数字化转型下企业档案管理的风险与应对策略

数字化转型给企业档案管理赋予了新的活力，借助将档案资源转化为数字形态，运用先进的信息技术达成档案的高效存放、便捷查找以及共享目的，可大幅提升档案管理的效率。不过，这个转型的过程并非毫无波折，伴随有技术方面、管理层面以及安全等诸多方面的风险存在，要是处理不妥当，有可能致使档案信息出现丢失或者泄露的情况，最终给企业造成极为严重的损失。所以，针对数字化转型背景下企业档案管理所面临的风险展开深入研究，并且去探寻行之有效的应对办法，有着十分重要的实际意义。

一、数字化转型对企业档案管理的影响

1.1 积极影响

数字化转型促使档案存储方式发生改变，从以往传统的纸质以及实体存储模式转变为数字存储形式，如此一来便节省了大量的物理空间，并且能够实现对海量数据的储存。借助建立数字化档案管理系统，运用全文检索以及智能分类等相关技术，员工可以快速且精准地找到所需的档案信息，使得检索效率有了大幅度的提升。数字化档案能够在不同部门以及不同地域之间依靠网络便捷地进行共享，这突破了时间与空间方面的限制，推动了企业内部协同办公的开展，还为跨部门项目的合作、决策的制定等给予了及时的数据支撑。针对档案数据展开深度挖掘与分析工作，能够发现潜在存在的业务规律、市场趋势等内容，从而为企业战略规划、产品研发、市场拓展等方面提供了强有力的依据，达成了档案资源从单纯的记录保存向价值创造转变的目标。

1.2 消极影响

数字化转型需要企业花钱买设备、软件，还搞后期维护升级，中小企业缺钱，这负担挺重。档案管理从传统转数字化，流程要重新设计优化，要是新流程有缺陷或者员工不熟悉，档案收集、整理、利用就出问题，影响工作。传统靠纸质档案，管理简单，数字化后涉及信息技术、信息安全等，要求档案管理人员专业素养高，要是他们技能跟不上，就干不好数字化管理。

二、数字化转型下企业档案管理的风险

2.1 技术风险

数字化档案有着特定的存储格式以及技术标准方面的依循。在技术快速向前发展的形势下，倘若企业没办法做到及时对存储格式还有技术标准加以更新，那么就极有可能出现未来没办法去读取或者解析现有的数字化档案这样的情形，进而致使信息有所丢失。档案管理系统是需要和企业里其他的业务系统展开数据交互以及集成工作的。而不同的系统很可能是由不一样的厂商来开发的，如此一来，在技术架构、接口标准等方面就会存在着差异，这种差异无疑会给系统的集成工作制造不少麻烦，甚至有可能引发数据传输不顺畅、数据出现不一致等一系列的问题。信息技术更新换代的速度是相当快的，要是企业的档案管理系统没办法及时地跟进并完成升级，那么就很有可能会出现兼容性方面的问题，以至于没办法适应新的操作系统、硬件设备又或者是软件环境，最终对系统的正常运转以及功能的充分发挥都会产生影响。

2.2 数据安全风险

网络环境复杂且多变，黑客攻击、恶意软件入侵等网络安全威胁始终存在。一旦档案管理系统遭受攻击，可能会出现档案数据泄露、篡改或者丢失的情况。数字化档案在传输过程中，如果没有采取有效的加密措施，数据就有可能被窃取或者篡改。在存储环节，存储设备发生故障、存储介质损坏等情况也可能会导致数据丢失。企业内部人员因为操作失误，比如误删文件、错误修改数据等，可能会致使档案数据遭到损坏或者丢失。部分员工信息安全意识较为淡薄，容易被网络钓鱼等攻击手段所欺骗，从而使得账号密码泄露，最终引发档案数据安全方面的问题。

三、数字化转型下企业档案管理风险的应对策略

3.1 技术风险应对策略

要密切留意行业技术发展的各项动态，着手建立起一套技术评估方面的机制，并且要定期针对档案存储所采用的格式以及技术标准展开评估活动，及时予以更新处理。可积极同专业的技术机构携手开展合作，以此来保障技术更新能够具备科学性以及合理性。在进行系统选型以及开发相关阶段的时候，务必要全面且细致地考量到系统集成方面的需求，从而挑选出那种有着良好开放性以及较强兼容性的系统。还需制定出统一的数据接口标准，进一步强化和其它业务系统供应商之间的沟通交流以及协作配合事宜，进而切实保证各个系统之间能够实现数据交互的顺畅无阻。要着手建立起技术更新预警的相关机制，提前做好系统升级工作的各项规划安排。依据企业自身的实际需求情况以及技术发展的整体趋势走向，去制定出合理的系统升级计划方案，在整个升级实施的过程中一定要妥善做好数据备份以及各项测试方面的工作，以此来确保系统升级能够顺利实现平稳过渡的状态。

3.2 数据安全风险应对策略

安装防火墙、入侵检测系统这类网络安全设备，以此来抵挡来自外部的网络攻击行为。定期针对系统展开安全漏洞的扫描工作，并且对所发现的漏洞加以修复，同时还要及时地更新系统的安全补丁。对于档案数据在传输以及存储的过程当中，要实施加密方面的处理操作，选用先进的加密算法，从而保证数据具备保密性以及完整性。构建起较为完善的数据备份策略，定期开展全量备份以及增量备份相关工作，并且要把备份数据存放在不同的地点。与此定期去做数据恢复测试，以确保当数据出现丢失或者损坏情况的时候，可以及时地将其恢复回来。强化对员工的培训工作，提升员工的信息安全方面的意识以及操作的规范程度。制定出严格细致的员工操作手册，清晰明确员工在档案管理工作里面所应承担的安全责任，对于违规的操作行为一定要给予严肃的处理。

3.3 管理风险应对策略

结合数字化转型的实际需求，对档案管理制度予以重新梳理并加以完善，清晰界定档案管理各个环节的职责、流程以及标准，保证档案管理工作能够做到有章可循。要建立健全档案管理方面的沟通协调机制，定期举办跨部门的会议，强化部门之间在信息交流以及协作方面的工作。明确各部门在档案管理工作当中所承担的职责以及具体分工情况，强化对档案流转过程的监控以及管理举措。建立起人才激励机制，提升档案管理人员的待遇水平以及职业发展的空间，以此来吸引并且留住那些优秀的专业人才。重视对档案管理人员开展培训工作，定期组织开展业务培训以及技术培训活动，促使他们的专业素养以及业务能力得以提升。与此还要建立起人才储备机制，从而为档案管理工作的持续且稳定发展给予有力的保障。

结论

企业档案管理发展呈现出数字化转型这一必然趋向，尽管在转型进程里会碰到技术方面、数据安全等诸多方面的风险，不过借助采取行之有效的应对办法，像强化技术更新以及系统集成管理、加大数据安全防护力度、完善档案管理制度并且重视人才培养等等，企业是能够切实降低风险的，并且可以充分挖掘数字化转型在档案管理当中的优势，提高档案管理的效率以及质量，进而为企业的发展给予强有力的信息支撑与保障。在后续的发展阶段，企业需要持续留心数字化技术的发展态势，不断地去优化档案管理策略，以此来契合不断变化的市场环境以及企业自身的发展需求。

参考文献

[1] 赵燕 . 国有企业档案管理数字化转型面临的困境及创新策略探讨 [J]. 企业改革与管理 , 2024(19):45-47.

[2] 马银花 , 陈旭 . 数字化转型背景下会计档案管理模式创新与优化路径 [J]. 山西档案 , 2025(3):148-150.