进，而外包机构对于员工的管理方式若与企业的期望不相符，企业又很难迅速进行干预。长期处于这种依赖状态，会使得企业自身的人力资源管理能力逐渐退化，如果合作终止，在短期内企业很难重新构建起管理体系，会面临人才断层等一系列困境。

（五）成本与效益风险

虽然外包能够降低成本，但实际上可能会产生一些隐性支出，比如外包机构在初期给出的报价比较低，然而到了后期却会以提供附加服务作为理由来提高价格，又因为服务质量方面出现了问题，需要进行二次处理，这样就产生了额外的费用，如果外包没有达到预期的效果，像培训并没有提升员工的技能，反倒造成了成本的浪费 [4]。中小企业本身资金就比较有限，这样成本失去控制的情况可能会让财务压力变得更大，甚至会出现 “花了更多的钱却没有把事情办好” 的状况，这与外包原本的想法相违背。

（六）战略与文化风险

若外包机构的服务模式和企业战略以及文化不相符合，便会引发一些潜在的风险。比如，当企业推行创新驱动战略的时候，外包的培训内容却侧重于基础技能，这样就无法对战略落地起到支撑作用，外包机构的管理风格比较生硬，和企业所倡导的人文关怀文化存在冲突，这有可能致使员工价值观出现混乱。长此以往，企业战略的执行会受到妨碍，文化凝聚力也会下降，很难形成核心竞争力，对中小企业的长远发展造成妨碍。

三、中小企业人力资源外包风险防控机制策略

（一）风险预防策略

1. 合同管理与法律合规

中小企业开展人力资源外包工作时应当高度重视合同管理，以此来保证法律合规。在签订合同之前，务必邀请专业的法务人员对条款进行审核，清晰明确双方的权利与责任，对于社保缴纳、薪酬核算等关键环节，要详细划分责任归属，并且要在合同里注明外包机构要遵守最新的劳动法规，同时约定好违规赔偿条款。此外，需定期核查合同的执行情况，保证外包机构的操作符合法律规定，又契合合同要求，从根本上避免因合同存在漏洞或者与法规不符而引发法律风险，为合作构建起坚实的法律防线[5]。

2. 供应商选择与评估

供应商的挑选会直接对外包服务质量产生影响，中小企业有必要构建科学的挑选以及评估体系。在挑选阶段，需要对供应商的资质、行业口碑、成功案例等展开全面考察，可以借助实地调研、客户访谈等方式去了解其服务能力，合作之后要制定定期评估机制，从服务效率、专业程度、问题解决能力等多个维度进行打分。对于评估没有达标的供应商，要及时进行沟通并要求其整改，要是整改没有效果就考虑更换，依靠这样的方式来保证合作的供应商可持续提供优质服务，降低服务质量方面的风险。

3. 信息安全管理

中小企业为防范信息安全以及隐私保护方面的风险，需强化信息安全管理工作，和外包机构签订严谨的信息保密协议，清晰界定信息使用范围以及泄露应承担的责任，在数据传输与存储环节，运用加密技术，限定外包机构对敏感信息的访问权限，还要定期对双方的信息系统开展安全检测，促使外包机构建立完备的数据安全管理制度以及应急处理方案，共同搭建信息安全防护网，以此保障企业与员工的信息安全。

（二）风险控制策略

1. 建立风险监控体系

中小企业需构建起完备的风险监控体系，以便可实时把控外包过程中的风险动态状况，要设置专门的监控岗位或者团队，使其承担起跟踪外包服务各个环节的职责，像招聘进度以及薪酬发放准确性等方面，还应制定关键风险指标，比如服务error率、员工投诉率等，一旦这些指标超出预警值便及时进行预警。依靠定期召开沟通会，与外包机构交流风险方面的情况，共同剖析原因并采取措施进行解决，以此保证风险处于可控范围之内。

2. 建立应急响应机制

中小企业在外包过程中可能遭遇如外包机构服务中断、信息泄露等突发状况，对此需建立应急响应机制，要制定详尽的应急预案，清晰明确不同突发情况的处理流程、责任人员以及应对措施，并且要定期组织应急演练，以此提升相关人员的应急处理能力，一旦突发情况出现，便能迅速启动应急预案，及时采取举措减少损失，尽快让外包服务恢复正常运转，降低突发风险所带来的影响。

3. 员工培训与文化融合

中小企业若要缓解战略与文化风险，需强化员工培训以及文化融合工作。在员工培训中，增添外包合作的相关内容，使员工知晓外包的目的及意义，降低对外部机构的抵触情绪，引领外包机构了解企业的文化理念与战略目标，在服务进程中注重与企业文化相契合，借助组织联合活动等途径，推动企业员工与外包机构人员的交流，提高双方的文化认同感，实现文化融合，保证企业战略顺利推进。

