浅谈高校档案管理工作中的精细化管理

摘要：随着高等教育事业的快速发展，高校档案管理面临数据量激增、服务需求多元化、信息化转型等多重挑战。传统粗放式管理模式已难以满足现代化档案管理的需求。本文从精细化管理的理论内涵出发，结合高校档案工作的特点，探讨精细化管理的实施路径，提出通过制度优化、流程再造等策略，实现档案管理效率与服务质量的全面提升，为高校档案工作高质量发展提供参考。

关键词：高效；档案管理；工作；精细化

引言：高校档案作为记录学校历史、教学科研、行政管理的重要载体，其管理质量直接影响高校治理效能与文化传承。当前高校档案管理普遍存在分类标准模糊、检索效率低、数字化滞后、服务模式单一等问题。精细化管理通过标准化、流程化、数据化手段，能够有效解决传统档案管理的痛点，助力高校档案工作向专业化、智能化转型[1]。

一、精细化管理的内涵与必要性分析

（一）精细化管理的理论内核

精细化管理理论的形成经历了管理学史的长期积淀。其思想源头可追溯至20世纪初弗雷德里克·泰勒提出的科学管理理论，该理论突破传统经验管理模式，首次将工业生产中的动作分解、工时测算等量化方法引入管理领域，奠定了标准化管理的基石。20世纪50年代，戴明的全面质量管理（TQM）理论进一步提出"零缺陷"管理目标，强调通过数据统计实现过程控制，使精细化管理从单一效率导向转向质量与效能并重的多维体系[2]。

（二）高校档案管理引入精细化管理的必要性

1数据治理复杂化的客观要求

高等教育普及化背景下，高校年均产生的档案数据量呈现指数级增长态势。以某"双一流"高校为例，其年度归档的教学档案已超过15万卷，科研项目档案年均增长21%，学生电子档案存储空间需求每三年翻一番。传统粗放式管理模式在数据分类、存储、检索等环节暴露出显著缺陷：纸质档案占库房面积超过60%的高校中，38%存在错架率高于5%的问题；采用简单关键词检索的系统，查准率不足47%。精细化管理通过建立多维分类编码体系（如采用《中国档案分类法》教育专业表结合本校特色的三级扩展编码），实施档案元数据标准化著录，可有效提升数据治理效能。

2服务范式转型的内在驱动

数字化转型正在重构高校档案服务的价值逻辑。师生群体对档案服务的需求已从被动查询向主动获取转变，2023年高校用户调研显示：87%的教职工要求实现跨校区远程查档，92%的毕业生期望电子证明即时签发，76%的研究者需要专题档案智能推送。而当前仍有43%的高校档案部门停留在"柜台式"服务阶段，服务响应时间超过3个工作日的占比达61%。精细化管理通过构建用户画像模型，区分行政人员、科研团队、校友等不同群体的服务场景，设计分级响应机制（如基础服务自动化处理、特殊需求专家团队跟进），可显著提升服务精准度[3]。

3风险防控体系化的必然选择

档案数字化在提升管理效率的同时，也带来了新型风险敞口。国家信息安全漏洞共享平台（CNVD）数据显示，2022年教育行业数据泄露事件中，档案管理系统漏洞占比达31%，较2018年上升17个百分点。某省属高校曾因未对数字化档案实施细粒度权限控制，导致3万余条人事档案遭越权访问。精细化管理强调构建多层防护体系：在物理层实施温湿度智能监控与实体档案定位追踪；在数据层采用区块链技术实现操作留痕与防篡改；在应用层建立基于RBAC（基于角色的访问控制）模型的动态权限管理体系。这种立体化防控模式较传统"围墙式"安全策略，可将风险发生率降低60%以上。

二、高校档案精细化管理实施路径

（一）制度精细化：构建标准化管理体系

档案管理制度的精细化重构需遵循《高等学校档案管理办法》基本框架，同时融入ISO 15489信息与文献-记录管理国际标准的核心思想。其核心在于构建"三维度"制度体系：（1）分类编码设计：采用"基础层-扩展层-应用层"的分级编码架构：基础层执行《中国档案分类法》教育专业表（GC3）的强制性分类标准；扩展层增设高校特色类目（如学科评估档案、双创教育档案等）；应用层引入时间戳编码（YYYYMMDD+流水号）与空间编码（库房-密集架-层格坐标）的复合标识体系。这种拓扑结构使档案实体与数字对象的映射误差率从传统模式的12%降至3%以下。（2）责任追溯的闭环化控制：推行首接负责制需建立"责任树状图"：档案交接环节采用区块链存证技术，每个交接节点生成不可篡改的HASH值；利用环节实行电子签名双因素认证（生物识别+动态令牌），确保操作行为全程可溯。某985高校实施该机制后，档案流转异常事件处理时效从72小时缩短至4.8小时[4]。

（二）流程精细化：优化管理闭环

基于PDCA循环理论，构建"双螺旋"流程优化模型：（1）归档阶段的前馈控制：预立卷制度的实施需突破传统"后端归档"模式，转而采用"三同步"策略：档案生成与元数据著录同步（如科研项目立项时即建立档案框架）、业务活动与归档节点同步（如毕业答辩完成后72小时内锁定学生档案）、物理归档与数字孪生同步（通过高精度扫描仪生成600dpi数字副本）。清华大学图书馆的实践表明，该模式可使归档延误率降低68%。（2）利用阶段的智能响应：构建"三层级"服务体系：基础层部署基于Elasticsearch的分布式检索引擎，支持多模态查询（文本/图像/语音）；中间层开发智能推荐算法，通过LDA主题模型分析用户历史行为，实现档案资源的精准推送；应用层搭建微服务架构，将查档服务嵌入高校OA系统、移动校园APP等高频应用场景。武汉大学档案管理系统接入校园"一网通办"平台后，电子证明开具量提升320%。

（三）服务精细化：提升用户体验

（1）用户画像精准刻画：采用K-means聚类算法对服务对象进行多维分类：根据身份属性（教职工/学生/校友）、需求频度（高频/低频）、服务类型（证明类/查询类/研究类）建立三维坐标体系。针对高频用户开发"档案驾驶舱"个性化界面，集成常用服务快捷入口与智能提醒功能；面向研究型用户开放API接口，支持批量数据调用与可视化分析。（2）服务交付转型：部署基于深度学习的智能问答系统：采用Transformer架构构建领域知识库，通过Attention机制实现多轮对话管理；引入强化学习模型，根据用户反馈动态优化应答策略。系统需通过国家档案局《档案知识问答系统测试规范》（DA/T 78-2019）认证，确保应答准确率≥92%。华东师范大学上线智能问答机器人"档小秘"后，人工咨询量下降57%。

结语：

精细化管理的本质是以用户需求为导向，通过技术、制度与人的协同创新，推动高校档案工作从“保管型”向“服务型”“智慧型”转变，随着区块链、人工智能等技术的深度应用，高校档案管理将在数据安全、知识服务等领域实现更大突破。

参考文献：

[1]宋荣军. 精细化管理模式在事业单位档案管理工作中的应用探讨[J]. 兰台内外， 2025， （08）： 71-73.

[2]刘西珍. 新媒体环境下精细化管理在高校学生管理工作中的有效运用[J]. 传播力研究， 2020， 4 （24）： 181-182.

[3]翟娜娜. 浅谈精细化管理模式在高校医学科研项目管理工作中的运用[J]. 才智， 2019， （36）： 192.

[4]周亚芳. 精细化管理基础下高校档案工作中的实践[J]. 传媒论坛， 2019， 2 （09）： 147+149.