校企合作项目档案标准化管理模式的探索与实践

1、校企合作项目档案管理的现状和问题

1.1 校企合作项目的特点及其档案管理的需求

校企合作项目的开展，旨在促进高校与企业之间的资源共享、技术交流与人才培养，具备多样性和复杂性，这些特点对其档案管理提出了新的要求 [1]。校企合作在形式上呈现出项目化、目标导向和周期性等特点。项目的多样性体现在不同高校与企业之间的合作内容、合作方式及合作深度各不相同，这种差异性带来了档案管理的多元化需求，不同项目针对的行业、领域及所涉及的法律法规等具体要求也有所不同，要求档案管理必须具备灵活性与适应性。

校企合作项目一般具有明确的目标和时间限制，这种目标导向属性使得项目档案的管理需要紧密围绕项目进度、成果与评估进行。在项目实施过程中，各阶段产生的文件、资料以及成果数据，都需进行及时有效地归档与保存，以确保项目各项任务的顺利衔接与目标的实现。建立一套规范化的档案管理机制，确保档案信息的完整性、及时性与可追溯性，成为校企合作项目管理中的一项重要任务[2]。

1.2 校企合作项目档案管理的实际问题分析

校企合作项目在推动产教融合、提升人才培养质量方面具有重要意义。项目档案管理的实际问题却成为制约校企合作深入开展的重要因素。这些问题主要体现在以下几方面。

档案管理意识不足。在不少校企合作项目中，参与各方往往对档案管理的重要性认识不足，缺乏系统化的管理思路。这种意识的缺失直接导致了档案管理工作不够重视，相关人员在档案的收集、整理和保存过程中普遍存在随意性，档案的规范化和标准化管理难以实现。

档案信息化水平较低。尽管现代信息技术迅速发展，但在校企合作项目的档案管理中，信息化应用仍显薄弱。许多高校和企业仍然依赖传统的纸质档案管理模式，缺乏数字化工具。此种状况导致档案信息的检索、共享和更新效率较低，信息传递过程中的时效性得不到保障，造成档案数据孤岛现象，进而影响项目的正常运作和协同工作。

档案管理制度不完善。当前校企合作项目的档案管理缺乏统一的制度指南，导致管理标准和操作流程不一。校企之间在档案的收集、归档以及使用上存在模糊地带，缺少明确的责任划分和规范操作。这种制度上的不足，使得档案管理的实施效果不尽如人意，经常出现档案丢失、信息不全和更新不及时的现象。

人员素质和专业能力有待提升 [3]。校企合作项目的参与者在档案管理方面的专业知识和技能往往不够全面。许多负责档案管理的人员缺乏系统地培训与学习，对档案管理的专业知识、技术手段掌握不够，影响了档案管理的规范性和有效性。这种情况亟须通过针对性地培训与能力提升来加以改善。

2、标准化档案管理模式的构建与实践路径

2.1 基于全面档案生命周期管理理论的标准化管理模式构建

为了有效应对校企合作项目档案管理中的复杂性和多样性，构建标准化的档案管理模式显得尤为重要。这一模式的核心在于基于全面档案生命周期管理理论，将档案从创建、使用到销毁的全过程进行系统化的管理，确保档案信息的准确性和可追溯性。

全面档案生命周期管理理论强调档案是信息的载体，其管理过程应贯穿于项目的整个生命周期。基于此理论，校企合作项目的档案管理应分为几个关键阶段：档案的生成、分类、归档、保存、利用和销毁。在每个阶段，需要制定相应的标准和流程，以确保档案信息的规范化管理。

在档案生成阶段，应该明确校企合作项目中涉及的各类档案信息，例如合同、会议纪要、项目计划等。这些档案应按照一定的标准进行记录，确保信息的完整性和准确性。采用电子化手段进行档案的生成，不仅提升了工作效率，还有助于后续的信息管理和共享。

进入档案分类阶段，应依据档案内容和使用需求进行系统分类。标准化的分类体系应考虑档案的类型、来源和使用频率等因素。通过统一的分类标准，可以有效提高文件的访问效率。进一步的，归档工作需要明确归档的时机和方式，确保每一份档案都按照既定流程进入档案管理系统。

档案的保存环节则重在档案信息的安全性和完整性。应通过建立档案保存标准，如数据备份、加密与权限控制等，来防止信息丢失或未经授权访问。应考虑到档案保存的环境，确保其物理和数字环境的适宜性，以保障档案的长期保存。

在档案利用阶段，应建立简明清晰的利用流程，方便用户快速获得所需信息。可借助信息技术平台，促进档案信息的共享与流通，消除校企间的信息壁垒。通过构建共享机制，实现校企双方在档案信息利用上的高效协同。

销毁阶段同样必须规范化。应制定明确的档案销毁标准和流程，以确保过期或不再需要的档案得以安全删除，减少信息冗余和管理负担。通过档案生命周期管理的全面视角，校企合作项目的档案管理模式不仅提升了各阶段的效率，还促进了双方在项目执行中的资源共享和协同合作。

2.2 标准化档案管理模式的归档保存及利用流程设计

在校企合作项目的档案管理中，归档、保存及利用是实现信息共享与高效管理的核心环节。通过构建标准化的流程，可以有效提高档案管理的规范性和效率，保障档案信息的安全与可用性。

归档环节应基于校企合作项目的实际需求，制定统一的归档标准和时间节点。在项目实施过程中，及时收集各类文件、数据与报告，确保所有相关材料都能及时归档。归档过程应包括对归档材料的分类、编号及描述，形成系统化的归档目录。分类标准应遵循项目特点，将档案分为各阶段文档、管理文件及成果材料等类别。通过设定标准的编号规则，便于后期查找和管理。利用信息技术手段，采用电子归档系统可以大幅提高归档效率，实现对纸质档案的电子化管理，减少传统纸质档案的存放空间与损坏风险。

在档案保存方面，必须对档案的保存环境与方式进行标准化管理。物理档案应存放在符合安全标准的档案室，环境条件应定期检测，包括温湿度、光照等，以确保档案的完整性与可读性。电子档案的保存需要定期备份，并使用多种存储方式（如云存储、外部硬盘等）以防数据丢失。为进一步提高档案的安全性，应设定访问控制机制，仅授权相关人员访问敏感信息，从而防止信息外泄及滥用。

在档案利用方面，需开展标准化的利用流程设计，确保各方可根据需求方便地访问和运用档案资料。应明确档案的利用权限，制定具体的申请与审批流程。用户在利用档案之前需填写申请表，说明利用目的及具体资料要求，经相关部门审核同意后，可以进行档案的利用。为保障信息共享与交流，建议设立档案管理平台，提供在线查询、下载及共享服务。

结束语

本文研究校企合作项目档案管理现状，以档案全生命周期理论为基础，设计标准化管理模式并提出实施路径。研究表明，该模式通过构建全流程档案管理系统，提升管理效率，促进资源协同，消除信息断层，支持校企合作项目可持续发展。应用中需重点解决适应性与信息技术应用问题，同时平衡档案标准化与项目需求。未来研究可聚焦智能化档案管理、多样化合作模式适应性框架及跨文化档案管理通用标准，为校企合作档案管理理论与实践提供新参考。

参考文献

[1]张 维 琴 . 单 位 档 案 标 准 化 管 理 的 实 践 探 索 [J]. 城 建 档案 ,2021,(10):70-71.

[2] 高荣欣 , 胡志富 .PPP 项目档案管理标准化研究 [J]. 中国档案 ,2023,(09):56-57.

[3] 王颖 . 校史档案标准化管理的实践探索 [J]. 数据 ,2023,(03):11-12.