浅析如何提升精细化管理模式在事业单位档案管理中的应用价值

档案是事业单位履职尽责、服务社会的重要原始记录和历史凭证。随着社会发展和信息量激增，传统粗放式档案管理模式已难以满足高效、精准利用的需求。将精细化管理理念引入档案工作全过程，通过细化目标、优化流程、明确责任，是解决档案管理现实痛点、提升工作效能的关键所在。本文旨在探讨如何有效提升精细化管理在事业单位档案管理中的应用价值。

1. 当前事业单位档案管理面临的主要挑战

1.1 档案收集环节存在疏漏

许多单位在档案收集时缺乏明确统一的标准和要求，哪些材料需要归档、何时归档、如何移交不够清晰。这常常导致重要文件材料未能及时纳入档案系统，出现档案材料缺失或收集不齐全的问题，为后续查找利用埋下隐患。

1.2 档案整理与著录不够规范

档案在整理过程中，分类不科学、编号混乱、目录信息著录不完整或不准确的情况时有发生。这直接影响了档案的系统性和条理性，当需要查找特定档案时，工作人员往往需要花费大量时间在无序或信息不全的档案堆里翻找，效率低下。

1.3 档案保管条件与安全风险

部分单位受限于库房条件或管理意识不足，档案保管环境存在隐患。温湿度控制不佳、防火防盗防潮等基础设施不达标，以及档案出入库登记不严格、利用过程监管不到位等问题，都威胁着档案实体安全和信息安全。

1.4 档案利用服务效率不高

由于前期整理基础薄弱或检索工具不完善，档案提供利用服务响应慢、精准度差。用户常常需要长时间等待或多次往返，难以快速获取所需档案信息，档案的服务价值未能充分发挥。

2. 精细化管理在档案管理核心环节的应用路径

2.1 规范档案收集流程

明确归档范围是精细化管理的第一步。事业单位需根据业务性质，制定具体到文件类型的归档清单，例如红头文件、合同协议、会议纪要等。规定责任部门需在文件办结后 10 个工作日内移交档案室，移交时填写标准化交接单，列明文件标题、形成日期、页数等关键信息。建立预立卷机制，要求各部门在文件生成初期即标注归档标识，档案员定期核查未归文件，通过台账追踪缺失材料。推行前端控制，档案部门提前介入业务活动，明确重大项目、会议等材料的归档要求，从源头避免遗漏[1]。

2.2 细化档案整理与编目规则

分类方案需兼顾国家标准与单位实际。例如行政档案按年度 - 部门 - 事项三级分类，业务档案按项目周期分盒。档号编制采用“全宗号 - 年度 - 分类号 - 件号”结构，每份档案赋予唯一编码。著录细则强制要求填写责任者、文号、题名、日期、密级、页数等12 项核心字段，题名需完整反映内容（如“XX局关于 2024 年预算调整的通知”）。整理过程实行双人复核制，确保分类准确、编号连续、目录无缺项。纸质档案粘贴统一标签，电子目录同步生成并关联关键词索引，避免检索死角。

2.3 强化档案保管安全措施

库房管理实行“日巡检、周记录、月维护”。每日检查温湿度计数据（温度 14-24℃、湿度 45%-60% ），超限立即启动除湿机或空调。每周记录虫霉检查结果，每季度更换防虫药。消防设施每月测试压力指标，防盗门禁系统双人双锁管理。档案出入库执行“申请 - 审批 - 登记”流程，纸质调阅单需填写利用目的、档号、归还时间，电子流程自动留痕。数字化档案存储于独立服务器，设置三级权限：普通人员仅可浏览公开目录，部门负责人可查本级文件，档案员管理全库数据。所有操作生成日志备查，阻断未授权修改[2]。

