档案数字化标准化建设的关键要点与实施策略

一、引言

在信息时代，档案数字化是实现档案资源高效利用和长期保存的必然选择。标准化建设作为档案数字化的重要保障，能够确保档案数字化工作的规范性、一致性和兼容性，提高档案数字化的质量和效率，促进档案信息资源的共享与整合。然而，当前档案数字化标准化建设仍面临诸多挑战，如标准体系不完善、技术应用不规范、数据管理不统一、安全保障存在隐患等。因此，深入研究档案数字化标准化建设的关键要点与实施策略具有重要的现实意义。

二、档案数字化标准化建设的重要性

2.1 确保档案数字化质量

标准化建设明确了档案数字化的各项技术指标和操作规范，如扫描分辨率、图像格式、数据著录规则等，能够有效避免因操作不当或标准不统一导致的数字化质量问题，确保数字化后的档案信息准确、完整、清晰，便于长期保存和利用。

2.2 提高档案数字化效率

统一的标准和规范为档案数字化工作提供了明确的流程和方法，使工作人员能够按照标准化的操作流程进行工作，减少重复劳动和错误率，提高工作效率。同时，标准化建设有助于实现档案数字化工作的自动化和信息化，进一步提升工作效率。

2.3 促进档案信息资源共享

标准化建设使得不同地区、不同部门的档案数字化成果具有一致性和兼容性，便于档案信息资源在更大范围内的共享与整合。通过建立统一的档案信息资源共享平台，用户可以更加便捷地获取所需的档案信息，实现档案信息资源的价值最大化。

2.4 保障档案信息安全

标准化建设在档案数字化过程中制定了严格的安全管理规范，包括数据加密、访问权限控制、备份与恢复等措施，能够有效保障档案信息的安全性和保密性，防止档案信息在数字化过程中被泄露、篡改或丢失。

三、档案数字化标准化建设的关键要点

3.1 构建完善的标准体系

档案数字化标准体系应涵盖国家、行业和地方等多个层面的标准，包括数字化技术标准、数据格式标准、元数据标准、著录规则标准、安全管理标准等。国家层面应制定统一的基础性标准，为行业和地方标准的制定提供指导；行业层面应根据本行业的特点和需求，制定针对性的标准；地方层面应结合本地区的实际情况，制定符合地方特色的补充标准。同时，要加强标准之间的协调与衔接，避免标准之间的冲突和矛盾。

例如，在数字化技术标准方面，国家标准《纸质档案数字化规范》（DA/T31 - 2017 修订版）明确了扫描分辨率（ ⩾300dpi ）、图像格式（TIFF/PDF/A）等技术指标；行业标准《电影胶片档案数字化规范》（DA/T100 - 2024）针对胶片特性，提出色彩还原度（ ΔE⩽5 ）、数字母版存储（LTO 磁带 + 云端双备份）等专项要求。

3.2 规范技术应用

在档案数字化过程中，要严格按照标准规范选择和应用数字化技术。扫描设备的选择应根据档案的类型、材质和保存状况等因素进行合理配置，确保扫描质量；图像处理技术应符合相关标准要求，如图像的纠偏、去污、裁剪等操作要保证图像的完整性和清晰度；OCR 文字识别技术要提高识别准确率，确保数字化后的文本信息准确无误。

比如，对于破损档案，在扫描前需进行预修复（如压平褶皱、修补撕裂），采用多光谱扫描技术还原污损文字，确保图像清晰度误差率 ⩽0.5% ；在建立目录数据库时需遵循《档案著录规则》（DA/T18），确保每条记录包含“档号、题名、责任者、时间”等核心字段，并通过哈希算法实现图像与元数据的双向校验。

