信息化时代高校档案管理工作的优化策略

摘要：在数字化转型背景下，高校档案管理面临数据爆炸式增长、用户需求多元化、技术革新加速等挑战。本文通过分析当前高校档案管理的信息化现状，从技术升级、制度重构、安全保障等维度提出优化策略，旨在推动高校档案管理向智慧化、高效化、服务化方向转型。

关键词：信息化；高效；档案管理；优化

引言：高校档案是记录学校发展历程、学术成果和师生信息的重要资料，对学校的教学、科研和社会服务具有重要意义。传统的档案管理模式已难以满足现代高校快速发展的需求。信息化时代的到来为高校档案管理提供了新的解决方案和技术支持[1]。

一、高校档案管理信息化的现状

（一）技术瓶颈：系统割裂与智能缺失

目前，高校档案工作中普遍存在着“重建设轻集成”的问题。在前期的信息化建设中，由于缺少顶层的规划，各个部门对业务系统的开发都是各自为政，造成了数据格式和接口协议的不一致，造成了“数据孤岛”的局面。比如，教务部门所保存的学生成绩档案和档案中的学籍档案由于不能实现互联，需要通过手工输出和输入的方法进行对接，这极大地影响了管理工作的效率。另外，由于大数据分析和人工智能技术的深入应用，大部分系统只能对结构化数据进行分析，对于文档中的手写笔记、会议记录等非结构化文档进行智能化分析，不能实现文档语义检索和情感分析等高层功能，制约了文档的深度挖掘[2]。

（二）制度滞后：规范缺失与权责模糊

目前的文件系统大多是建立在传统的纸质文件管理方案基础上，已很难满足对电子文件生命周期的管理要求。比如，在电子档案的制作、流通和归档等各个环节，都没有具体的操作规程，有些部门还在通过打印和加盖公章的方式来证明其有效性，增加了行政费用，又带来了法律风险。同时，由于各部门间的合作机制不完善，以及不同职能部门之间的权限划分不清，造成电子文件的收集滞后和归档范围不明确。虽然国家颁布了《电子文件归档与电子档案管理规范》，但是在实际操作过程中，由于认识上的误区，或者所掌握的资料不够充分，流于形式的现象频发。

（三）人才短缺：技能断层与培养滞后

信息化转型对档案管理人员的能力提出了更高要求，需兼具档案学理论、信息技术应用与数据分析技能。然而，当前高校档案队伍中，多数人员年龄结构偏大，知识更新缓慢，对云计算、区块链等新技术认知有限，难以驾驭智能档案管理系统。另一方面，高校在人才引进与培养方面存在明显短板：档案学专业教育仍侧重传统管理理论，信息技术课程占比不足；校内培训多停留在基础软件操作层面，缺乏针对大数据分析、网络安全等前沿领域的专项训练。这种“懂档案的不懂技术，懂技术的不懂档案”的困境，严重制约信息化进程[3]。

（四）安全风险：防护薄弱与威胁升级

随着文档数据在线化水平的不断提高，其所面临的安全风险也在成倍增加。一方面，一些高校为了方便快捷，对档案系统的权限进行了过分开放，而没有对其进行有效的存取控制，致使一些未经授权的人可以利用这些漏洞来获得一些机密信息。同时，电子文件的长时间保存也存在着技术失效的风险，如计算机运算能力的提高，早期的密码算法容易被破解，以及记录媒体（如磁带、光盘等）的物理损失等，面对日趋复杂的网络攻击，如钓鱼邮件、勒索病毒等，高校档案管理系统通常缺少实时监控和紧急应对能力，在受到攻击时容易导致不可挽回的数据损失[4]。

二、高校档案管理工作的优化策略

（一）构建智能化档案管理技术体系

在科技的推动下，建立涵盖数据获取、存储、分析和应用的智能技术系统，打破传统管理方式的技术瓶颈。（1）推动文件系统的更新：针对目前系统功能单一和智能化程度不够的现状，将云计算和区块链等技术应用到学校，建立一个分布式的存储体系结构。云计算技术可以灵活地进行文档数据的扩充和动态配置，从而有效地解决了文档存储能力不足的问题；区块链技术具有去中心化和不可篡改的特点，保证了电子文件的可追溯性和真实性。比如，将学生的学籍信息上传到链中，可以有效地防止人为伪造，并支持多个结点的同步认证，提高了数据的可信性。（2）研究大数据驱动下的档案服务：高校需要建设学校历史数据仓库，将学校各个部门的教学、科研和管理档案进行集成，并建立多维的关系数据库。利用数据挖掘方法，对档案中的课程评估数据进行趋势变化、科研档案中跨学科协作的频率等进行分析，为高校发展战略提供数据支持，通过对历史上各高校毕业生的就业档案进行分析，可以更好地了解热点产业对人才的需求，从而指导学校的专业设置。另外，以知识图谱为基础，结合机器学习的方法，实现了对自然语言的检索意图的理解，自动进行关联文档的检索，并产生简洁的回答，例如教师和学生在电脑上输入“最近五年获得的校级科研成果”，就可以迅速地进行检索和显示，并将其与课题负责人、成果转化等相关的扩展信息进行关联，使之由“数据检索”到“知识服务”的跨越。

（二）完善档案管理制度与标准

科技推广需要制度的保证。高校要构建与之相适应的档案管理体系，确定责任和权限的界限和操作准则，保证技术的可执行性和遵从性。在电子文件的产生、保存、使用直至销毁过程中，都要有完整的操作规范。在收集阶段，各单位需要使用统一的格式（例如 PDF/A）对电子文档进行存储，并在文档中嵌入元数据识别，以保证文档的溯源；在存储阶段，需要对系统的周期性备份频率和异地容灾政策进行规范，防止数据遗失；在使用阶段，细化权限等级划分，对公共信息和涉密信息进行合理划分；在销毁过程中，对电子文件进行完全删除，并进行技术确认，避免残余数据的泄漏。同时，学校严格执行 GB/T 18894 《电子文件归档与电子档案管理规范》，确定其合法有效的标准。

（三）强化信息安全与人才保障

（1） 建立多层级的安保系统：采取“防御-监测-响应”的综合安保战略。在防护层面，采用AES-256等数据加密技术和存取控制技术（RBAC授权模式）对非法存取进行约束；在监控层面，通过引入 IDS和日志分析等手段，对网络中的异常行为进行实时的识别；在反应层面，建立了紧急情况计划，并进行了经常性的演习，保证一旦受到袭击，就能迅速地排除危险。另外，为了防止因技术老化而造成的数据损坏，还需要定期将旧存储媒体转移到新的载体上。（2）培养综合型的档案管理人才：高校需要重新构建档案专业的人才培训计划，增加 IT类课程，如 Python数据分析，数据库管理，网络安全等，促进"档案+电脑"的交叉教学。

结语：

信息化不仅是技术工具的革命，更是管理思维的转型。高校需以用户需求为导向，通过技术赋能、制度创新，构建开放、智能、安全的档案管理体系，为高等教育高质量发展提供支撑。

参考文献：

[1]许静， 岳文丽. 信息化时代高校电子档案管理现状及优化策略分析[J]. 兰台内外， 2023， （18）： 47-48+54.

[2]王爱荣. 互联网时代高校档案管理信息化建设探索——评《现代档案管理工作与保存策略研究》[J]. 科技管理研究， 2023， 43 （11）： 232.

[3]周虹. 高校档案管理信息化工作优化策略探讨[J]. 文化产业， 2021， （12）： 124-125.

[4]宋阳. 信息化时代高校档案管理工作创新策略[J]. 管理观察， 2019， （21）： 135-136+139.