2.4 优化档案检索利用服务

基础目录按年度、部门、主题多维度排列，补充专题目录（如“基建工程类”“人事任免类”）。针对高频需求编制快捷索引，例如将员工入职证明、房产凭证等常见材料单独建表，标注存放位置及档号。利用流程简化为三步：申请人填写《档案利用登记表》，档案员30 分钟内响应，紧急事项可先调卷后补批。设立服务时限标准：纸质档案调取不超过2 小时，电子文件在线传输即时完成。每季度汇总利用反馈，针对“查不到”“等待久”等问题优化检索词设置或增补目录条目。

3. 提升精细化管理应用价值的关键保障

3.1 健全并严格执行规章制度

将精细化管理的各项要求固化为具体的档案管理制度、岗位职责和操作规范。关键在于制度的执行力，通过日常检查、定期考核等方式确保各项规定落到实处，避免制度流于形式。

3.2 明确细化岗位责任分工

清晰界定档案部门内部各岗位（如收集岗、整理岗、保管岗、利用岗）以及单位内部各部门在档案管理全链条中的具体职责。建立责任清单，确保每项

工作、每个环节都有明确的责任人，实现责任到岗、任务到人。

3.3 加强人员技能与意识培训

定期组织档案管理人员学习精细化管理理念、档案业务新知识新标准以及相关操作技能培训。同时面向全员开展档案意识宣传，明确归档是业务工作的自然延续，提升各部门配合档案工作的主动性和规范性。

3.4 逐步推进档案信息化建设

将精细化管理与信息化手段相结合。积极应用档案管理系统，实现档案收集、整理、编目、检索、统计等环节的在线操作和流程控制，利用信息技术固化标准、提升效率、强化监管，为精细化管理提供有力支撑。

4. 提升精细化管理应用价值的核心体现

4.1 显著提升档案工作质量效率

精细化管理通过标准化流程和规范化操作，能有效减少档案收集不全、整理混乱等问题，大幅提升档案的完整率、准确率和系统性。规范化的整理和深度编目，使得档案检索路径清晰、查找精准迅速，利用服务效率得到质的飞跃。

4.2 有效保障档案实体与信息安全

严格的库房环境监控、出入库管理和安全防护措施，显著降低了档案损毁、丢失的风险。对电子档案和利用过程的精细管控，有效防范了信息泄露、篡改等安全隐患，为档案的长期安全留存奠定坚实基础 [3]。

4.3 深度支撑单位决策与公共服务

完整、准确、易查的档案资源，是单位回溯历史、总结经验、科学决策不可或缺的依据。精细化管理的档案能快速响应各项审计、检查、编史修志及内部管理需求。对外服务中，高效精准的档案利用能更好解决民众查证需求，维护其合法权益，提升公共服务满意度。

4.4 促进档案管理规范化长效发展

精细化管理推动了档案工作从经验式、粗放式向标准化、制度化、流程化转变。这种模式建立了清晰的工作标准和规范，减少了对个人经验的过度依赖，使档案管理更加稳定、可持续，为档案工作的长远发展提供了制度性保障。

结语：

将精细化管理深入应用于事业单位档案工作，绝非追求形式复杂化，而是以解决实际问题、提升管理效能为根本目标。通过聚焦收集、整理、保管、利用等核心环节，制定清晰规范的操作流程，落实明确的责任分工，并辅以制度执行和信息化支撑，能够有效克服当前档案管理中的诸多痛点。这不仅能大幅提升档案工作的质量和效率，保障档案安全，更能充分释放档案资源的内在价值，为事业单位的高效运行、科学决策和优质公共服务提供坚实可靠的信息保障，最终实现档案管理工作质的飞跃。

参考文献：

[1] 宋荣军 . 精细化管理模式在事业单位档案管理工作中的应用探讨 [J]. 兰台内外 ,2025(8):71-73.

[2] 闫笑 . 事业单位人事档案管理中精细化理念的应用路径 [J]. 造纸信息 ,2025(5):155-157.

[3] 张泽宇 , 张懿 . 浅议事业单位档案管理中精细化的运用 [J]. 兰台内外 ,2024(22):49-51.