企业办公室行政管理精细化思路与对策研究

引言：现代企业通过实施精细化的行政管理，不但可以规范办公室的工作程序，促进办公室工作人员的工作职责，还可以解决办公室员工之间的矛盾，将企业的成本消耗降到最低，推动公司的内部结构的优化，让企业的基础思维更加深入，从而加速企业的精细化发展。这就要求在开展办公室工作时，要加速推进行政管理的精细化进程，通过对它的认识，找出各方面工作实施中的问题，同时，也要考虑如何提升精细化水平，制定出一套行之有效的措施来实现办公室精细化管理[1]。

一、办公室行政管理精细化的必要性

在新的时代背景下，企业对办公设备等都有了新的需求。这就需要行政工作与新的时期和工作规律相适应，改变传统的工作模式，突破传统的落后、弱的管理模式所造成的不利后果，对粗放式的管理方法加以补充，同时在每一个环节上都要进行精细的控制，提高管理的水平。而在实际的管理工作中，精细化管理体现在：首先，因为传统的办公室管理理念和模式已经很难适应现在的社会发展和企业建设的需要。在办公室工作中，需要有一定的工作能力，不仅要能够完成日常的工作，还要能够确保整个机构的正常运转，并且要能够对突发情况做出反应。其次，加强管理制度建设，使之适应时代发展的需要，增强其科学、系统的能力，从而保障管理工作的质量。完善岗位责任制，明晰岗位职责，改变过去工作中的责任制不清，很难进行定量评价的情况。特别是在事务繁杂，人员数量有限的情况下，要通过精细管理来调整工作方法，从而达到提高工作效率的目的。由于传统的工作方式下员工的素质良莠不齐，加上一些员工在很长一段时间内仍沿用着传统的工作方式与方式，导致工作节奏缓慢。这就要求在实施精细化管理的同时，使其能够更好地掌握现代信息技术，提高员工的素质与能力，促进行政管理科学化、精细化管理的进程，从而使办公室的总体工作效率得到更大的提升，确保行政管理的工作方法能够符合办公室的运行需求[2]。

二、企业办公室行政管理精细化的现存问题

为了使各部门之间能够相互协调，达到最佳的运行效果，每一个部门都要有一个与本部门相匹配的规章制度，这样才能确保每一个员工都能在工作中，以制度为基础，主动推动各项工作，更好地为企业提供高质量的服务。同时，企业办公室的管理也是如此，只有建立起一套科学、完善的管理体系，才能使办公室的各项工作更加顺畅。但就目前的状况而言，一些企业在实际运作时，并没有事先建立完备的行政办公系统，这就严重影响了最后的行政管理品质。此外，通过调研发现，有些单位虽制定了管理体制，但与其他业务部门的体制基本相符。由于行政与其他部门的体制相似，缺乏针对性，而且在实操性上也不是很全面，因此，企业的办公行政管理的效率大大下降。在公司办公室的管理中，有一个非常关键的环节，那就是各部门和工作人员之间要进行有效的协作与沟通，只有这样，才能保证各项工作的顺利进行。总之，企业办的各项工作，不能只靠某一人或某一部门来进行。但是，根据现实，很多企业和单位在进行行政管理工作时，都会出现一些人员与部门之间缺少合作的状况，相互之间的交流与沟通不够深入，缺少有效的合作意识，在工作出现问题的时候，还会互相推卸责任，从而大大提高了企业的管理成本。目前，一些企业的经营管理人员普遍存在着整体素质不高的现象。由于其工作能力与实际工作的需要不相适应，导致其在日常的行政工作中很难达到工作要求。管理工作具有其自身的特点，当工作发生不正常时，往往会产生“无人可追究”的局面。一句话，企业管理层在遇到突发事件时，很难快速、高效地找到相关责任人，在最短的时间内得到处理。另外，一些工作人员的素质不高，责任心不强，遇到各种不能分清责任的问题，常常采取拖拉的态度，最后的结果是，问题的解决不够及时、不彻底、不到位，甚至会造成问题逐渐积累，引发更严重的问题[3]。

三、企业办公室行政管理精细化策略

( 一) 重视基层文化建设

个体的主观意识在很大程度上影响着个体的日常行为，甚至是直接地影响着个体的主观意识。为了使办公室的管理更加精细，企业管理者首先要对员工的思想进行统一，要让每位员工都明白，精细化管理是一个需要循序渐进的过程，也要明白，精细化管理不是一朝一夕能够完成的，只有在不断地与现有的不足相结合的情况下，不断地对其进行优化和改进，才能让精细化管理真正地落实起来。要做到精细管理，就必须从企业文化入手。例如，在年初，各企业单位都要根据去年的经营状况，有针对性地制定年度管理计划，并在该计划的基础上进行进一步的分解，将年度计划分解成月计划、周计划甚至是每日的工作管理计划，通过细化工作安排，进一步完善管理模式，使每位员工在每天的工作中，按照每日、每月、每年的计划来推动各项工作，长期下来，就会使大家养成精细化管理的意识，并将这种意识内化于心中[4]。

( 二) 以制度化、规范化为基础，推动精细化管理

要真正实现精细化管理，就必须在这一基础上做好制度建设，这是一项非常繁琐的工作，必须要用完善的规章制度来规范和指导日常工作，才能防止“管理真空”。例如，企业要严密地改进监察制度，以此来加强职工的执行能力。此外，企业的管理者也要根据以往的制度实践中发现的缺陷，有针对性地进行有效的、及时的清理，去其糟粕，取其精华，并科学地补充不足的地方，这样，才能逐渐地建立起一个更加完善、更加高效的制度。

( 三) 多措施并行，使员工养成精细管理的工作习惯

要把精细化管理的思想贯穿到办公室的行政工作中去，人是最关键的核心。特别是，各个企业都要对行政工作进行精细化管理，对管理者的良好工作习惯进行有效的培养，使其养成正确的工作态度。总之，管理者在养成良好的工作习惯时，要从以下方面来掌握。要制定一套行之有效的绩效评价与评估体系，对于一些程序类和易于量化的工作，要制定相应的量化指标，对于具有强烈主观性的工作，要设置灵活的评价指标。

结论：

总而言之，在社会分工日益细化的今天，国家已经进入到了一个新的工作和管理的时期。在新的时期，所有的企业都要把“精细化管理”的理念不断地融入到行政管理的各个方面，从粗放的行政管理过渡到精细化管理，只有这样，才能提升办公室的工作质量，推动企业的更快发展。文章以精细化管理的重要性、存在的问题、对策为切入点，对此进行了较为详尽的探讨与分享，以期对各个企业今后的行政精细化管理有更多的借鉴意义。

参考文献：

[1] 王博杰 . 国有企业办公室行政管理精细化的思路与策略 [J]. 办公室业务 , 2023, (23): 4-6.

[2] 王帅华 . 建筑企业办公室行政管理精细化思路研究 [J]. 今日财富 ,2023, (20): 74-76.

[3] 张林 . 高校办公室行政管理精细化思路及对策 [J]. 办公室业务 ,2023, (16): 4-6.

[4] 代文强 . 企业实现办公室行政管理精细化的思路与措施 [J]. 现代企业 , 2023, (08): 30-32.