3.3 加强数据管理

数据管理是档案数字化标准化建设的核心环节。要建立统一的数据管理规范，包括数据的采集、存储、整理、更新和维护等方面。数据采集要确保数据的真实性、准确性和完整性；数据存储要选择合适的存储介质和存储方式，保证数据的长期安全保存；数据整理要按照标准规范对数据进行分类、编目和著录，提高数据的可用性；数据更新和维护要及时对数据进行修正和补充，确保数据的时效性。

依据《档案数字资源备份实施规范》，采用“3 - 2 - 1”备份原则（3 份副本、2 种介质、1 份异地存储），并定期进行格式迁移（如每 5 年转换一次存储格式），以保证数据的长期可用性。

3.4 强化安全保障

档案数字化过程中的安全保障至关重要。要建立健全安全管理制度，加强对档案信息的安全保护。在技术层面，采用数据加密、访问权限控制、防火墙、入侵检测等安全技术手段，防止档案信息被非法获取、篡改或破坏；在管理层面，加强对工作人员的安全培训和管理，提高安全意识，规范操作流程，确保档案数字化工作的安全进行。

涉密档案需遵循《档案数字化外包安全管理规范》，外包企业须具备国家秘密载体印制资质，加工场地需部署视频监控与门禁系统，数据流转全程加密；

操作人员需通过档案业务、信息安全双认证，并定期参与标准化流程演练（如模拟火灾应急响应 ） 。

四、档案数字化标准化建设的实施策略

4.1 加强组织领导与统筹规划

档案数字化标准化建设是一项系统工程，需要加强组织领导与统筹规划。成立专门的档案数字化工作领导小组，负责制定档案数字化标准化建设的总体目标和规划，协调解决建设过程中遇到的重大问题。同时，要明确各部门的职责和分工，加强部门之间的协作与配合，形成工作合力。

辽宁省档案馆在推进数字档案馆建设过程中，成立了专门的领导小组，统筹谋划，加强系统研发，组织研发了多个业务子系统，建立了档案数字资源总库和特色专题数据库，为数字档案馆建设提供了有力的组织保障。

4.2 开展标准化培训与宣传

为提高档案工作人员对标准化建设的认识和理解，确保标准化规范的有效实施，要开展标准化培训与宣传工作。定期组织档案工作人员参加标准化培训，学习档案数字化的相关标准和规范，掌握数字化技术和操作技能。同时，通过多种渠道加强对档案数字化标准化建设的宣传，提高社会各界对档案数字化工作的关注和支持。

4.3 建立质量控制与评估机制

建立完善的质量控制与评估机制是确保档案数字化标准化建设质量的重要手段。在档案数字化过程中，要加强对各个环节的质量控制，建立三级质检体系，即操作人员自查、小组交叉互查、专职质检员抽查，对图像清晰度、数据准确性、目录完整性等进行全方位检查，发现问题及时返工修正。同时，要定期对档案数字化工作进行评估，根据评估结果及时调整和改进工作方案，不断提高档案数字化工作的质量和水平。

五、结论

档案数字化标准化建设是实现档案管理现代化的重要举措，对于提高档案数字化质量和效率、促进档案信息资源共享、保障档案信息安全具有重要意义。通过构建完善的标准体系、规范技术应用、加强数据管理和强化安全保障等关键要点，采取加强组织领导与统筹规划、开展标准化培训与宣传、建立质量控制与评估机制、推动技术创新与应用、加强合作与交流等实施策略，可以有效推进档案数字化标准化建设，为档案事业的发展注入新的活力。在未来的发展中，随着信息技术的不断进步，档案数字化标准化建设还需要不断适应新的形势和需求，持续完善和创新，以更好地服务于社会经济发展。

参考文献

[1] 冯惠玲 . 档案学概论 [M]. 北京 ： 中国人民大学出版社 ， 2006.

[2] 安小米 ， 等 . 数字档案馆建设 [M]. 北京 ： 中国人民大学出版社 ， 2010.

[3] 王英玮 . 电子文件管理 [M]. 北京 ： 中国人民大学出版社 ， 2009.