建设项目档案管理存在的问题及改进策略探究

1 引言

1.1 研究背景

建设项目档案涵盖了从项目前期立项、可研、初步设计到项目建设、竣工验收等各个阶段的文件资料，是对企业基础设施工程建设过程的真实记录。这些档案资料既是工程实施过程的基础，也是后期维修改造、扩建工程的重要参考资料，具有十分重要的意义。但是，在企业建设项目档案管理方面仍存在一些问题，如档案收集不齐全、整理不规范、质量参差不齐等，这些问题严重影响了档案的价值和作用。因此，研究建设项目档案资料的收集、整理和质量管理工作，具有十分重要的现实意义。

2 建设项目档案的特点与作用

2.1 建设项目档案的特点

2.1.1 类目繁多、数量巨大

建设项目档案是项目建设的全记录，它如同一部详尽的“项目编年史”，从项目构思的萌芽阶段开始，便一路相伴，直至项目圆满竣工。建设过程涉及众多环节和专业领域，档案的种类和数量巨大，对档案的收集、整理和管理带来了巨大的挑战。

2.1.2 归档周期长

建设项目从立项到竣工验收，小的项目可能在 1 年内就完成了，大的项目可能需要 3-5 年甚至更长，项目时间跨度长，档案的形成与归档过程也随之延长。从项目立项阶段的可行性研究报告、项目建议书，到招投标阶段的招标文件、投标文件、中标通知书，再到设计阶段的设计图纸、设计变更通知，施工阶段的施工日志、工程签证、质量检测报告，以及监理阶段的监理日志、监理月报等，每一个环节都会产生大量档案。

2.1.3 利用率高

建设项目档案在工程建设过程中和后期运行维护中的利用率极高，在工程建设阶段，各阶段的档案资料是后续工作的基础，如施工阶段需要参考设计阶段的图纸、文件资料，保证施工的准确、合规。项目竣工验收首先要看项目档案是否通过有关单位的验收并归档，项目竣工后的评估、维修、改扩建等工作仍需以档案资料为重要依据，另外，建设项目档案的使用率还体现在其支持项目不断完善上。企业通过对项目档案的回顾，可以总结经验，辨识问题所在，避免在以后的工程中重复过去的错误，所以建设项目档案不仅仅是记录建设历程的工具，更重要的是对建设工程的审查，以及今后的学习有价值的资源。

2.2.1 项目管理的依据

建设项目档案对工程进度控制、质量监督、成本核算等关键环节提供了详细的资料和资料，在进度控制上，工程档案中的进度计划、施工日志、阶段报告等文件，为管理人员对照工程实际进度，对照计划进度，提供了具体的资料和资料，并对工程进度进行了详细的统计和整理。帮助及时发现进度差，采取调整措施，确保按时完成工程，在质监方面，设计图纸、质量检测报告、监理记录等档案资料为质量把关提供了重要参考。管理人员通过这些资料，可以追溯质量问题的根源，并采取针对性的整改措施，确保工程质量达标，在成本核算方面，工程档案中的合同文件、工程变更票据、费用报销单等记录，为成本控制提供了详实的数据支撑。

2.2.2 工程质量的证明

工程质量的重要证明材料是建设项目档案中的施工记录、检验报告、竣工图纸等文件，施工记录对工程建设的每一步操作都进行了详细的记录，包括工程施工中的隐蔽工程、材料使用、各种变更等，都有详细的记录，并对工程建设的各个环节进行了详细的记录。检验报告则详细记录了施工过程中作为工程质量评价重要依据、能够证明工程是否符合设计和规范要求的工程材料、构件的质量和质量检测结果。竣工图不仅为项目验收提供了直观的依据，还在后期的运营维护中发挥重要作用，例如在进行工程维修或改扩建时，竣工图能够提供准确的工程信息，帮助技术人员了解工程结构和施工细节。

2.2.3 企业决策的参考

建设项目档案为企业管理层提供了丰富的项目信息，是企业合理制定战略规划和决策的重要依据，企业在实施项目改扩建或同类项目时，可参照以往项目的档案资料，避免重复错误，提高工程成功率。例如，通过分析以往项目的施工记录、质量检测报告和成本核算资料，企业可以更好地评估新项目潜在的风险，对设计方案进行优化，资源进行合理配置。在企业战略规划方面，建设项目档案中的数据和信息可以支持管理层对项目投资、收益和风险进行评估，从而制定出更具前瞻性和可行性的战略，在企业战略规划中，管理层对项目投资、收益和风险等方面的评估将会得到更多的支持。举例来说，项目档案能够提供全面的市场分析和风险评估，以支持管理层在考虑进入新市场或推出新业务线时作出明智的扩张决定，不失为一个不错的选择。

