高架道路 PPP 项目中工程档案全生命周期管理实践研究

1 引言

近年来，我国经济社会快速发展，高架道路作为城市交通骨架，建设力度逐渐加大。高架道路建设使用 PPP 项目模式的优势在于能够在基础设施建设中统筹各方资源，分散风险；工程档案是对工程建设全环节中活动成果资料及涉及各方及其未来责、权、利等进行真实记录的重要载体，对工程的维护、管理、后续决策等意义重大。但是由于高架道路PPP 项目各参与方主体众多，工程周期较长，其对传统的档案管理模式很难适应。故此，本文将从高架道路 PPP 项目整个生命周期阶段工程档案管理要点分析入手，研究各阶段的档案归档、收集、整理、归档、移交、保管等重要业务环节及业务责任主体的责任与权利，并探讨流程控制风险，以期为高架道路 PPP 项目档案的管理提供依据。

2 高架道路 PPP 项目档案全生命周期管理框架构建

2.1 全生命周期管理阶段划分

在高架道路 PPP 项目档案全生命周期管理中，阶段可分为项目规划、项目实施、项目验收和项目运维四个阶段。

项目规划阶段，主要收集项目可行性研究报告、环境影响评估报告等资料，这些是项目开展的基础依据，档案的规范管理有助于明确项目方向、合理规划资源。

项目实施阶段包括勘察阶段、设计阶段、施工阶段、监理阶段等，每家单位应做好工程文件的实时整理和归档，如勘察报告、设计图纸、施工日志、监理月报等，所形成的档案要求真实、准确、完整，能够反映工程实际情况，例如本项目中如各类管道长、道路红线的宽度等。

项目验收阶段，对竣工文件和竣工图进行重点审查，保证竣工文件和竣工图的形成和来源准确、完整，并且签署的印章和签名手续完备。项目验收档案是项目质量的重要见证，是项目审计和交付的重要支撑[1]。

项目运维阶段，收集维护记录、设备更新资料，为高架道路长期稳定运行提供数据参考。每个阶段是一个完整的阶段，阶段的档案是后续阶段工作的基础，各阶段档案共同构成一个完整的项目信息资源库，保障项目全生命周期管理。

2.2PPP 模式下档案管理主体权责界定

档案管理主体在 PPP 模式下的高架道路工程中，分为工程发起人、工程公司、参建单位、档案管理部门等几个部分。

项目发起方如政府部门，肩负着项目的宏观规划和政策导向的职责，需要确保项目档案管理符合相关法律法规和行业标准，从源头上把好档案的规范性，制定出适用于项目的档案管理政策框架，为后续工作的开展提供政策依据。在杨高北路改造工程中，发起人要明确档案管理的总体要求，为工程档案管理奠定基础。

项目公司是 PPP 项目运作第一责任人，项目公司要对项目档案工作总负责，要在项目公司成立之初，建立项目档案管理制度和流程，并做好档案收集、整理、保管、检索等工作，统一档案管理标准，做到各方档案管理工作一起走，项目执行期间要督促参建各方做好档案工作，定期检查档案的完整性和准确性，发现问题及时解决。项目公司要督促勘察、设计、施工、监理单位按照规定做好及时整理和提交档案资料。

勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位等参建单位在档案管理中发挥重要作用，各司其责。其中，调查单位负责收集整理报送工程地质调查有关的原始档案资料、调查报告、记录等档案资料，保证档案的真实性、准确性，为工程后续设计施工提供有效的参考依据。设计单位负责为档案管理提供完整的设计图纸、设计计算、设计变更文件等档案资料，全面记录工程项目设计思路及变更设计过程。施工方作为工程项目直接建设者，需要将工程项目施工建设中产生的所有资料加以记录，包括施工日志、材料检验报告单、隐蔽工程验收记录等[2]。监理单位应对参建单位的档案进行监督审核，保证档案符合要求，对于档案管理中存在的问题，能够及时发现并处理。

档案管理部门承担 PPP 项目专业化管理职责，负责建立利用信息化技术实现档案数字化存储和高效检索的档案管理系统。对各主体报送的档案进行分类、编目、归档，为项目各阶段的档案查阅利用提供专业档案管理服务和档案资料查阅利用保障，确保档案资源得到有效利用。在项目中，档案管理部门要整合各方档案资源，为项目顺利推进和后期运行维护提供有力的档案保障。

