互联网+ 时代工会档案管理工作的创新探索

引言：随着信息技术的飞速发展, 互联网日益深入人心, 成为社会发展的重要驱动力量。作为联系职工群众的桥梁和纽带,工会组织必须顺应时代发展潮流,积极运用互联网技术 , 推动工会工作与时俱进、创新发展。而工会档案作为记录工会历史、传承工运精神的重要载体 , 在互联网 + 时代同样面临诸多新情况、新问题。创新发展工会档案管理 , 充分发挥档案的凭证、记忆、服务等功能对于提升工会工作水平、维护职工合法权益、促进企业健康发展具有十分重要的意义。

一、互联网 + 时代给工会档案管理工作带来的挑战

互联网时代的到来给各行各业带来了巨大的冲击 , 工会档案管理工作同样面临诸多挑战。首先 , 传统的工会档案管理观念已难以适应互联网 + 的新形势。在数字化、网络化的大背景下 , 工会档案不再局限于纸质材料的收集和保存 ,海量的电子文档、数字资源亟需纳入管理范畴。工会亟需转变思路 , 建立起适应互联网时代特点的档案管理新理念 , 加快推进档案管理的信息化、智能化进程。其次 , 网络安全问题对工会档案管理提出了更高要求。工会档案涉及职工个人隐私、企业商业机密等敏感信息 , 在互联网环境下 , 黑客攻击、数据泄露等风险大大增加。工会必须高度重视档案的网络安全保护 , 从制度、技术、人员等方面强化安全管理, 严密防范各类风险, 切实保障档案信息安全。

二、互联网+ 背景下创新工会档案管理工作的策略

( 一) 转变思想观念, 树立大档案、开放共享理念

当前 , 工会档案管理工作要适应互联网 + 时代的新趋势 , 必须从根本上转变传统的管理理念。一方面 , 要树立“大档案”观 , 突破文书档案的狭隘视野将文书、图片、音视频等各类工会工作资料全面纳入档案管理范畴。作为基层工会干部 , 在职工教育、权益维护、先进评选等各项工作中产生的文件材料 ,都应有意识地进行档案化收集和整理。另一方面 , 要树立开放共享理念 , 主动运用网络平台、移动终端等新媒体手段 , 多渠道、多形式地展示和传播工会档案资源[1]。例如 , 可以利用“互联网 + 档案”平台 , 分级分类建立企业职工教育培训、劳动技能竞赛、模范先进事迹等专题档案库 , 让广大职工随时随地便捷获取, 充分发挥工会档案服务企业生产、服务职工群众的功能作用。

( 二) 加强档案信息化基础设施建设, 为创新奠定基础

工会档案管理的创新发展, 必须有雄厚的信息化基础设施作支撑。首先, 要加大资金投入 , 改善档案存储环境 , 配备现代化的计算机、扫描仪、存储设备等硬件设施 , 为档案数字化采集、存储、备份提供必要的物质条件。其次 , 要加快工会档案业务系统研发 , 形成集档案收集、整理、编目、检索、利用、统计于一体的一站式综合管理平台。作为工会干部 , 要积极参与档案信息系统的规划设计 , 提出符合基层工会工作实际的功能需求和建议。同时 , 要重视工会财务档案信息化 , 将会费收支、经费使用等财务数据与业务数据有机整合 , 纳入统一管理。再次 , 要运用大数据技术 , 推动工会档案数据的深度整合和关联分析, 为企业决策、工会工作提供精准化、智能化的信息支持。

( 三) 创新工会档案管理方式方法, 提升管理效能

互联网时代 , 工会档案管理要充分利用新技术、新工具 , 创新管理模式 , 全面提升管理效率和水平。一是要创新档案收集方式 , 打破时空限制 , 利用微信、APP 等移动平台 , 随时随地收集文字、图片、音视频等多媒体档案资料。如在重大活动、会议现场 , 可使用手机实时录制、上传照片视频等资料 , 并自动归类到相关档案专题中。二是要创新档案整理方式 , 引入语义识别、知识挖掘等人工智能技术 , 实现对非结构化工会档案的自动提取、智能分类、关联 , 减少人工操作环节 [2]。三是要创新档案利用方式 , 借助大数据分析、可视化等技术 ,多维度、动态化地呈现工会档案资源 , 为企业管理、工会决策提供直观、可感知的信息支持。对于广大工会干部来说 , 更要善于运用互联网思维 , 在职工权益维护、职工文体活动组织等过程中 , 借助信息化手段收集整理相关档案 , 并及时录入数字档案管理系统, 用科学高效的管理方式, 切实提高档案管理实效。

( 四) 加强档案安全管理, 防范网络安全风险

在大力推进工会档案管理信息化、网络化的同时 , 必须高度重视档案信息安全保障 , 切实加强风险防控。一要健全安全管理制度 , 明确安全责任 , 将档案安全纳入工会综合管理体系 , 形成 " 党组织统一领导、工会牵头抓总、部门各负其责、人人参与 " 的安全管理格局。二要严格档案收集审核 , 防止涉密、敏感信息进入档案系统。对拟归档的文件资料 , 要从政治性、保密性等关键方面进行严格审查把关 , 坚决杜绝国家秘密、商业机密等进入互联网。三要做好档案信息系统安全防护 , 采用身份认证、访问控制、数据加密等技术 , 防范黑客攻击、信息泄露。同时 , 要建立异地灾备系统 , 定期开展档案数据备份 , 确保系统故障、灾难事件等突发情况下档案数据安全。此外 , 还要重视档案安全教育培训 , 不断增强工会干部的网络安全意识。作为基层工会 , 在日常档案管理中要严格执行安全保密要求 , 规范开展档案借阅利用 , 防止数据非法外泄 , 确保档案安全万无一失。

三、结语

综上所述 , 互联网 + 时代对工会档案管理工作提出了新的更高要求 , 既是挑战也是机遇。工会组织要立足新时代、新形势 , 以创新的理念、科学的方法 ,推动档案管理与互联网技术深度融合, 不断提升管理的制度化、规范化、信息化、专业化水平。在加强信息化基础设施建设的同时 , 要注重强化安全保障 , 提高风险防范能力。要善于运用大数据、人工智能等先进技术 , 挖掘工会档案的潜在价值, 创新管理模式和利用方式。

参考文献：

[1] 张君锋 .“互联网 + ”时代工会档案管理工作的创新探索 [J]. 传媒论坛 ,2020,3(23):119-119+121.

[2] 王鹏瑞 . 基于“互联网 + ”时代的档案管理工作创新策略 [J]. 办公室业务 ,2024,(12):78-80.

作者简介：石昱（1987.10——），女，汉族，劳动经济学硕士研究方向：工会组织建设、会员服务管理、档案信息化研究。