档案管理中信息安全风险与防范措施探讨

档案管理工作的重要性不言而喻。比如，《国务院关于加强档案工作的决定》就明确强调“国家的所有档案都是我国社会政治生活中形成的文书材料，都是我们国家的历史财富。档案工作的任务就是要在统一管理国家档案的原则下建立国家档案制度，科学管理”。档案管理工作需要做好多方面的任务，信息安全风险防范便是其中之一。特别是随着我国档案管理工作的不断发展，相关的标准和要求越来越高，加之信息科技发展所产生的电子化档案管理会广泛应用，信息安全风险防范已经成为不可忽视的重要部分。

一、建立完善信息安全管理制度

完善的档案管理安全制度是档案管理科学开展的重要保障。我国发布的一系列法律文件中也不止一次强调做好档案管理顶层设计的重要性。信息安全风险防范的开展也要把顶层设计摆在突出位置，形成有据可依的制度。对此，档案馆首先要明确不同岗位人员在档案管理中的不同职责，科学划分人员的分工，这样做能够体现每一位工作人员的职责以及在发生相关事件后明确责任主体。与此同时也要制作统一的工作手册，这能够为档案管理人员开展工作提供充分的技术层面指导。特别是一些工作时间较短或信息安全防范意识薄弱的工作人员，要求其严格按照工作手册的做法一丝不苟落实工作，可以培养其警惕心，也可以降低信息安全风险发生的概率。

二、加强档案信息系统技术防护

加强档案信息系统的技术防护仍然是新时期档案管理工作的重点。这是因为新时期的档案管理工作已经转为线上，所以面临的信息安全风险也基本来自线上。考虑到这一情况，加强信息安全系统的技术防护是最科学的应对思路，这也是提升档案信息安全风险防范能力的重要手段。在数字化时代，档案信息存储于信息系统中，技术防护是抵御外部攻击和保障信息安全的关键防线。通过先进的技术手段可以防止黑客入侵、恶意软件感染，避免档案信息被窃取、篡改或破坏，确保信息系统的稳定运行和数据的完整性、保密性。安装专业的防火墙，对网络访问进行监控和过滤，阻止外部非法网络访问档案信息系统，阻挡常见的网络攻击。部署入侵检测系统（IDS）和入侵防御系统（IPS），实时监测系统流量，一旦发现异常流量或攻击行为，及时发出警报并采取相应的防御措施。对档案信息进行加密存储，使用加密算法将原始数据转化为密文，即使数据被窃取，没有解密密钥也无法获取真实信息。从而在技术的角度维护了信息安全。提升档案工作效率，将大量的档案信息以数字化的形式进行存储，同时也便于资料的收集、查阅和管理，使整个档案管理质量得到了进一步发展。数字化档案管理能够将传统以纸质为载体的档案信息转化为数字化形式，不仅节约了保管费用及占地空间，同时也提升了经济效益和办公效率。

三、提升人员信息安全意识与技能

随着互联网技术的快速发展，档案管理工作也采用了一系列的电子信息设备电子信息设备在信息安全风险防控过程中的确能发挥出比人力更高的优势，但信息安全风险防范工作最主要的仍然是工作人员的素质和主观能动性。对此，档案馆在工作过程中可以定期组织信息安全培训课程，围绕信息安全法规、常见的信息安全风险案例、安全防范技巧等一系列内容培训员工的工作素质。专业知识的讲解可以系统性提升档案管理工作人员的风险防范知识，但除了知识方面的提升以外，还要在档案管理工作单位内部塑造与信息安全风险防范有关的主题文化和工作氛围，比如，开展信息安全意识宣传活动，通过张贴海报、发放宣传手册、举办知识竞赛等方式，营造浓厚的信息安全文化氛围，提高员工对信息安全重要性的认识。

四、规范档案信息操作流程

能够按照档案管理工作的正规流程开展工作从根本上可以有效防控各种信息安全风险出现的概率。这是因为档案管理工作在制定工作流程时就会考虑可能会出现的各种风险进而想通过制定合规的工作流程最大程度上控制档案管理风险的发生。因此，规范信息操作流程的重要性不言而喻。在具体实践过程中，首先在档案信息收集环节就要制定严格的审核机制并对信息的准确性进行反复确定。对于档案信息的存储，按照分类、密级等要求进行科学存储，不同密级的信息存储在不同的存储区域，并设置相应的访问权限。在档案信息查询环节，建立详细的查询登记制度，记录查询人员的姓名、查询时间、查询内容等信息，以便追溯查询行为。

五、制定信息安全应急预案

在档案管理过程中出现的一系列信息安全风险往往具有较强的不可预测性。特别是网络档案管理过程中遭受外部袭击几乎没有任何征兆，甚至短短的几秒之内系统就会陷入瘫痪并在接下来的几分钟内造成信息泄露等严重问题。安全风险出现迅速且不可预知，这在客观上要求档案管理要加强应急演练工作，提前模拟可能会遭遇的一系列问题，提升应对能力。在实践过程中，相有关部门首先可以成立应急响应小组，进而明确小组内部成员各自的职责。组长在实践过程中负责统筹指挥，技术人员负责档案管理过程中出现的各种应急问题，后勤人员主要负责档案管理过程中的后勤控制设备调整与运行。在明确这一系列内容的基础上，对档案管理过程中可能会发生的各种安全事故的负面危害及发生风险科学演练调控，模拟在电子档案管理过程中可能会发生的一系列风险。比如，电子档案管理过程中会遭受黑客攻击，这会泄露很多的档案隐私信息。档案管理部门可以针对以黑客攻击为代表的一系列问题开展定期的模拟演练，针对黑客攻击时要采取的紧急措施拟定多套方案并在演练中证实方案的可行性。时刻紧绷信息安全防范的神经才能切实维护档案管理的安全性。

综上所述，档案管理工作中信息安全风险防范机制建设是非常重要的一部分，这不仅可以确保档案管理工作的高质量进行，同时也有利于发挥档案管理工作对社会各项事业发展所产生的服务价值。本文关于档案管理过程中信息安全风险防范机制建设的研究虽然告一段落，但在今后仍然会对此话题保持关注并开展更深入的研究，为优化档案管理的效力而努力。

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作者简介：姓名：布热烈尼·哈布力赛依提，出生年月：1996.11，性别：女，学历：本科，民族：哈萨克族，籍贯：木垒，单位：木垒县雀仁乡人民政府， 现在职称：专业技术岗十二级，研究方向：档案管理中信息安全风险与防范措施探讨。