3 建设项目档案管理的现状与问题

3.1 档案收集方面

3.1.1 收集意识淡薄

档案的收集工作是档案管理工作的重要环节，收集质量的高低直接决定着整个档案管理工作的优劣，但在实际工作中，由于对档案收集工作的重要性认识不足，往往造成收集工作不及时、不全面，从而在一定程度上影响了档案工作的开展。一些重要文件资料在项目实施过程中保存不当，需要使用时才发现缺失，这种现象不仅影响了档案的完整性和准确性，而且可能给项目评估、审计或法律纠纷等带来不利影响。

3.1.2 收集责任不明确

工程建设过程中会涉及到多个部门和单位，如果档案收集责任划分不明确，各部门之间缺乏有效沟通，就会造成档案收集工作不全面，对档案的完整性造成影响。这种责任不明确的情况不仅会导致重要文件的遗漏，还可能在项目审计、纠纷处理等关键环节带来诸多不便。

3.1.3 收集难度大

建设项目档案形成过程复杂，涉及环节多，涉及专业领域多，有的在工程实施过程中形成的文件材料或多次变更，时间长，收集难度大。建设项目涉及多个部门、单位，文件资料分散在不同部门、不同系统，易丢失，人工收集效率低，档案类别多，编号复杂，整编工作量大，人工处理成本高，容易发生差错。各部门、各单位生成的档案材料质量不一，整合难度大，对档案的整体性、准确性造成影响。

3.2 档案整理方面

3.2.1 整理标准不统一

每个企业会根据国家标准结合自身的管理情况，制定建设项目档案的整理标准，会导致不同企业之间的档案整理方法和质量存在差异。档案在分类、编号和存储时因规范不一致，归档整理的标准和达到的程度也不一样，增加了档案检索和管理的难度。企业在整理档案的过程中，如果不能很好地遵循文件的形成规律，导致档案之间的有机联系遭到破坏，也会对档案的整体性、利用价值造成影响。

3.2.2 整理工作不规范

有些企业在项目档案整理工作中存在文件归类不清、编号不准、装订不齐、档案整理归档不按一定的分类标准进行等不够规范的现象，造成查找和管理上存在一定的难度。档案编号混乱，出现错号、重复或遗漏，影响档案检索效率，档案装订不规范，导致档案毁损、丢失的机会增大，影响档案的完整性和寿命。

3.2.3 缺乏专业人员

档案整理工作需要具备一定的专业知识和技能，但目前很多企业的档案管理人员多为兼职，档案整理涉及分类、编号、装订、数字化等多个环节，需要掌握相关法律法规、档案管理规范、操作技能等，这些都需要在档案管理工作中精益求精。兼职人员往往缺乏系统培训，难以达到专业要求，兼职人员对档案整理流程不熟悉，容易出现档案分类不清、编号不准、装订不齐等问题，影响档案资料的完整和利用效益。兼职人员主要工作职责不在档案管理中，可能导致档案整理工作中人员变动频繁、连续性不够等问题。

3.3 档案质量管理方面

3.3.1 质量意识薄弱

企业对档案质量重视程度不够，缺乏质量控制意识，在档案收集、整理、归档过程中，没有建立严格的质量检查制度，导致档案质量存在诸多问题。如档案质量没有纳入企业质量管理的范畴，导致档案管理工作没有得到应有的重视，档案管理人员及相关业务人员缺乏质量意识，对档案质量的要求不清楚，造成档案整理不规范，档案归类不清，编号不准等问题。

3.3.2 质量标准不完善

目前，我国建设项目档案质量标准还不够完善，系统性、操作性不强，这就造成了企业在档案质量管理过程中，缺乏清晰的依据，在评估和控制档案质量方面，存在着难以有效发挥作用的问题。现有的档案质量标准主要集中在制度规范和资料保管上，缺乏对档案资料形成、传递、运行、保管、利用等各个环节的全程规范。部分标准虽然存在，但过于笼统，缺乏具体的实施细则和操作指南，导致实际操作中企业执行起来有一定难度。档案资料的质量控制需要贯穿其全生命周期，但现有标准多为静态规范，未能充分考虑资料质量变化及不同阶段的控制需要。

3.3.3 信息化水平低

现在很多企业信息化的档案管理还处在初级阶段，信息化程度不是很高。档案资料数字化、网络化程度还不高。特别是建筑工程大多以纸质档案为主，数字化档案所占比重较低。档案管理信息化程度不高，导致企业在检索、查询、利用档案工作中出现效率不高、操作效率受影响等问题。

