人大会议档案安全管理的风险防控与对策研究

人大会议形成的决议草案、审议意见、选举名单等档案材料，既是国家权力机关依法履职的原始记录，也是人民群众行使监督权的重要依据。确保档案实体不受损毁、信息不被泄露、内容不被篡改，是维护人大工作严肃性和公信力的基础保障。当前信息技术发展与档案载体多元化，使档案安全管理面临新的挑战。深入识别风险点、构建科学防控体系，对提升人大机关治理能力具有现实紧迫性。

一 、人大会议档案安全管理面临的主要风险

（一）实体档案保管风险

档案库房硬件条件不足是普遍隐患。部分单位库房未独立设置，与办公区混用导致人员流动复杂；缺乏恒温恒湿设备，纸质材料易受潮霉变；防护设施简陋，门窗防盗等级低，重要卷宗未存入专用防磁柜。日常管理存在漏洞，档案出入库登记流于形式，未执行双人双锁制度，定期盘点机制缺失，档案遗失或错位难以追溯。

（二）电子档案信息安全风险

电子档案管理面临多重技术性隐患。物理防护层面，档案存储服务器未设置独立机房，与办公网络共用机柜易遭非法接入；缺乏入侵检测设备，无法实时阻断异常访问。权限管理存在漏洞，账户权限长期未清理，离职人员账号仍可登录；未实行最小授权原则，普通工作人员可越权访问敏感代表信息。数据防护机制薄弱，备份策略执行不到位，仅每周 1 次手动备份且备份介质混放，系统故障时难保数据完整；未建立备份恢复演练机制[1]。网络传输风险突出，跨网传输未启用加密通道，通过公共网络交换档案数据可能被截获；未部署专用防泄密系统，电子档案导出时无水印追踪。终端管控严重缺失，工作人员随意使用私人移动硬盘拷贝档案，未安装终端安全软件，病毒可通过 U 盘传播至档案服务器；外部电脑未经杀毒直连内网，存在定向攻击隐患。

（三）制度执行与人员操作风险

安全管理制度与实际操作脱节。虽有档案借阅审批规定，但执行中未核验借阅人身份与事由；涉密档案未明确标注密级，混入普通卷宗管理。人员专业素养不足，档案员对电子档案加密操作不熟悉，未签订保密承诺书；临时人员参与档案整理时缺乏监督，存在信息泄露隐患。

二、 人大会议档案安全管理的强化对策

（一）构建分级安防制度体系

建立档案安全三级责任机制，明确分管领导承担监管责任、办公室主任负主要管理责任、专职档案员负直接操作责任，形成责任闭环。同步制定《人大会议档案安全管理办法》，重点规定四方面刚性要求：一是严格档案密级分类管理，涉密档案统一采用红色封面标注并单独登记造册；二是实体档案库房执行双人双锁物理管控和 24 小时视频监控双重保障，非授权人员严禁入内；三是电子档案访问实行实名身份认证与权限审批双轨控制，普通人员仅开放查询权限，修改权限限分管领导授权；四是外包服务单位必须签订保密协议并缴存风险保证金。每年由办公室牵头开展 1 次安全审计，全面检查制度执行情况，重点核查监控录像完整性、权限审批记录、涉密档案流向等关键环节，审计结果通报至各责任部门并限期整改，拒不整改的追究责任人行政责任，确保安防制度落地见效。

（二）升级实体与电子防护设施

实体防护设施升级需聚焦库房标准化改造：将档案库房调整为独立封闭区域，安装智能门禁系统实行指纹与工卡双认证进出；库内顶部安装高清红外摄像头与动态捕捉探头双套监控设备，确保无死角覆盖且录像数据存储保留90天；配置恒温恒湿机组维持温度 22±2^∘C 、湿度 45%±5% 环境，珍贵决议原件及选举名单等永久卷宗存入防磁防潮特种柜；所有归档文件加贴射频识别标签，配套门禁通道扫描仪实时记录档案出入轨迹。电子防护体系构建重在多重技术加固：部署专用档案服务器并实行物理隔离，禁止连接外部网络；电子档案存储实施本地服务器与政务私有云双备份机制，本地备份每月2 次全量更新，云端备份实时增量同步；档案传输过程启用国密SM4 加密算法，导出文件自动添加单位水印与访问者信息；所有涉密终端安装安全管控软件，强制卸载光驱与蓝牙模块，禁用非配发移动存储设备接入，USB 端口实行注册制管理 [2]。建立设施运维台账，每日巡查环境参数，每季度检测安防设备有效性，确保防护设施始终处于可靠状态。

