多部门协同办公中信息传递不畅问题的成因与对策

一、引言

在市场竞争日益激烈的背景下，企业规模不断扩大，内部行政事务愈发繁杂，如人事管理、后勤保障、公文流转、资源调配等，多部门协同办公已成为企业行政管理的必然选择。但在实际行政工作中，信息传递不畅问题频发，如行政公文延迟送达、人事变动信息失真、后勤需求信息遗漏等，不仅降低了行政工作效率，还可能导致企业决策执行偏差、内部资源浪费，影响企业正常运营。因此，立足企业行政管理视角，研究多部门协同办公中信息传递不畅的成因，并探索有效解决对策，具有重要的现实意义。

二、企业行政管理中多部门协同办公信息传递不畅的成因

2.1 制度层面的缺陷

部分企业在行政管理体系中，缺乏适配行政事务特点的信息传递制度，未明确行政部门与业务部门、行政各子部门（如人事科、后勤科、办公室）在信息传递中的职责、权限和流程。例如，在公文流转环节，未规定各部门接收、审核、反馈公文的时限与责任，出现公文积压时，行政部门与业务部门相互推诿，导致信息传递中断。

2.2 技术层面的不足

当前，部分企业行政管理所使用的协同办公系统，多聚焦于基础办公功能，未能贴合行政事务需求进行定制化开发，如缺乏人事信息同步模块、后勤物资申领跟踪功能等，无法满足行政部门与其他部门间复杂的信息传递需求。系统之间数据接口不互通，如人事管理系统与考勤系统、后勤物资管理系统与财务报销系统数据无法实时共享，导致行政人员需重复录入信息，信息传递存在明显滞后性。

2.3 人员层面的问题

企业行政人员与各部门对接人员的信息素养参差不齐，是影响行政信息传递的重要因素。部分行政人员缺乏规范的信息处理能力，在整理人事报表、汇总后勤需求时，无法准确提炼关键信息，导致传递给业务部门的信息失真；部分业务部门对接人员不熟悉行政流程，提交的行政申请材料不完整、格式不规范，增加信息反复沟通成本。同时，部分人员缺乏行政协同意识，业务部门过度关注业务指标，忽视行政信息反馈的及时性，如延迟确认行政通知、拖延提交后勤需求清单；行政部门部分人员存在 “本位主义”，未主动跟进信息传递进度，导致行政事务办理拖延。

三、解决企业行政管理中多部门协同办公信息传递不畅的对策

3.1 完善企业行政信息传递制度建设

结合企业行政管理需求，建立健全行政信息传递制度，明确行政部门与业务部门、行政各子部门在公文流转、人事信息同步、后勤需求对接等场景中的职责、权限和流程，例如规定公文接收部门需在 24 小时内完成初审并反馈，确保信息传递有章可循。制定适配行政事务的信息传递标准，规范行政公文格式、人事报表内容、后勤需求清单模板，减少信息传递中的误差。

3.2 强化企业行政协同技术支撑

加大对企业行政协同技术的投入，结合行政事务特点定制开发或升级协同办公系统，增设人事信息实时同步、后勤物资申领跟踪、公文审批进度可视化等功能，满足行政部门与其他部门的信息传递需求。

3.3 提升企业行政协同人员素养

针对企业行政人员与各部门对接人员开展专项培训，定期组织行政信息处理技能培训，如公文写作规范、人事报表编制方法、后勤需求

梳理技巧等，提升人员信息处理与传递能力；开展行政流程培训，让业务部门对接人员熟悉公文审批、物资申领等流程，减少因材料不规范导致的沟通成本。

四、企业行政管理中多部门协同办公信息传递优化的保障措施

4.1 组织保障

在企业行政管理体系中，成立多部门协同办公信息传递专项小组，由企业分管行政的高层领导担任组长，行政办公室主任、各部门行政对接负责人为成员，统一协调行政信息传递工作。明确专项小组职责，定期召开会议梳理行政信息传递中的问题，如公文流转瓶颈、系统功能缺陷等，制定针对性优化方案；加强行政部门与业务部门的沟通协调，建立月度行政协同沟通会制度，及时解决信息传递中的矛盾，为行政信息传递创造良好的组织环境。

4.2 资源保障

加大对企业行政管理中信息传递工作的资源投入，在资金方面，预留专项经费用于行政协同系统升级、技术维护、人员培训等，确保各项优化措施落地；在人力方面，合理调配行政人员，充实行政信息管理岗位力量，明确专人负责行政信息传递的跟踪与反馈；在物资方面，为行政人员与各部门对接人员配备高性能办公设备，保障行政信息录入、传输设备的稳定运行，避免因设备问题影响信息传递。

4.3 文化保障

在企业内部培育行政协同文化，通过企业内网、宣传栏、员工手册等渠道，宣传行政信息共享与协同配合的重要性，向员工传递 “行政协同促效率” 的理念；组织行政协同主题活动，如 “行政事务高效办理竞赛”，鼓励各部门通过优化信息传递流程提升行政事务办理效率，营造积极的行政协同氛围。

五、结论

企业行政管理中多部门协同办公信息传递不畅问题，是由适配行政场景的制度缺失、贴合行政需求的技术不足、具备行政协同能力的人员素养欠缺等因素共同导致的，该问题严重影响企业行政工作效率与整体运营质量。通过完善企业行政信息传递制度、强化行政协同技术支撑、提升行政协同人员素养，并辅以组织、资源、文化等方面的保障措施，可有效改善信息传递不畅的状况，提升企业行政管理中多部门协同办公的效率与质量。未来，企业应结合自身行政运作特点，持续优化信息传递机制，适应企业发展对行政管理的新需求，为企业高质量发展提供坚实的行政保障。

参考文献

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作者简介：周建刚（1985 年11 月-），男，人，汉族，助理工程师，本科，研究方向：行政管理。