县会计管理中心纸质会计档案数字化转型中的常见问题及解决办法

引言

在数字化浪潮下，县会计管理中心的纸质会计档案管理模式已难以适应现代政务高效化、精细化的要求。传统纸质档案存在存储占用空间大、检索效率低、共享困难等问题，制约了会计信息资源的有效利用，也与县域治理数字化转型的整体趋势脱节。推动纸质会计档案数字化转型，不仅是对档案管理形式的革新，更是优化会计管理流程、提升财政监管效能、支撑县域经济决策的重要举措。在此过程中，梳理转型面临的常见问题并探索解决路径，对于打破传统管理瓶颈、构建适应新时代要求的会计档案管理体系具有重要现实意义。

一、县会计管理中心纸质会计档案数字化转型中的常见问题

（一）数字化标准不统一，阻碍档案资源整合与共享

县会计管理中心在纸质会计档案数字化转型过程中，面临的首要问题是数字化标准不统一。由于缺乏全国性或区域性的统一规范，不同地区的会计管理中心在档案扫描分辨率、文件格式、元数据采集项等方面存在差异。部分中心沿用传统档案管理的惯性思维，将数字化简单等同于 “纸质档案扫描存档”，忽视了电子档案的长期可读性和互操作性。这种标准的碎片化导致跨区域、跨部门的档案共享困难，既增加了后续档案管理的成本，也降低了数字化转型的整体效能，使得会计档案在数据层面难以形成合力，无法充分发挥其作为信息资源的价值。

（二）人员数字化素养不足，制约转型工作深度推进

其次，人员数字化素养与转型需求不匹配是制约转型进程的关键因素。县会计管理中心的工作人员多具备扎实的传统会计档案管理经验，但在数字化工具应用、电子档案安全防护、数据质量管理等方面的能力存在短板。部分人员对数字化转型的认识停留在技术操作层面，缺乏对电子档案全生命周期管理的理解，导致在档案著录、标引、检索等环节出现数据不完整、不准确的问题。同时，由于基层单位对数字化人才的吸引力有限，专业技术人员配备不足，难以应对转型过程中出现的技术故障和系统优化需求，使得数字化转型在实际操作中面临执行瓶颈，影响转型工作的深度和广度。

（三）安全管理体系不完善，潜藏电子档案风险隐患

再者，电子档案安全管理体系不完善构成了转型过程中的潜在风险。纸质会计档案具有实体唯一性，其安全性依赖于物理保管措施，而数字化后的电子档案面临数据泄露、篡改、丢失等新型风险。部分县会计管理中心在转型中过度关注数字化的效率提升，对电子档案的安全防护投入不足，缺乏完善的身份认证、权限管理、数据加密、容灾备份等机制。同时，由于电子档案的易复制性和传播性，其流转过程中的安全监管难度加大，一旦发生安全事件，可能导致敏感会计信息泄露，引发财务风险和法律风险。

二、县会计管理中心纸质会计档案数字化转型中的解决办法

（一）构建统一化数字化标准体系，打破资源整合壁垒

解决数字化标准不统一的问题，需从顶层设计与基层执行两方面发力。在标准制定层面，应推动省级财政部门联合档案管理部门，依据国家《电子档案管理规定》等法规，结合县域会计工作特点，制定涵盖扫描技术规范、文件格式标准、元数据采集规则、著录细则的区域性标准体系。明确档案扫描分辨率不低于 300dpi 、优先采用 PDF/A 格式进行长期保存、元数据需包含形成时间、形成部门、关联业务编号等核心要素，确保电子档案的规范性和互操作性。在标准落地层面，建立标准化培训与督导机制，通过定期组织专题培训、印发操作指南、开展交叉检查等方式，推动各会计管理中心严格执行统一标准[1]。同时，搭建区域性会计档案数字化管理平台，将标准要求嵌入系统功能设计，实现扫描、著录、存储等环节的自动化校验，从技术层面规避标准执行偏差，为跨区域、跨部门档案共享奠定基础。

（二）实施分层化能力提升工程，强化人员转型支撑

针对人员数字化素养不足的问题，应构建 “全员普及 + 骨干攻坚”的分层培养体系。对于全体工作人员，开展数字化基础能力培训，内容涵盖电子档案管理系统操作、数据安全基础知识、电子档案归档流程等，通过线上课程与线下实操相结合的方式，确保人人掌握数字化转型的基本技能。重点强化对电子档案全生命周期管理理念的灌输，明确从档案形成、数字化采集到长期保存、利用销毁各环节的责任与要求，扭转 “重扫描轻管理” 的认知偏差。对于技术骨干和管理人员，实施深度培养计划，组织参与省级以上数字化转型专题研修，学习电子档案加密技术、容灾备份策略、大数据分析等进阶内容，提升其应对复杂技术问题和统筹转型工作的能力。同时，建立人才引进与激励机制，通过编制保障、待遇提升等措施吸引信息技术专业人才加入，填补技术团队短板 [2]。

（三）打造全链条安全防护体系，筑牢电子档案安全屏障

完善安全管理体系需构建覆盖电子档案生成、传输、存储、利用全流程的防护网络。在技术防护层面，部署身份认证系统，采用人脸识别、USBKey 等多因素认证方式，严格区分管理员、操作员、查阅员等不同角色的权限，实现 “一人一权、权责对应”；对电子档案采用 AES-256 加密算法进行存储加密和传输加密，防止数据在流转过程中被窃取或篡改；建立异地容灾备份中心，实行 “本地实时备份 + 异地定期备份”双备份机制，备份介质需离线存放并定期检测有效性，确保极端情况下数据可恢复。在制度保障层面，制定《电子会计档案安全管理办法》，明确数据安全责任分工、操作规范、应急处置流程等内容，将安全管理要求纳入工作人员岗位职责和绩效考核体系 [3]。强化安全监管，通过部署日志审计系统，对电子档案的查阅、下载、修改等操作进行全程记录，实现操作行为可追溯；定期开展安全风险评估，针对漏洞隐患及时采取修补措施，防范黑客攻击、病毒感染等外部风险。

结语

县会计管理中心纸质会计档案数字化转型是一项系统性工程，其过程中面临的问题是传统管理模式向数字化模式转变的必然挑战。通过针对性解决标准不统一、人员素养不足、安全体系不完善等问题，不仅能实现会计档案管理的提质增效，更能为县域财政数据整合、政务协同提供坚实基础。

参考文献

[1] 冯巧根 . 经济学范式变迁与管理会计创新驱动 [J]. 财会通讯 ,2023(19):3- 10+ 165.

[2] 崔秀梅 , 温素彬 , 龙思玥 . 数智化管理会计的价值意蕴和体系构建 [J]. 财会月刊 ,2023,44(05):47- 51.

[3] 张晓涛 , 田高良 . 基于“ 数字经济” 的智能财务理论与发展新契机 [J]. 财会通讯 ,2022(22):22- 28+ 132.