（三）风险转移策略

1. 保险机制的运用

依据外包业务的具体特性来配置精准的险种，基础险可选择“人力资源服务责任险”，它可覆盖外包操作失误所造成的损失，比如某咨询公司因外包时漏缴公积金而被罚款 23 万元，凭借这一险种该公司获得了全额赔偿。在信息安全方面，则需投保“数据泄露责任险”，此险种包含应急处理、诉讼以及员工赔偿等费用，其保额不应低于年营收的 15% 。对于核心岗位外包，要附加“招聘质量险”，约定在3 个月内若员工因不合格而离职，可获得 50% 的费用赔付。在投保之前，需仔细审核条款，排除“政策误读”“系统漏洞”等免责项目，明确将“员工仲裁胜诉”作为赔付的触发点，并且要求在15 个工作日内完成理赔。

2. 合同条款的风险分配

设计“责任闭环”相关条款来分配风险，在服务质量方面设置阶梯式赔偿规定：当误差率处于 3% 以内时，会免费提供 3 次增值服务，若误差率超过 5% ，则需按 3 倍进行赔偿，同时扣除当月服务费的 20% 。某物业公司依据此规定，在其外包保洁到岗不足的情况下，获得了 15% 的服务费赔偿。对于信息泄露的情况，约定了“惩罚性赔偿”，除了要承担直接损失外，还需额外支付年度推广费的20% 作为品牌损失费。针对合规风险，设立了“连带责任豁免条款”，若因外包机构未执行书面指令而引发仲裁，企业可免除责任，并且可追偿律师费，某零售企业借助此条款豁免了加班费计算纠纷的责任。此外，加入“政策变动共担机制”，对于不可预见的政策风险，按照 7：3 的比例来分担，以此平衡双方利益，防止外包机构因风险过高而退出合作。

（四）风险接受策略

1. 风险承受能力评估

构建借助“量化模型 + 动态调整”的机制来对承受能力展开评估，在财务维度方面，对最大可承受损失进行测算，具体是以近 3年平均净利润的 15% 作为衡量标准，对于运营维度而言，对业务中断容忍时限进行评估，例如核心岗位招聘最长可暂停 10 天。在声誉维度上，设定负面舆情阈值，即百度指数负面占比需小于或等于 30%。某食品企业依据这些标准确定 80 万元为风险上限，并将核心技术岗保留进行自营，实行“季度微调+ 年度重评”的方式，当营收波动超过 20% 、员工变动达到 30% 或者政策出现调整时，会立即展开重评，2023 年，某建筑企业邀请智库进行评估，结果发现低估了农民工社保外包的风险，随后及时调整策略以规避风险。

2. 风险接受与管理

针对所接受的风险，采取“主动管理加上缓冲预留”的举措，构建风险登记册，用以记录风险的类型、触发条件以及相应的预案，例如某广告公司接受了“外包设计师延迟率≤ 5%”这一条件，并且约定当延迟率达到 3% 时，便启动内部备用方案，为每一项风险设定“Owner”，每周对相关指标进行跟踪。缓冲预留囊括以下方面：资金缓冲按照最大损失的 50% 计提准备金，像某贸易公司在2023 年提取了 120 万元，这笔资金在次年外包机构跑路的情况下发挥了关键作用，资源缓冲储备 2 至 3 家备选外包商，以此保证可在48 小时内接替服务，每季度对风险接受的有效性展开评审。某软件公司发现外包测试漏洞率出现攀升后，及时引入第三方检测，最终将风险控制在可接受的范围之内。

结语：

中小企业进行人力资源外包有两面性，它可借助专业化服务来提高效率，但同时也潜藏着多种风险问题。本文对法律合规、服务质量等六大类风险进行了全面识别，揭示出中小企业外包风险所有的复杂性与特殊性，所构建的风险防控机制，从预防环节的合同规范以及供应商筛选，一直到控制环节的监控体系和应急响应，再到风险转移与合理接受策略，最终形成了全流程管理的闭环。研究显示，中小企业需要树立“风险前置”的理念，并且结合自身的承受能力来制定差异化的防控方案。未来，外包模式朝着智能化方向发展，企业还需要持续优化防控策略，加强数字化工具的应用，动态适应外包环境的变化，达成外包效益最大化与风险最小化之间的平衡。

参考文献：

[1] 吴岳 . 中小企业人力资源外包风险及防范措施探讨 [J].企业改革与管理 ， 2021， （15）： 111-112.

[2] 梁维佳. 中小企业人力资源外包的风险控制研究 [J]. 经济师 ， 2021， （03）： 274-276+282.

[3] 蒋琳 . 中小制造业企业人力资源管理外包风险及对策研 究 [D]. 中 南 财 经 政 法 大 学 ， 2020. DOI：10.27660/d.cnki.gzczu.2020.002748.

[4] 辛孟竹. 中小企业人力资源外包风险及防范措施 [J]. 中外企业家 ， 2020， （03）： 107.

[5] 刘峰 . 科技型中小企业人力资源管理外包风险管理 [J].营销界 ， 2020， （02）： 136-137.

作者简介：朱宜双，男，汉族，安徽颍上人，本科，中级经济师，研究方向人力资源管理。