新医改背景下医院后勤档案的精细化分类编码体系构建

引言

随着新医改向高质量、精细化推进，医院后勤保障的物资供应、设备运维等核心模块需标准化、智能化升级 [1 。后勤档案是服务全流程记录与决策依据，其管理效能影响政策落地与资源配置 [2]。但当前后勤档案存在分类维度模糊、编码混乱、跨部门检索难等问题，传统存储模式适配不了动态业务场景，导致数据价值挖掘不足、管理成本高。在此背景下，构建适配新医改的精细化分类编码体系至关重要。本文旨在推动档案管理从被动记录转向主动赋能，为提升医院后勤服务质量与运营决策科学性提供支撑。

一、构建医院后勤档案精细化分类编码体系的重要性

（一）实现档案快定位、易检索、少冗余

精细化分类编码体系通过明确医疗设备档案、办公设备档案等类别边界，结合唯一性编码标识，可有效消除传统管理中同一设备多部门重复归档及名称相似档案混淆等问题 [3]。某三甲医院实施后，档案检索时间从平均 15 分钟缩短至 3 分钟内，紧急设备报修时能快速调取历史维修记录，包含故障原因、更换部件型号、工程师资质，响应效率提升 400% 。同时编码规则中的冗余校验位设计可自动识别重复录入，使档案冗余率降低 62% ，显著优化管理资源配置。

（二）为后勤资源调配与成本控制提供数据基础

通过将设备使用年限、维护频率、能量消耗数据以及其他多个方面的数据进行集成，该分级和代码系统可以生成一个能够进行定量和定性分析的存档数据库。通过对某医院空调设备代码相关性分析，发现 8 年以上的空调设备维护费用比新设备高出 3.2 倍，从而采取分分批次更新计划，降低 18% 的年能源消耗；采用物资进销存分类与进销存周转率相结合的方法，对高值耗材的库存量进行了优化，减少 25% 的资金占用，为实现降本增效的新医疗改目标提供了有力支持 [4]。

（三）确保关键档案完整性与可审计性

对于医改革中重点监管环节，采用“单独类别 + 可追踪代码”设计，实现了合规记录的全面保存和快捷查询。以“FW-QY- 年 - 序列号”形式对《医疗废物转移联单》、《暂存点消毒记录》等 12 项重要信息进行分类、单独存放；放射设备防护档案包括设备检验报告和人员培训记录，以及其他必须存档的项目，并标明 FH 的特殊前缀[5]。医院在接受卫生行政部门视察时，利用代码索引在 30min内查询到最近 3 年的放射防护记录，较传统人工查找效率提升 10 倍，有效规避因档案不全导致的合规风险。

二、新医改对医院后勤档案管理的影响

（一）后勤管理职能从保障支持向战略协同升级

《“健康中国 2030”规划纲要》明确提出推进医疗卫生事业高质量发展的方针，以运营效率和绿色低碳发展为《公立医院高质量发展评价指标》的核心维度，这一目标的确立，将促使我国医院后勤管理由过去被动保障转变为积极参与、战略运作，从而为我国医疗卫生事业的可持续发展奠定坚实的基础。在节能方面医院需要对水电、燃气的消耗进行智能监控，并制定相应的节能计划；在智能化运营中医疗器械、电梯等设备需要借助物联网技术实现预防性维修。这就对后勤档案工作提出了更高要求，如一是档案内容必须涵盖整个后勤运作过程，包括设备采购、合同签订、设备安装调试、运行维护、材料报废等，任何环节的缺失都会影响决策的准确性；另一方面由于跨部门协同场景增多，后勤与临床联动保障设备运行、与财务协同成本核算，因此需要文档具有较高相关性，能够清晰呈现协作轨迹，从而能够进行操作分析和责任追踪，这就传统碎片化管理模式已无法适配。

（二）后勤服务精细化倒逼档案分类精准化

新医改将医院后勤服务拓展到更多细分领域，从传统保洁、安保，拓展到耗材溯源、设备全生命周期管理和智能化病区建设，产生大量专项档案。医用耗材采购、入库、使用和召回的全过程均需建立相应记录，记录内容包括供应商资格证明、产品注册证和批次检验报告，并按照《医疗机构医用耗材管理办法》要求建立相应记录。设备档案应包括选型论证，招标采购、维护保养、报废鉴定等；维修记录应包括故障现象，维修部位等重要信息；院区智能化建设项目档案主要由智能化系统建设方案、建设图纸、验收报告等组成。传统的大类别粗分模式包括对物资档案和设备档案进行分类，无法满足对特殊档案的准确查找要求。当需要从海量档案中搜寻外科器械历史维修纪录时，需要花费大量时间和精力，且会因为搜寻时间延误而降低治疗效能，因此，档案分类精准化成为后勤服务精细化的必然要求。

