论工程企业档案管理数字化转型的策略与路径

一、引言

在数字化浪潮席卷各行各业的当下，工程企业面临着前所未有的挑战与机遇。档案作为企业发展历程和成果的重要记录，对于工程企业的项目管理、经验传承、决策支持等方面具有不可替代的作用。传统的档案管理模式在效率、安全性、利用便捷性等方面逐渐暴露出诸多问题，难以满足工程企业日益增长的业务需求和发展要求。实现档案管理的数字化转型，成为工程企业提升核心竞争力、实现可持续发展的关键举措。

二、工程企业档案管理数字化转型的重要性

工程企业档案管理数字化转型具有重要意义。在提高档案管理效率上，数字化系统能快速录入、分类、检索和查询档案。以往人工查找档案耗时费力，如今借助关键词搜索，瞬间就能从海量数字化档案里定位所需文件，效率大幅提升。在实现档案信息共享方面，数字化平台打破部门间信息壁垒，各部门员工依权限访问档案，像项目建设时，设计、施工、监理等部门能同时获取项目档案，有力推动协同工作。在保障档案安全层面，数字化档案利用加密存储、备份等技术，降低损坏、丢失风险，严格的权限管理也确保信息安全保密。从支持企业决策角度，数字化系统能深度挖掘分析档案数据，企业通过分析历史项目档案，总结经验、预测风险，让决策更科学准确。

三、工程企业档案管理数字化转型的策略

（一）技术策略

1.选用先进的档案管理系统：工程企业应根据自身业务需求和规模，选择功能完善、稳定性高、可扩展性强的数字化档案管理系统。该系统应具备文件管理、权限控制、数据备份、检索查询等基本功能，同时支持多种格式的文件上传和存储，如图纸、文档、音频、视频等。

2.引入大数据和人工智能技术：利用大数据技术对海量档案数据进行分析和挖掘，发现数据之间的关联和规律，为企业决策提供有价值的信息。例如，通过分析历史项目的成本、工期、质量等数据，为新项目的预算编制和进度计划提供参考。引入人工智能技术，如光学字符识别（OCR）技术，实现纸质档案的自动识别和数字化转换；利用智能分类和标签技术，提高档案分类和检索的准确性。

（二）人才策略

1.加强内部培训：企业应定期组织档案管理人员参加数字化技术培训，包括档案管理系统操作、信息技术应用、数据安全等方面的培训，提高其数字化素养和业务能力。同时，鼓励档案管理人员自主学习，不断更新知识结构。

2.引进专业人才：积极引进具有信息技术背景的档案管理专业人才，充实企业档案管理队伍。这些人才不仅具备扎实的档案管理知识，还能熟练运用数字化技术，为企业档案管理数字化转型注入新的活力。

（三）管理策略

1.建立统一的档案管理制度：制定涵盖档案收集、整理、存储、利用、安全等各个环节的统一管理制度，明确各部门和人员在档案管理中的职责和权限，确保档案管理工作的规范化和标准化。

2.加强档案质量管理：建立档案质量审核机制，对档案的完整性、准确性、规范性进行严格审核。在档案数字化过程中，要确保数字化档案与纸质档案的一致性，保证档案质量。

3.强化安全管理：制定完善的档案信息安全管理制度，采取数据加密、访问控制、备份恢复等安全措施，保障档案信息的安全。定期进行安全评估和风险监测，及时发现和解决安全隐患。

四、工程企业档案管理数字化转型的路径

（一）档案数字化基础建设

1.档案资源梳理：对企业现有档案资源进行全面梳理，包括档案的种类、数量、存储位置、保管状况等信息，建立档案资源目录，为后续的数字化工作提供基础。

2.数字化设备采购：根据档案数字化的需求，采购必要的数字化设备，如扫描仪、高拍仪、服务器、存储设备等。确保设备的性能和质量满足数字化工作的要求。

3.档案数字化加工：按照档案管理的相关标准和规范，对纸质档案、照片、图纸等进行数字化加工。在加工过程中，要注意图像的清晰度、文件格式的规范性等问题，保证数字化档案的质量。

（二）数字化平台搭建

1.系统选型与定制：根据企业的业务特点和档案管理需求，选择合适的档案管理系统，并进行个性化定制开发。确保系统能够满足企业对档案管理的各项功能要求，同时与企业现有信息系统进行集成，实现数据的互联互通。

2.数据迁移与整合：将数字化加工后的档案数据迁移到档案管理系统中，并对分散在各个部门和项目组的档案信息进行整合。在数据迁移过程中，要注意数据的准确性和完整性，避免数据丢失或错误。

3.平台测试与优化：对搭建好的数字化平台进行全面测试，包括功能测试、性能测试、安全测试等。根据测试结果，及时发现和解决平台存在的问题，对平台进行优化和完善，确保平台的稳定性和可靠性。

（三）数字化档案管理体系建设

1.建立档案管理流程：结合数字化档案管理的特点，重新梳理和优化档案管理流程，包括档案的收集、整理、归档、存储、利用、销毁等环节。明确各环节的工作标准和操作规范，确保档案管理工作的高效运行。

2.制定档案管理制度：在统一的档案管理制度基础上，制定针对数字化档案管理的具体制度，如数字化档案的权限管理、数据备份与恢复、安全管理等制度。确保数字化档案管理工作有章可循。

3.加强档案文化建设：通过宣传、培训等方式，提高企业员工对档案管理重要性的认识，营造良好的档案文化氛围。鼓励员工积极参与档案管理工作，共同推动企业档案管理数字化转型。

五、案例分析

以某企业为例，该企业在档案管理数字化转型前，档案查找依赖人工，平均查找一份档案耗时 2 小时，档案管理部门需 10 名员工才能维持日常运转。项目推进时，各部门获取档案信息滞后，导致项目进度平均延误 5% 。在核心技术研发方面，因难以快速调取历史研发档案数据，研发周期延长10% 。

数字化转型后，借助先进的档案管理系统和智能检索技术，档案查找缩短至 5 分钟以内，档案管理部门人员精简至 5 人，人力成本降低一半。在项目执行中，各部门能实时获取所需档案，项目进度延误率降低至 1% 以内。核心技术研发效率大幅提升，研发周期缩短 15% ，通过对历史研发数据的深度挖掘分析，还成功突破了多项技术瓶颈。

六、结论

工程企业档案管理数字化转型是一项系统而复杂的工程，涉及技术、人才、管理等多个方面。通过采取合理的策略和路径，如选用先进的技术、培养专业人才、建立完善的管理制度等，能够有效推动工程企业档案管理数字化转型，提高档案管理效率和水平，实现档案信息的价值最大化。在数字化时代，工程企业应积极顺应发展趋势，加快档案管理数字化转型步伐，为企业的可持续发展提供有力支撑。同时，随着信息技术的不断发展，工程企业还需不断探索和创新档案管理模式，以适应不断变化的市场环境和企业发展需求。

参考文献

[1]贺媛媛,李真真.企业档案管理数字化转型的探索与实践.建筑技术科学,2024-08.

[2]马会兴.企业档案管理数字化转型的探索.建筑科学,2024-07.

[3]苏兴华,詹胜,刘月月,等.石油钻探企业档案数字化转型路径探索与实践[J].中国信息界,2024(5):173-175.