纸质档案管理中的信息安全风险及其防范措施研究

作者简介：郑文英（1985.08）女，汉族，湖南汨罗，硕士研究生，馆员，从事人力资源工作

摘要：为了提升纸质档案管理效果，本文主要对纸质档案管理中的信息安全风险及其防范措施进行研究，文中分析了纸质档案管理中的信息安全风险，并提出了有效的防范措施，希望可以为有关人员提供参考。

关键词：纸质档案管理；信息安全风险；防范措施

纸质档案管理属于档案管理中的重要构成部分，落实好这项工作，能够保证信息可追溯性，为相关工作开展提供参考。信息时代下，信息形式及数据不断增加，加强纸质档案管理具有重要的意义，会直接影响信息安全、文化传承及创新。

1、纸质档案管理中的信息安全风险

1.1环境因素

纸质档案对于存储环境的光照、温度、湿度具有严格的要求，温度太高，会造成水分蒸发，导致纸张变脆，故意破碎，甚至造成火灾；如果温度太低会让纸张受潮，产生霉菌。湿度太高，会提升老化速度，影响字迹的清晰度，降低档案保存性及可读性。如果长时间接受光照，纸张中的纤维素会被分解，使得强度降低，字迹褪色[1]。另外，老鼠及昆虫等也会影响纸质档案安全，其除了会咬食纸张，导致纸质档案内容缺失之外，还会引入污染物及病菌，形成二次污染，甚至影响存储环境，加重档案破损程度。

1.2管理不足，保存方法不合理

在管理工作中，一些因素会影响纸质档案的安全，比如人员缺乏较强的责任感、并未制定完善的管理制度，使得珍贵档案丢失，不利于纸质档案利用，甚至造成法律纠纷。传统的保存方法虽然可以保护纸质档案不受物理损伤，但是存在不足，比如占用空间较大，很难实现集中管理，无法高效地利用纸质档案。现阶段，纸张档案数量持续增加，导致存储空间减少，加大了管理压力，以往的保存方法在检索及利用档案时存在不便，影响了档案利用率。除此之外，在日常管理及应用中，操作不正确也会影响档案，比如错误的堆放方式或搬运方式，导致纸张受损。

1.3化学及物理损伤

纸张受到制作工艺、原材料等因素影响，随着时间增加，酸性纸张会降解，导致其强度降低，容易破碎。除此之外，酸性环境会提升纤维素水解速度，使得纸张变黄，字迹逐渐褪色，影响纸质档案的阅读。自然降解是不可逆的，会产生永久性损害。另外，在纸质档案保存中会受到化学物质影响，如纸质档案中的颜料、油墨、外部环境，一些物质会和纸张产生反应，影响字迹清晰度和纸张质量，甚至产生有毒有害物质，影响人体及纸质档案健康[2]。如果利用不合理的清洁方法或是工具，同样会损害纸质档案，比如如果使用的清洁剂中包含化学溶剂，若是用其擦拭纸张表面，会影响纤维结构及纸张强度，长期如此，会造成严重影响。

2、纸质档案管理中的信息安全风险防范措施

2.1改善存储环境

纸质档案存储环境中的光照、湿度、温度等对纸质档案具有较大的影响，因此，应该引起重视。要想创设良好的环境，需要严格的把控这些要素，可以安装温湿度调控设备，保证环境参数始终保持在合理范围内。还可以采取物理措施，比如安装百叶窗以及遮光窗帘等，减少外界光照的直接照射，更好地保护纸质档案，以免其清晰度与色泽受到影响[3]。虫蛀及鼠咬也是影响纸质档案安全的重要因素，除了会造成物理伤害之外，还会引入病菌，导致污染。对此，应该采取多样化的措施。首先，定期清理存储环境，做好消毒工作，消除老鼠及害虫的滋生环境。其次，设置防鼠板、防虫网等，以免老鼠及害虫进入纸质档案存储区域。在采取防治方法时，还要重视其合理性以及对环境的影响，优先利用无害化方式，最大程度减少对人体及环境的影响。针对产生的老鼠及害虫，应该利用毒性较低、效果较好的化学药剂，同时在处理中应该引起重视，防止二次损害纸质档案。