2.3 全流程风险控制要点

全过程风险控制是高架道路PPP 项目的档案全生命周期管理核心，从项目前期、项目设计、项目施工、项目验收以及项目运营都处于风险控制范畴，具体见图 1。

图 1 高架道路 PPP 项目全流程风险控制

项目规划阶段，风险主要来源于政策法规的不确定性以及档案管理目标不明确，要时刻关注国家和地方档案管理政策法规变化，了解项目档案管理的新要求，避免因政策变化产生的合规风险；同时根据项目特点、实际需求，明确档案管理目标和范围，避免档案收集不全、整理混乱等问题。比如，在杨高北路改建项目中，项目是高架道路项目，要充分考虑档案收集重点内容，管道铺设数据的记录要求等。

项目实施阶段，涉及主体众多，存在数据真实性、完整性以及一致性风险，在各参与主体中应加强数据的审核，保障移交档案资料的有效真实。施工单位施工日志、材料试验报告等材料数据由负责人签字，杜绝假数据进入档案数据库；编制明确的档案收集目录，确定各阶段提交的资料，定时检查催缴，保证档案完善。为了实现数据的一致，各专业数据标准和编码应一致，不同专业间可以不同，规定统一的数据标准和编码，便于数据整合有效利用，避免出现数据不一致造成的决策失误。

项目验收阶段，风险集中在档案规范、准确上，在验收前组织专业人员进行档案预审，对照档案管理规范，检查档案的格式、内容、签章等是否规范，对发现的问题及时进行整改[3]。针对竣工图，要确保与实际工程完全相符，通过现场核对、测量等方式，核实竣工图的准确性，如有设计变更，必须在档案中附完整的变更记录和审批文件，确保档案能够真实反映项目建设的全过程。

项目运行维护阶段的档案管理风险主要是针对档案长期保存使用过程中可能出现的随着时间的发展所导致的存储介质损坏，档案资料的丢失，采用可靠的技术存储档案，定时对档案进行备份、迁移等，确保数据的安全性和可读性。建立良好的档案检索系统，应用先进的信息技术，进行档案的快速准确查找，并及时将运行维护中产生的新的档案纳入管理体系，保证档案的连贯性，从而提高档案的利用率。

3 改建工程档案管理实践案例分析

3.1 项目档案管理难点聚焦

某改建工程档案管理面临诸多复杂难点。

（1）项目性质特殊，作为高架道路改扩建工程，相比一般的建设项目存在很大差别，因此对档案管理没有可参考的统一标准。当规范标准在实施过程中遇到这种高难度的复杂性高架建设工程档案，将存在很多条文不适用的情况，不能准确对应项目档案归档、整理、收集所需的内容，造成项目建设档案工作起步阶段就陷入了困惑。

（2）参与项目的单位众多且专业划分细致，极大地增加了档案管理的协调难度。勘察、设计、施工、监理等不同单位在各自专业领域产生大量文件资料，格式、内容要求各异。各单位之间缺乏高效的沟通协作机制，信息传递存在障碍，容易出现资料重复提交、遗漏或不一致的情况[4]。例如，施工单位依据自身施工流程记录的管道铺设数据，可能与设计单位的预期存在偏差，而双方未及时沟通确认，就会使档案数据出现矛盾，影响档案的准确性和完整性。

（3）后期资料整改工作推进艰难，项目建设周期长，人员变动较大，在发现档案存在问题需整改时，难以及时找出原责任人，而且不同单位对整改要求和整改力度理解不一致，如有的单位存在忙于开展工程建设等工作，对档案整改工作力度欠缺，导致整改工作无法有效开展，从而拖延了整改时间。一些整改意见还需多个单位共同努力配合完成，但在真正实施过程中，缺乏相应的督促协同机制，导致整改工作难以进行，对档案质量和验收进度最终产生的影响是非常大的。这些难题互相叠加给杨高北路改造工程档案的管理工作造成很大的挑战，对工程顺利建设和后期维护造成一定的隐患。

3.2 实践成效与经验总结

某改建工程在档案管理方面成效显著，具体如表 1 所示。

4 结论

高架道路 PPP 项目的工程档案管理具有复杂性和系统性，全生命周期管理模式是提升档案质量和利用效率的关键。本文通过案例分析，归纳改造工程档案管理工作中存在的主要难点，提出信息化、标准化、协同化管理方案。在优化档案验收和运维效率的同时，全生命周期管理在优化档案验收、运维效率的同时，还能有效提升档案的完整性、准确性和可追溯性。今后，应进一步完善档案管理标准，加强数据共享和智能化应用，以提高 PPP 项目档案管理的科学性和可推广性。

参考文献

[1]高荣欣,胡志富.PPP 项目档案管理标准化研究[J].中国档案,2023,(09):56-57.

[2]刘群力,杜宁.PPP 项目档案管理前期介入研究[J].电力勘测设计,2019,(S2):119-124+129.