事业单位档案管理中的安全风险与防范措施探讨

引言：档案是事业单位历史沿革、业务活动、决策支持的重要记录载体，档案信息安全直接关系到单位的正常运行和长远发展。随着现代信息技术的广泛应用，事业单位档案信息化建设取得了显著成效，但也面临着前所未有的信息安全挑战。因此，加强事业单位档案信息安全风险防控，对于保障档案信息的真实性、

完整性和可用性，促进事业单位的全面发展具有十分重要的意义。

一、当前事业单位档案管理存在的典型安全问题

（一）物理安全管理漏洞

事业单位档案管理的物理环境存在不少安全隐患，有些单位的档案库房选址不太合理，靠近潮湿区域或者消防通道不顺畅，这就增加了档案受潮以及发生火灾的风险。库房的门窗防盗性能欠佳，监控设备覆盖范围不全面，给档案实体安全造成了隐患，而且温湿度控制设备老化或者维护没有及时跟上，使得档案纸张脆化、字迹褪变等问题慢慢显现出来。

（二）信息化管理风险突出

随着档案数字化进程不断加速，信息系统安全方面的问题变得日益明显地呈现出来，部分单位所使用的档案管理软件版本较为陈旧，缺少必要的安全补丁，如此一来便容易遭受病毒或者黑客的攻击，数据库权限设置处于混乱状态，存在并非经过授权的人员可随意访问敏感档案的情形。

（三）人员操作隐患频发

档案管理人员专业素养欠缺乃是引发操作风险的主要缘由，部分工作人员对于档案分类标准的掌握不够精准，致使归档出现差错或者关键文件有所遗漏，在数字化加工这一环节当中，存在随意对扫描参数进行调整、不依照规定对文件命名等不规范操作，对电子档案后续的利用造成影响。

（四）制度执行流于形式

尽管多数单位已然构建起档案管理制度，然而实际执行所达成的效果却不尽如人意，安全责任制大多时候仅停留在文件范畴，具体岗位的职责划分并非足够明晰，一旦出现问题便难以实施责任追究，定期安全检查制度的执行情况并不理想，检查记录中存在补签、代签等弄虚作假的情形。

二、针对性防范措施与实践路径

（一）强化物理安全防护体系

档案库房的选址与建设应当严格遵循专业标准，优先选择干燥通风、远离水源且便于管理的区域。库房内部需配备防火、防水、防潮设施，定期检查电路安全与消防器材的有效性，确保应急设备始终处于可用状态。针对实体档案的存放，应采用符合国家标准的防磁、防锈档案装具，并对老旧柜体进行逐步更换。同时，完善库房出入管理制度，通过门禁系统与监控设备的合理布局，实现24 小时动态监管，杜绝无关人员随意进出。对于珍贵档案，可设置特藏室单独保管，并配备恒温恒湿控制系统，最大限度延长档案寿命。

（二）构建信息化安全屏障

档案管理系统的升级维护需要成为常态化的工作内容，要及时安装安全补丁，封闭系统漏洞，对于数据库访问权限要实施分级管理，保证敏感数据只有经过授权的人员才能操作，并且要开启操作日志功能。实现全程留痕以便可追溯，电子档案的存储要采用本地服务器与云端备份双轨并行的模式，关键数据应当实现异质异地备份，防止因单点故障造成数据丢失。在数据传输环节，要推广使用加密通道与数字签名技术，严禁凭借普通通讯工具传递涉密档案，另外要定期开展信息系统安全评估，模拟网络攻击场景，提前发现潜在风险点并进行修复。

（三）提升人员安全管理能力

构建面向全体员工的分级培训机制，新入职人员只有顺利依靠档案管理规范以及安全操作考核后才可上岗，对于数字化加工、档案修复等专业技术岗位，要定期开展技能复训工作，以此保证操作流程符合标准要求，借助案例教学的形式强化安全警示教育，着重分析档案丢失、信息泄露等典型事故，提高工作人员的风险防范意识。实行师徒制培养模式，让经验丰富的老员工带领新人熟悉业务细节，降低操作失误的发生几率，另外把安全管理纳入绩效考核体系之中，对发现重大隐患或者提出有效改进方案的员工给予奖励，形成正向激励效果。

（四）完善制度执行保障机制

制度设计需要突出有可操作性这一要点，要把那些较为笼统的安全要求转化成为具体岗位的工作清单，清晰明确档案收集、整理、保管以及利用各个环节的责任边界，建立交叉检查制度，安排不同部门轮流去开展安全巡查工作，以此避免自查仅仅只是流于形式。档案借阅实行双人审批制度，关键档案要经过分管领导签字确认，并且配套电子审批流程实现全程留痕，每年最少开展两次应急演练，模拟档案被盗、火灾等这类突发事件，检验预案的实用性以及人员的响应速度。上级主管部门可将档案安全管理纳入审计范围，借助突击检查、调阅监控录像等方式，促使制度执行可落地，对于连续出现违规行为的单位实施问责约谈。

结语

随着数字化转型的推进，档案管理工作将面临更多未知挑战。事业单位应当建立安全风险动态评估机制，定期审视既有防护措施的有效性，及时调整完善安全管理策略。档案管理人员需要保持开放学习的心态，主动适应新技术环境下档案管理模式的变革，在确保安全的前提下不断提升档案服务效能。只有将安全理念贯穿于档案管理全流程，才能真正实现档案价值的最大化，为事业单位的高质量发展提供坚实的信息支撑。

参考文献：

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