（三）数字化工具应用对编码标准化提出新挑战

随着我国医改革的不断深入，电子病历系统、后勤管理平台的广泛应用，使得后勤档案管理由传统纸制管理向数字化、智能化管理转变，档案管理中的条码规范化的需求日益突出。数字化场景中需要将档案代码与各业务系统数据进行链接，通过物联网对设备进行监测，将监测到的设备状态信息与档案代码进行对应，形成故障报警 - 查阅档案 - 制定维护计划的闭环流程。材料供应链管理系统中消耗品入库和出入库需要与文件编号相对应，以便进行正确的溯源。然而，以往的档案编号是以人工方式或科室定制方式进行无标化编号，对某器械，器械科的编号是“YL-2023-001”，而科室编号则是“胸外 -01”等。因此，这种编码混乱导致不同系统数据无法互通造成信息孤岛，从而影响了数字产品的使用。

三、医院后勤档案精细化分类编码体系的构建策略

（四）合规性要求推动档案完整性与可追溯性强化随着《医疗卫生机构信息公开管理办法》的出台，以及《医疗纠纷预防和处理条例》的出台，医疗纠纷处置需要完整的医疗记录，后勤档案的完整性和可追溯性也被列为强制性规定，医疗合规监管在新医保背景下更加严格。后勤文件是企业重要的合规凭证，涉及的范围很广：基本建设工程文件需要长期留存备查；消毒管理记录是医院卫生安全的重要基础，在医院感染事故中需要迅速查询和追踪；危险化学品包括采购台账，储存台账，废弃处置台账等的建立与工作人员的健康、安全密切相关。若档案分类不清、信息缺失，消毒记录缺少消毒日期、消毒人员等信息，不利于信息披露和争议解决，还会导致被监管部门查处增加了合规风险，因此，加强档案完整性和可追溯性就显得尤为重要。

（一）分类维度设计：基于后勤业务全流程的多级分类逻辑

构建三级分类框架，应包含“大、中、小”三个层次，覆盖业务全流程，立足于后勤的核心职能为基础，兼顾共性和个性化需求。第一类是与后勤保障核心业务领域紧密联系，包括基础设施、医疗器械、物资供应、安全保障和服务保障等五类，在宏观上明确各类职责，基础设施包括院区建筑、管线和电梯等固定设备档案，服务保障包括保洁服务、餐饮服务、绿化服务的档案。第二类根据业务场景进行细分，在医疗设备类为例，第二类被划分为诊断装置、治疗装置和辅助装置三个子分类，分别对应 CT 机、手术器械、病床等不同功能的设备档案，实现从类别到场景的精准过渡。第三类与特定监管对象直接关联，将 CT、B 超、心电图机等分类为诊断设备，并在此基础上细分，针对不同医疗机构，可以增加相应子分类，将肿瘤专科医院的治疗器械细分为放射治疗器械子类，将儿童专科医院的儿童监护器械细分为辅助器械子类。这样分层逻辑不仅保证档案的系统性，同时也适应了各医院之间的业务差别，为精确查询和管理档案打下良好的基础。

（二）编码规则制定：唯一性、扩展性与兼容性的平衡

以“识别唯一、扩展灵活、系统兼容”为编码准则，将文字与数值复合编码方式引入到系统中，构成完整花、有组织的编码体系。具体编码形式为 YLSB-01-001 形式，前面YL 表示医疗设备类的拼音缩写，后面的SB 表示设备本体档案，以文字结合表示文件的类别属性；中间部分 01 是与诊断设备分别对应 CT 机、手术器械、病床等不同功能的设备档案，实现从类别到场景的精准过渡。这样中段对应第一个类别序列号，保证代码与类别结构的精确联系；后一部分 001 是用于特定装置序列编号，以达到对单个装置的惟一识别。同时，在代码结尾处设置延伸区，为后续业务变更留出延伸余地，若临时档案用X 表示，特别档案用T 表示。同时，要注意与医院已有信息系统的兼容，参照 HIS、LIS 中设备标识和物资编码格式，若 HIS 中设备标识和物资编码为 SD，后勤编码中也可以采用 SD 作为设备标识和物资编码的前缀，但要添加相应类别和序列号信息，这样就避免造成编码体系的重叠，保证后勤编码与已有信息系统的数据衔接，达到系统间的信息共享。动态维护机制： 适应业备变化的持续优化等略