4、建设项目档案资料收集整理及质量管理完善措施

4.1 加强档案收集管理

4.1.1 提高收集意识

加强宣传，提高全体员工档案意识。定期组织档案管理培训，通过企业内网、公众号、APP 等定期发布档案管理工作的重要性和操作步骤，使职工了解档案收集工作的重要性，了解档案收集工作的责任和义务，分享档案管理工作的成功案例和失败教训，使职工对档案管理工作的重要性有了直观的认识，增强了工作的责任感和紧迫感。加强宣传教育，提高全体工作人员的档案意识，为档案管理工作打下坚实的基础，确保档案收集工作时效性、全面性。

4.1.2 明确收集责任

建立了明确的档案收集工作责任制度，将收集工作任务分解到各科室、单位，明确各科室职责范围，做到有人抓，有人管，建立了档案工作责任制，健全了档案管理制度，保证了档案收集工作的规范化、有效性。明确档案收集工作中的具体任务，指定专人负责日常的档案收集工作，并定期向档案管理部门进行交接，由档案管理人员负责对各部门的档案收集工作进行监督指导，确保档案资料的齐全、准确。

4.1.3 完善收集方法

制定科学合理的档案收集方法，确保档案收集的时效性和完整性，档案管理人员要定期与项目管理部门、财务部门、技术部门等沟通，了解文件材料的形成和流转情况，做到重要文件一个不漏、一个不少。对电子文档、照片、录音录像等现代设备形成的资料，要确保符合归档要求，不得使用要求完整、真实、文字清楚的不符合保存条件的资料进行归档。档案管理部门要责成相关职能部门按要求完成不符合归档条件的档案资料。

4.2 规范档案整理工作

4.2.1 统一整理标准

制定统一的档案整理标准，规范档案整理的流程和方法，对整理项目档案明确了整理要求，包括整理的分类、编号、装订、编目等各个环节，做到了档案整理工作有标准、有连贯性。制定统一的档案分类方案，对不同类别、不同载体或不同形式的档案分类方法，做到既相互协调，又相互呼应，便于统一管理和利用档案，做到分类方案一经确定，前后一致，不得随意更改。

4.2.2 加强培训与指导

定期组织档案管理人员和相关业务人员进行培训，学习国家及行业标准，提高他们的业务技能和档案整理业务水平，使档案管理工作水平不断提高。企业通过制定详细的整理制度、规范档案分类、统一编号规则、规范装订编目和加强培训指导等措施，切实统一档案整理标准，使档案管理人员通过培训熟悉档案整理业务知识和技能，掌握档案整理规范和要求，提高档案整理质量和效率。

4.2.3 配备专业人员

企业要配备具备档案管理、工程技术、信息化等知识，掌握档案整理技能和方法的专业档案管理人员，确保档案整理工作标准化、科学化。熟练使用档案管理软件和电子文档管理系统，进行电子档案的录入、存储、检索和备份。具有强烈的信息安全意识，能采取措施防止档案的泄露、篡改、丢失，如设置访问权限、定期备份数据、使用加密技术等。

4.3 提升档案质量管理

4.3.1 强化质量意识

加大档案质量工作力度，提高质量意识。加大宣传培训力度，使全体工作人员切实认识到档案质量的重要性，树立“质量第一”的管理理念，定期组织以档案质量重要性、法律法规、档案质量标准、具体操作流程等为内容的行业专家或内部资深人员授课的档案质量管理培训。在企业内部树立“质量第一”的管理理念，将档案质量管理纳入企业整体质量管理范畴，让档案管理做到有章可循，有规可依。

4.3.2 完善质量标准

制定详细的档案质量检查标准和考核指标，根据国家和行业有关标准，结合企业实际，明确各环节质量要求和检查方式，为档案质量管理提供明确依据。建立专门的档案质量监督部门，定期对档案管理工作进行检查评比，及时发现和纠正档案质量问题，如档案材料的完整性、准确性、真实性，档案分类是否科学，编号是否规范，装订是否整齐等。

4.3.3 推进信息化建设

加快信息化档案管理工作。实现档案的数字化，提高档案的保管密度，提高档案的检索速度，通过信息化手段实现档案的收集、保管、检索、利用。建立档案信息联网共享、互联互通的统一档案管理平台。

参考文献‌

[1] 国家档案局 .《建设项目档案管理规范》(DA/T28-2018).

[2] 住房和城乡建设部 .《建设工程文件归档规范》(GB/T 50328-2014).

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[4] 中建三局.《雄安新区建设项目档案管理白皮书》.2023.

[5] 国务院.《“十四五”全国档案事业发展规划》.2021.