大数据时代事业单位档案管理信息化建设的思考与策略

引言

随着信息技术的发展和大数据时代的到来，档案数据已成为事业单位最重要的核心资产之一。在大数据时代，传统档案管理模式难以满足现代事业单位高效、准确和安全的信息管理需求。档案管理信息化建设作为提高事业单位管理水平、促进档案信息资源共享和保障档案信息安全的重要途径，逐渐成为各行各业关注的焦点。档案管理信息化建设不仅意味着将纸质档案转化为数字档案，还要构建集数据采集、存储、处理、分析、利用及安全保护于一体的综合管理系统。因而深入探索档案管理信息化建设策略具有重要意义。

1 大数据时代事业单位档案管理信息化建设存在的问题

1.1 信息化建设投入不足

部分事业单位对档案管理信息化建设的重视程度不够，在资金投入方面存在明显不足。一方面，购置先进的档案管理软件、硬件设备以及进行系统维护升级需要大量的资金支持，但一些单位由于预算紧张或对信息化建设的重要性认识不足，未能给予足够的资金保障。例如，部分基层事业单位仍在使用功能简单、版本老旧的档案管理软件，无法满足大数据时代对档案管理的复杂需求，且硬件设备如服务器、存储设备等性能低下，经常出现卡顿、死机等情况，影响了档案管理工作的正常开展。另一方面，档案管理信息化建设是一个持续的过程，需要不断投入资金进行技术更新和人才培养，但部分单位往往只注重一次性的设备采购，忽视了后续的运维和升级费用，导致信息化系统在运行一段时间后逐渐落后，无法发挥应有的作用。

1.2 基础设施建设滞后

一些事业单位用于档案管理的硬件设备陈旧落后，计算机配置低、存储容量小，无法满足大量档案数据的存储和处理需求。网络设施不完善，网速慢、稳定性差，影响档案信息的传输效率。同时，档案管理软件功能单一，缺乏数据挖掘、分析等高级功能，难以适应大数据时代对档案管理的要求。

1.3 数据安全与隐私保护风险挑战

行政事业单位财务数据涉及财政拨款、专项资金使用、国有资产变动等敏感信息，数据泄露将威胁公共资源安全与政府公信力。然而，当前部分行政事业单位财务数据安全防护体系相对薄弱。一方面，网络安全技术滞后，仍依赖基础防火墙、杀毒软件等传统防护手段，缺乏高级威胁检测系统和数据加密保护，面对 APT（高级持续性威胁）等网络威胁时难以有效应对。另一方面，数据管理制度缺失，存在数据访问权限划分模糊、操作日志记录不完整等问题，为财务数据安全埋下重大隐患。例如，部分行政事业单位普通业务人员与财务管理人员共享同一级别的数据访问权限，使得大量敏感财务数据暴露在非必要接触人员面前，出现问题时无法追溯具体责任人。

1.4 信息化人才短缺

目前，部分事业单位档案管理方面的人才结构较为单一，缺乏既懂档案管理又懂信息技术的复合型人才。这种人才短缺现象影响了档案管理信息化建设的推进速度和推进质量。档案管理信息化建设需要融合档案管理知识与信息技术的人才。同时，现有档案管理人员的信息技术水平和数据分析能力普遍较低，难以胜任档案信息化管理工作。部分档案管理人员责任意识不强，法律意识淡薄，存在违规操作、泄露档案信息的问题，给档案信息安全带来严重威胁。

2 大数据时代事业单位档案管理信息化建设策略

2.1 加大信息化建设资金投入

事业单位应充分认识到档案管理信息化建设的重要性，将其纳入单位整体发展规划，加大资金投入力度。一方面，设立专项经费用于档案管理信息化建设，确保有足够的资金购置先进的硬件设备和软件系统。例如，采购高性能的服务器、大容量的存储设备，以满足日益增长的档案数据存储需求；购买功能完善、兼容性强的档案管理软件，支持档案的数字化加工、存储、检索、利用等全流程管理。另一方面，保障信息化系统的运维和升级费用。定期对硬件设备进行维护和更新，确保其稳定运行；及时对软件系统进行升级，以适应不断变化的业务需求和技术发展趋势。同时，合理安排资金用于档案管理信息化建设的培训、技术咨询等方面，提高资金使用效率。此外，积极争取上级部门的财政支持，拓宽资金来源渠道，为档案管理信息化建设提供坚实的资金保障。

2.2 加大基础设施投入，完善档案管理系统

加大对档案管理基础设施的投入，购置先进的计算机设备、存储设备和网络设备，确保档案数据的存储和传输安全、高效。选择功能强大、性能稳定的档案管理软件，该软件应具备档案采集、整理、存储、检索、利用、安全管理等一体化功能，并能与单位现有的办公自动化系统、业务管理系统等进行有效对接，实现数据的互联互通。此外，要定期对档案管理系统进行升级和维护，及时修复软件漏洞，确保系统的正常运行。

2.3 完善数据安全管理制度，规范全流程管控

首先，升级网络安全技术体系，增强主动防御能力。为应对信息化转型带来的冲击影响，行政事业单位要在现有网络安全防护体系基础上部署高级威胁检测系统，通过机器学习算法实时分析用户行为模式、网络流量异常，对潜伏性攻击、异常数据访问进行主动识别与预警。其次，建立完善的内部控制体系，强化业财数据安全管理。行政事业单位应建立覆盖业财数据全生命周期的内控制度，明确数据采集、存储、传输、使用以及销毁等环节的安全规范。例如，行政事业单位要针对业财数据的类别建立不同级别访问权限制度，将数据划分为公开、内部、敏感以及保密四个级别，明确不同级别数据的访问权限，确保“按需授权、最小够用”。最后，优化业财数据安全流程管控。行政事业单位财务管理流程相对烦琐，业财数据较为丰富。为提升业财数据安全管理质量，行政事业单位要强化动态化、智能化的监管手段，在业务流程设计上，将数据安全控制节点嵌入业财融合的关键环节。

2.4 打造专业人才队伍，强化可持续发展内生动力

针对复合型人才稀缺现状，事业单位需要构建多层次人才培养与引进体系。一是优化内部培训体系，制订个性化培养方案，既强化资产管理人员信息技术培训，如安排Python 编程、数据库管理课程，又组织技术人员学习资产管理流程，实现知识交叉融合；二是拓宽外部引才渠道，利用校园招聘、社会招聘、柔性引才等方式，吸引既懂技术又熟悉资产管理的专业人士，如聘请行业专家担任顾问；三是营造鼓励创新、包容的氛围，设立创新奖励机制，激发员工自主探索新技术、新方法的热情，为资产管理信息化实践不断注入活力，驱动事业单位可持续发展。

结语

大数据时代给事业单位资产管理信息化带来了前所未有的机遇与挑战，借助创新管理理念、技术工具及模式协同，事业单位能够显著提升资源配置效率与管理水平。然而，数据标准化、技术应用、安全防护与人才短缺等问题仍需重视。未来，事业单位应持续加强顶层设计，深化数据治理与技术融合，完善安全保障机制，并大力培育专业人才，以创新驱动资产管理信息化可持续发展。随着技术的不断进步，事业单位资产管理将更加智能化、精细化，为提升公共服务质量与社会治理效能贡献力量。

参考文献

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