付续儿化建立定期审查合并突发事件的双轨更新流程，保证后勤服务动态适应。方面制定年度评审制度，由后勤部组织，会同信息科和临床科室等有关部门，根据后勤工作年度变化，及时进行分类体系的修改，在增设智能停车场时，将智能停车场中类和相应子类添加到基本设施类中，并同时进行编码规则的更新；节能锅炉改造在基本设施 - 能量装备子类别中，增加节能锅炉子类别，相应代码的中间序列号相应进行调整。另一方面，以事件驱动的方式，在发现新文件类别情况下，立即启动跨部门研讨会，由后勤部门、信息科、临床使用科室共同评估新型档案的属性，判定属于的类别，并迅速完善分类标准，将人工智能操作维护日志分类到“医疗器械类 - 附属器械 - 操作维护记录”小类中，并将分类标准设置成“YLSB-03-001- 后勤 AI”。同时，在电子文件系统中，在每次升级后，需对分类标识和代码库进行同步调整，确保线上档案分类与线下业务实际一致，避免因业务变化导致档案管理脱节。

（四）信息化工具支撑：分类编码与档案管理系统的深度融合

在原有医院后勤管理平台基础上，进一步融合办公自动化（OA）、企业资源计划（ERP）等信息系统，开发功能完善的后勤管理辅助工具，实现病案信息与各类后勤管理信息的高效关联整合。具体功能及应用如下：首先，具备关键字自动匹配与分类建议能力。使用者输入文件关键字后，系统依据预设类别规则及代码数据库，自动推荐分类路径与编码。如针对后勤 MRI 后勤机维修文件，可匹配后勤“医疗设备类后勤 - 后勤诊断设备后勤 - 后勤 MRI 后勤机后勤 - 后勤维修文件”后勤路径及对应编码，大幅降低人工分类误差，节省时间成本。其次，搭载实时代码校验模块。使用者手动录入编码时，系统即时校验格式规范性与编码唯一性，若出现后勤“格式错误”“编码重复”后勤等问题，立即弹出纠正提示。例如录入后勤“YLSB—01—001”后勤时，系统提示该编码已匹配后勤 CT 后勤机体文件，建议修改为后勤“YLSB—01—002”，保障编码准确唯一。最后，依托分类编码与文档的强关联性，构建多维度查询模块。用户通过后勤“分类筛选后勤 + 后勤编码查询后勤 + 后勤时间后勤 / 后勤负责人筛选后勤 / 后勤查询”后勤等组合方式，可快速定位目标文档。如临床科室需调取后勤 2024 后勤年后勤 3后勤月某批次口罩入库信息，输入后勤“供给类别后勤 - 后勤医疗消耗品后勤 -后勤口罩后勤 + 后勤 2024 后勤年后勤 3 后勤月后勤 + 后勤仓库管理员王某”，10 后勤秒内即可完成检索，显著提升查询效率。

（五）人员培训与协同：确保体系落地的组织保障

分类编码制度的实施需要通过人才培养和部门间协调配合，通过能力建设和明确职责来推进工作的全面开展。一方面，按层次进行培训，对后勤管理者进行系统总体思路和管理要求的培训，以便能够全面、协调系统的实施；制定《分类编码操作手册》，开展案例模拟训练，加强对档案人员的实践训练，提高档案人员的分类编码水平；重点对临床科室联系人员进行档案归档前期分级职责培训，要求在领用器械时，检查器械科标记原始代码的正确性，在递交材料领用申请时，要帮助仓库管理员标记材料批号。另外，还对各个科室归类工作进行分工，分别由器械科负责器械档案的初编和资料输入工作，由物资管理员进行物料的批号标识和归类工作，由安保部进行事故资料初编工作，以保证资料在生成之初就具有标准化的归类特征。同时，以信息科、临床科室、财务科等部门参与，及时解决分类争议、系统使用故障等问题，通过全员协同打破部门壁垒，确保分类编码体系高效执行。

总而言之，新医改背景下医院后勤档案精细化分类编码体系，通过三级分类逻辑明确业务边界、复合编码规则保障唯一性与兼容性、动态维护机制适配业务变革，并依托信息化工具实现智能管理，可推动档案向精准赋能跨越，为后勤资源调配、成本控制与合规保障提供数据支撑。

参考文献

[1] 潘峰 . 提高医院档案利用效率的方法与途径探索 [J]. 兰台内外 ， 2025， （21）：69- 71.

[2]李林栋. 智慧医院建设背景下医院档案管理的探索与实践 [J]. 黑龙江档案，2024， （06）： 109- 111.

[3] 郭海云. 基于监控量测的软弱围岩隧道施工安全步距分析 [J]. 勘察科学技术 ， 2024， （05）： 41- 44+50.

[4] 耿玲 . 新医改背景下加强医院档案管理的策略 [J]. 兰台内外 ， 2024， （31）：48- 50.

[5] 王素贤 ， 许惠勇 . 医院病案首页中主要诊断编码错误的原因及其对策分析[J]. 中国卫生标准管理 ， 2023， 14 （02）： 15- 19.