2.2利用合理的保存方法

要想确保档案信息安全，增加纸质档案寿命，需要采取合理的保存方法。很多因素均会影响纸质档案安全，因此，需要采取合理的措施。首先，纸张酸性会影响保存时间，对此，需要选择酸性较低的纸张材料，保证稳定性与耐久性，从而抵抗自然过程，让纸质档案信息长期可读。在挑选纸张的过程中，人员需要依据标准落实，保证纸张酸性指标与保存要求相适应。

纸质档案保存中会受到周围环境中有害化学物质影响，部分元素和纸张形成化学反应，使得纸质档案质量影响，无法保证完整性。对此，需要采取隔离措施，可以在存储地方构建空气净化系统，将空气中的各种有害物质进行过滤处理，创设良好的储存环境；还可以利用密封性较强的包装，或是储容器，通过和外界环境隔绝的方式，保护纸质档案。

2.3提升管理效果

为了促进工作有序开展，需要具备健全的管理制度，为工作实践提供依据和约束。在制度建设中，需要围绕各项档案工作制定流程规范，提升管理人员行为的规范性，防止产生没有必要的风险，为纸质档案安全存储及合理应用奠定基础。

在工作实践中，需要构建及落实责任机制。清楚划分工作责任，将其落实到部门及人员身上，保证相关人员明确自己的工作内容、权限及责任，促进工作有序开展。其可以及时找出工作中的问题，有目的性的采取措施，提升管理质效，减少工作成本。

作为管理工作的落实主体，档案管理人员的业务能力，关系到工作效率及效果，因此，需要强化人员培训，持续提升其综合素质。可以定期组织人员进行培训，让人员及时学习最新的知识、技能、理念。也可以邀请专家学者开展讲座，丰富管理人员的知识储备，拓展其视野。构建考核制度，定期考核评价管理人员的业务能力及绩效，持续提升其专业能力及管理能力。基于落实好这些工作，能够建立一支优秀的工作队伍，为纸质档案管理工作高效开展提供人才保障。

2.4重视防火和安全防范

纸质档案一般存储在档案室中，因此，应该提升档案室的防火能力。这就需要从根本上着手，选择防火性较强的建材，保证档案室防火等级符合要求，为档案安全奠定基础。还要科学的规划布局，保证疏散通道的畅通性，便于发生紧急情况后能够及时的疏散人员，减少火灾带来的影响。除此之外，应该在档案室中配备相关的消防器材，并且安排专门的人员定期检查其状态，若是发现问题，需要第一时间维护和处理，以免影响灭火工作的开展。管理人员应该重视档案室用电管理工作，制定电器设备使用规范，让相关人员依据要求用电，以免产生火灾问题。除了要采取防护措施之外，还要安装安全防护设备，在档案室重要区域、出入口地方需要安装监控摄像头，持续监测及记录进出人员情况，便于产生安全问题后，能够及时的定位。还要设置物理隔离设备，对档案室实施封闭管理，通过授权的人员才能进入档案室，保证档案完整性及机密性。可以将安防设备和报警系统进行结合，若是检测出问题，可以自动化的进行报警，通知有关人员采取应对措施，有效地保护纸质档案。

除了要强化防火及安全防范之外，还要构建健全的应急响应制度，制定具体、科学的应急预案，清楚规定火灾和其他安全事件的处理程序，清楚地划分责任。要想提升相关人员的应急处理能力，需要定期组织人员实施应急演练活动，并且积极地和有关部门交流，便于发生紧急情况后可以第一时间得到外部支援，尽量减少事件带来的影响。

结语：

综上所述，纸质档案是历史及文化的重要载体，但是在管理中存在一些信息安全风险，因此，应该分析及明确安全风险，有目的性的采取措施进行改善和解决，优化纸质档案管理效果，保证纸质档案能够得到长期保存及合理应用。

参考文献：

[1]黄露茜. 纸质档案的安全管理与风险评估 [J]. 造纸信息， 2025， （01）： 86-87.

[2]程武萍. 纸质档案管理中的信息安全风险及其防范措施分析 [J]. 造纸信息， 2024， （12）： 113-115.

[3]李丽. 纸质档案安全管理体系的构建与实践 [J]. 华东纸业， 2024， 54 （10）： 61-63+66.