基于全流程管理的事业单位档案规范化体系构建

引言：事业单位档案管理工作直接影响公共资源的配置效率与社会服务质量的可持续性，随着数字化转型的加速与公共服务需求的多元化，国家《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出“推进档案治理体系和治理能力现代化”的要求，亟需通过全流程管理理念重构档案管理体系 ^[1] ]。

一、全流程管理视角下档案管理的理论内涵

（一）全流程管理的核心逻辑

全流程管理强调以系统化思维整合分散环节，通过标准化操作规范与动态化监控手段，实现资源的高效配置与风险防控。其应用于档案管理领域，需以档案生命周期理论为基础，将档案的生成、流转、存储、利用等环节视为有机整体，打破传统分段式管理的局限性。

（二）事业单位档案管理特殊性

事业单位档案具有门类较多、类型复杂（如行政文书、科研项目、民生服务记录等）、保密性要求高、社会服务关联性强等特点，需构建兼具安全性与开放性的管理体系，全流程管理的规范化体系需回应这一双重需求 [2]。

二、事业单位档案管理的现实困境分析

（一）流程割裂：环节衔接失序

事业单位档案管理涉及多个环节，但当前多数单位尚未形成全流程协同机制。档案生成部门与管理部门的职责边界模糊，业务部门往往将档案管理视为“附加任务”，仅关注材料的简单收集与移交，忽视对档案完整性、规范性的审核。而档案管理部门则陷入被动接收状态，缺乏对前端归档质量的监督能力。像我们单位共有 22 个部门，各个部门有各自的业务范围，产生的档案材料有各自的特点，这种“分段式”管理模式，导致档案流转链条断裂，例如，业务部门因缺乏专业指导，常出现归档材料缺失或格式混乱；管理部门因信息滞后，难以及时发现并纠正问题。

（二） 技术滞后：数字化转型不足

在数字政府建设背景下，档案管理信息化已成必然趋势，但事业单位技术应用水平参差不齐。部分单位仍以实体档案管理为主，数字化扫描停留于“表面加工”，未建立电子档案的全文检索功能，查阅时仍需人工提供纸质卷宗。即便部分档案已开展数字化加工，也普遍存在“双套制”管理困境，很难达到电子档案与实体档案并行保存，导致二者关联性弱，更新不同步的现象，既增加了存储成本，又可能引发数据不一致风险。技术滞后还体现在安全保障层面，目前电子档案管理系统权限设置粗放，未采用加密传输、区块链存证等技术，数据篡改、泄露隐患突出[3]。

（三） 人才短板：专业能力不足

档案管理队伍的素质直接影响规范化体系的落地效果。当前事业单位中，专职档案管理人员比例较低，像我们单位除了我是少数的专职档案员，大部分都是兼职的，多数由业务科室行政人员及聘任人员兼任，在部分的没有通过专业培训，专业管理知识薄弱。例如，部分人员对《档案法》《电子文件管理暂行办法》等法规不太了解，造成档案分类不科学，归档范围划定不全面完整，保管期限确定不准确，文件材料收集不齐全，档案整理不规范，目录编制不标准，档案损失的现象时有发生。同时，数字化技能缺失问题凸显，管理人员仅能完成基础扫描录入，难以操作智能检索、数据挖掘等进阶功能，制约了档案价值的深度开发。

三、全流程档案规范化体系的构建路径

（一）制度设计：构建闭环管理机制

档案管理的规范化首先依赖于科学严谨的制度设计。需打破传统分段管理模式，构建“前端控制—中端优化—后端评估”的闭环管理机制。（1）前端控制是规范化管理的起点，关键在于建立档案生成标准。通过制订《机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表“三合一”制度》，规范档案工作行为，明确责任主体，从源头把控档案质量。例如，针对业务部门制定《归档材料移交清单》，细化文书、影像、电子数据等材料的格式要求，避免信息缺失或冗余。同时，将归档流程嵌入 OA 系统，实现业务办理与档案生成的同步化，确保重要材料实时归档，减少人为干预导致的遗漏风险。（2）中端优化聚焦档案流转过程的标准化与可追溯性。制定统一的分类编码规则与保管期限表，解决因分类逻辑混乱导致的检索效率低下问题。例如，采用“机构- 年度- 保管期限”三维编码体系，确保档案标识的唯一性。此外，引入区块链技术，对档案流转节点进行全程记录，实现修改痕迹、调阅记录的不可篡改存证，既强化责任追溯能力，又为跨部门协作提供信任基础。（3）后端评估是闭环管理的关键环节，需要建立动态化管理机制。一方面，通过档案利用频率、用户满意度等指标构建效果评价体系，识别重要档案并优化开发策略；另一方面，严格执行定期鉴定与销毁制度，依托保管期限表对超期档案进行合规处置，避免无效存储占用资源。通过“评价—反馈—改进”的循环机制，推动档案管理从静态保管向动态服务转型[4]。

（二）技术赋能：推进智慧化转型

（1）集成化平台搭建是技术赋能的基础。通过构建兼容电子档案与实体档案的管理系统，实现元数据关联与双向检索。例如，为每份实体档案生成唯一二维码，扫码即可调阅对应的电子版本及元数据信息，解决“双套制”管理下版本不一致问题。同时，平台需对接政务云、大数据中心等外部系统，打破信息壁垒，支持跨层级、跨区域档案资源共享。（2）推进智能技术应用，不断提高管理效率。引入 OCR（光学字符识别）技术，将扫描图像转化为可编辑文本，解决纸质档案数字化过程中的信息提取难题；结合自然语言处理技术，构建语义检索系统，支持关键词联想、模糊查询等高级功能，将传统检索耗时从小时级压缩至分钟级。此外，通过构建分级授权机制，依据用户角色动态开放访问权限，既保障档案安全，又提高利用便捷性。

（三）人才保障：完善队伍建设

（1）档案专业化岗位设置是人才建设的前提。设立专职档案管理岗位，明确岗位职责，要求从业人员兼具档案管理理论知识、信息技术应用及法规政策理解能力。例如，制定《档案管理员岗位责任制》，规定需具备档案职业资格证书或参与过数字化管理培训，从入口端提升队伍素质。（2）定向化能力培养是突破人才瓶颈的关键。联合市档案局、档案学会定期开展档案专业化培训，结合本单位档案工作实际，有针对性设置培训内容，满足本单位工作需要，提高档案人员专业水平：一方面强化数字化技能，包括档案管理系统操作、数据分析工具使用等；另一方面加强档案法律合规教育，深入解读《档案法》、《机关档案管理规定》等法律法规，提高风险防范意识。此外，可建立“以老带新”传帮带机制，促进经验传承与技能更新。

结语：

全流程管理理念为事业单位档案规范化体系建设提供了方法论指导。本文提出的制度- 技术- 人才协同推进模式，能够有效解决传统管理模式中的碎片化问题，推动档案管理从被动保管向主动服务转型。

参考文献：

[1] 李薇 . 新形势下事业单位档案规范化管理策略探究 [J]. 兰台内外 ,2025, (13): 55-57.

[2] 莫晶 . 数字时代事业单位档案管理规范化标准化建设探究 [J]. 办公自动化 , 2025, 30 (06): 61-63.

[3] 杜昂. 如何推进机关事业单位档案管理工作规范化、标准化建设[J].兰台内外 , 2025, (07): 37-39.

[4] 王宏鹏 . 事业单位纸质档案规范化管理策略与实施路径 [J]. 华东纸业 , 2025, 55 (01): 61-63.