关于某研究院档案管理的思考

1. 研究院档案管理特点及现状分析

研究院近年来高速发展，全院规模体量迅速扩大，规划布局五大科研机构、七大产业基地，目前已开展 30 条中试及以上规模的试验 / 示范生产线，形成从基础研究到产业化示范庞大的科研生产体系。档案管理涉及文书档案、科研档案、建设项目档案、会计档案、经营档案、设备仪器档案、产品档案、生产档案、特殊载体档案及其他门类档案等。档案具有门类多、周期长、专业性强、专业跨度大、保密性强、地域分布广等特点。

研究院在 2022 年成立档案数据中心，现有专职档案管理人员 9 人，是研究院档案管理工作的具体实施单元，全面负责构建档案制度体系、开展档案业务指导、接收保管研究院各类档案、负责档案管理系统平台的建设与应用及提供各类档案利用服务等工作。

陕煤研究院档案管理制度体系较为健全，包含《档案管理办法》( 试行)、《档案分类方案及归档范围设置管理办法》、《科研项目档案管理办法》、《建设项目档案管理办法》、《档案库房管理办法》、《档案保密管理办法( 试行 )》、《档案工作应急管理办法》等 18 项制度。目前档案管理系统正在建设中。

档案管理用房包含阅览室、整理室、档案人员办公室、档案库 1、档案库 2、档案库 3、档案库 4 等，档案数据存于研究院私有云端。档案室设施设备配备基本齐全，并实现了档案库房、阅览、档案人员办公室三分开。安全防护措施具备防火、防尘、防盗、防光、防高温、防潮、防虫鼠等“十防”功能。配置智能密集架 488.9m³ ，防磁柜 2 台、1 套档案库房智能环境监控系统、5 台除湿加湿净化一体机、打印机3 台、扫描仪 ¹ 台、电脑、复印机、阅览桌等现代化办公设施设备，硬件设施配备到位。

2. 企业档案管理提升发展的应对措施

2.1 档案业务规范建设

（1）档案收集。根据国标、行业标准，再结合研究院具体情况，组织各部门、项目部（组）制定资料归档清单、明确归档标准及归档时间、制定规范的档案移交流程。审核确保资料齐全、完整和有效的基础上，实现档案集中统一管理。

（2）档案分类、整理。根据行业规范、结合研究院档案形成特点，编制研究院档案分类大纲、编号办法、档案保存期限表。遵循文件形成规律、保持文件间有机联系，对归档文件进行分类、组合、排列和编目。档案结构合理，便于保管和利用。

（3）档案的鉴定与销毁。成立档案鉴定小组，对档案价值、密级进行确认和调整，对失去保存价值的档案剔除销毁，对具有保存价值的档案科学地确定保管期限。销毁档案进行登记造册，填写销毁清册，经研究院法定代表人签字后进行监督销毁，销毁清册永久保存。

（4）档案保管。明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处理办法、档案进（出）库要求、档案库房管理要求。档案库房布局合理，实体上架排列整齐。库存档案定期清理核对，做到账物相符。

（5）档案利用。建立查阅、借阅制度。根据原件、复印件、电子件、在线阅览等不同利用形式及档案密级等级不同制定相应的查阅、借阅流程。

（6）档案统计。进行档案收进、移出数量统计，预测档案的增长情况。进行档案查阅、借阅统计，档案利用效果统计，分析档案工作的基本情况，为档案资源开发、档案编研提供方向，提高档案管理水平。

2.2 建立档案管理信息系统

2020 年新修订的《中国人民共和国档案法》明确规定电子档案与传统档案具有同等的效力，国家档案行政管理部门印发的《数字档案馆（室）建设指南》要求各单位档案室存档数字化率达 70% 及以上。基建项目档案专项验收要求档案全部进行信息化管理。研究院各产业类投资项目相继通过竣工验收后档案数字化交付及电子文件体量增多倒逼档案信息化建设加快进度。与其他业务系统深度集成 ( 文档一体化、一站式登录、流程审批集成 )。如将 OA 系统与数字档案管理平台进行集成，解决 OA 系统所产生的文书数据在网络上直接进行归档、自动编目、组卷等并实现按权限对文书档案进行网上查阅、借阅。

2.3 档案安全管理

（1）制定档案安全管理办法。做好档案库房“十防”，即：防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫、防鼠、防高温，发现隐患及时处理。

（2）制定企业档案应急预案，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。

（3）接入内部网的档案管信息系统，应建立操作日志，通过身份认证、访问控制、信息完整性校验、防火墙、入侵检测等技术手段和管理方法确保档案数据得到有效保护。

（4）对重要电子档案进行异地备份保管，应当采取磁光介质、缩微胶片等符合安全管理要求的存储载体。

2.4 档案保密管理

档案是企业的宝贵财富，凡涉及研究院的安全和利益，在一定时间内只能让一定范围内人员知悉的文件材料，均属保密范围。档案保密工作要内外有别。对外必须坚持保密，对内则应在遵守研究院保密规定的前提下，提倡协作交流，便于提供利用。

（1）根据我国《档案法》、《保密法》及研究院实际，制定研究院《档案保密管理制度》。

（2）应明确档案形成单位、管理者、利用者应承担的保密责任。各部门、各单位在涉密资料存档之前，自行进行管理。在涉密档案归档时，按照密级文件具体分类标准做好标识，明确保密等级、保密范围、保存期限。

（3）按照档案密级等级制定分级管控措施。利用必须履行相应的审批程序和查阅手续。

（4）涉密档案管理人员在上岗之前应进行保密教育，签订保密协议。

（5）涉密档案与互联网隔离，设置专人专库专柜进行管理。并通过设置门禁、监控、保密档案柜加锁，专人管理钥匙等多管齐下防止档案泄密。

2.5 档案业务培训

（1）开展各部门、研究所、项目部（组）档案业务培训需求调研，根据调查结果，科学设置教育课程，制定具体培训计划。

（2）开展多种形式档案培训，按需施教、分类培训，对从事不同业务的专（兼）档案管理员进行有针对性的培训。

（3）定期邀请相关专家学者、行业精英到研究院召开座谈会，传授档案信息化管理最新理念、新技术和新工艺，加强网络知识教育，引导管理人员全面掌握档案搜集、整合与分析等专业技能的同时，也能熟练运用计算机技术。

3. 结语

档案信息资源是对企业发展历程的记载，是领导决策的依据、科学研究的情报及基础设施方面参考资料，同时还具有历史借鉴及促进创新的重要作用。企业档案管理还能够帮助企业建立自身企业文化，通过档案资料向员工们展示出企业发展历程，增强员工对企业的归属感及认同感，陶冶员工素养，提高企业形象。研究院成立至今13 年，在新能源、新材料、化工、煤炭等不行业，既有大量项目由实验室小试研究转入中试及以上阶段，又有大量布局前沿的探索性研究，积累了大量科技研发管理经验，档案信息资源化开发利用对研究院科技产业化、产业科技化快速发展具有重要意义.

参考文献:

[1] 何玉兰 . 试论新形势下企业档案管理的问题及创新途径 [J]. 兰台内外 ,2019(8):16.

第一

作者简介：宋娜，女，1987 年 2 月，陕西榆林，2013 年6 月毕业于中国矿业大学（北京），硕士，副高级工程师陕西省西安市国家民用航天产业基地，710199，从事档案管理工作。邮寄地址：陕西省西安市长安区神舟七路166 号。