（三）规范全流程操作管理

档案入库环节实行双人核验制，移交人员与档案员共同核对文件页码、密级标识及完整性，确认无误后双方在交接清单签字；电子档案同步上传至管理系统自动生成特征值校验码，与纸质档案编号绑定入库。日常保管环节建立档案安全巡检台账，每日上午 10 时与下午 15 时各记录 1 次温湿度数据，发现异常立即启动除湿或通风设备；涉密档案调阅需申请人填写《人大档案查阅审批单》，经办公室主任与分管领导双签同意后方可调取，查阅过程全程视频留痕。档案借调环节严格区分密级管理，普通档案借阅期限不得超过3 个自然日，到期前1 天系统自动发送归还提醒；涉密档案仅限阅档室内使用，由档案员现场监督并登记查阅内容摘要；电子档案导出时系统强制添加含单位名称、调阅人工号及日期的动态水印。人员管理环节实行岗前岗中全周期管控，专职档案员每年参加不少于 8 学时的保密轮训并通过闭卷考核；岗位调整前需在监交人见证下办理档案实体与电子权限双重交接；临时借调人员接触档案时须由在职档案员全程陪同并在《外来人员登记簿》记录出入时间，其活动范围限定于监控覆盖区域。

（四）建立常态化监督机制

实行季度自查与专项检查双轨监督模式，每季度首月 5 日前由办公室主任、档案员及信息科技术人员组成联合检查组，开展为期 2 个工作日的档案安全自查。自查采用三查法：一查实体库房设施，重点检测门禁系统灵敏度、监控探头覆盖死角、恒温恒湿设备运行参数；二查电子安防记录，调取档案管理系统访问日志核查非工作时间操作记录、权限变更记录及备份完整性；三查管理台账痕迹，核验档案出入库登记簿签字完整性、涉密档案审批单签批规范性及巡检记录连续性。对重要会议形成的决议草案、选举结果等核心档案，在归档后 7 日内启动专项安全检查，额外增加档案内容完整性核验与存储介质稳定性检测。设立电话与线上双举报渠道，接到安全隐患举报后 30 分钟内响应，72 小时内完成核查并反馈结果，核实违规行为视情节采取通报批评、取消评优或纪律处分三级追责。将档案安全纳入部门年度目标责任考核，设置防盗防火、信息泄露、篡改损毁三类重大事故一票否决指标，考核结果与部门负责人绩效直接挂钩 [3]。每季度自查报告及整改情况经分管领导签字后存档备查，形成监督闭环。

结语：

人大会议档案安全绝非技术问题，而是关乎人民代表大会制度权威的政治责任。应对实体保管隐患、信息泄露风险、制度执行漏洞等多重挑战，需坚持人防技防制防相结合：通过分级责任制压实管理链条，以智能设备筑牢物理防线，用刚性制度规范操作行为，让监督机制倒逼责任落实。唯有将安全要求贯穿于档案生成、流转、存储、利用全周期，才能确保每一份档案真实完整可溯，为人大依法履职提供坚实保障，更好践行全过程人民民主的使命担当。

参考文献：

[1] 杨宏杰 . 面向治理现代化的档案安全管理体系构建 [J]. 山西档案 ,2025(4):41-44.

[2] 王晨 . 档案数字化安全管理体系构建路径 [J]. 兰台内外 ,2025(7):1-3.

[3] 刘春玲 . 加强档案安全管理保障档案安全利用 [J]. 黑龙江档案 ,2018(3):16.