高质量发展背景下公立医院人事档案管理创新路径探索

一、更新管理理念，形成现代化档案管理意识

公立医院人事档案管理在整个内控体系中占据着重要地位，高质量发展要求人事档案管理必须保持先进的管理理念，在开展具体的档案管理活动中，需要摒弃传统的“重保管、轻利用”“重形式、轻内容”的思维，形成现代化档案管理意识，明确“以用为先、服务人才、支撑发展”的科学逻辑，以此提升公立医院人事档案管理的综合效益。

现阶段，公立医院人事档案管理虽然经过长期实践，已经形成了适合医院经营发展状况的管理理念，但是却无法满足高质量发展的要求和标准，这就要求公立医院及时更新人事档案管理理念，为后续实施档案管理改革指明方向、奠定基础 [1]。第一，公立医院管理层应当对人事档案管理保持高度重视，甚至要将人事档案管理纳入医院战略发展体系，深刻认识人事档案管理在医院人才队伍建设中的支撑作用，以及明确人事档案管理在提升医院医疗服务水平的重要贡献；第二，公立医院应当定期开展专题会议，组织各部门中的业务骨干学习和培训，将人事档案管理的主要内容、重要意义，传递给公立医院每一个职工，改变档案管理只是单纯保管资料的固有思维，将人事档案管理牢牢地镶嵌在内部控制体系；第三，引进和推行“大档案”管理理念，有效拓展公立医院人事档案管理的维度，延长人事档案管理的战线，为公立医院人才队伍建设提供更加可靠、精准的数据参考。例如，在原有人事档案管理内容的基础上，增加继续教育、医患沟通、突发事件处理、荣誉证书、道德品行、人际关系等内容，只要与医务人员职业发展相关的信息，一概纳入人事档案管理的范畴，提升公立医院人事档案管理的全面性、真实性，为公立医院识人用人提供依据。

二、推进信息化建设，搭建档案管理信息平台

高质量发展要求公立医院人事档案管理能够适应现代社会发展趋势，对此公立医院人事档案管理需要推进信息化建设，搭建一个更加高效、精准的档案管理信息平台。

1. 档案数字化改造：公立医院需要在人事档案管理改革方面投入专项资金，用于推动人事档案管理数字化转型，改变传统纸质档案管理资源浪费、效率低、错误率高的局面 [2]。档案数字化改造的进程中，必须严格遵循档案管理的相关标准，保障数字档案的完整性、真实性，以及提高人事档案管理的规范化和标准化。例如，按照人员类别、科室归属、职称等级等标准，对公立医院内部人员的信息进行归档储存，可以显著提升档案后期检索、提取的效率。

2. 建设一体化信息管理平台：传统的公立医院人事档案管理存在档案内容相对单一的问题，这在一定程度上弱化了人事档案管理的综合效益，难以为公立医院人才队伍建设提供帮助。基于此，高质量发展背景的公立医院人事档案管理创新，需要针对人力资源管理系统、人才培养系统、考勤系统、绩效考核系统等数据实现一体化管理，致力于搭建集决策支持、人才数据分析、人事档案管理于一体的信息管理平台。该平台具备“智能查询”“动态更新”“数据分析”三项主要功能，通过平台便能对公立医院内部人员的档案资料进行检索、更新、提取、分析和利用，保障了公立医院人事档案管理的全面性和实效性。

3. 实现档案共享利用：人事档案如果只保管不利用，就无法发挥人事档案的作用，也就难以为企事业单位创造价值，所以高质量发展背景的公立医院人事档案管理创新，需要在信息化建设的基础上实现档案共享利用。例如，在保证档案信息安全的条件下，搭建分级授权的档案查询机制，任何一个部门、人员在获得许可的情况下，均能根据实际需求规范查询所需档案，这将有利于提高人事档案管理的效率，能够提升人事档案管理的价值。

三、完善管理制度，提升人事档案管理规范化

管理制度是开展管理工作的基础框架，是保障管理工作规范化、标准化的必要条件，所以高质量发展背景的公立医院人事档案管理创新，需要通过完善管理制度实现规范化、精细化管理目标，从而为公立医院运营发展提供有力支撑。

建立档案收集责任制：人事档案管理中收集信息至关重要，为提高档案信息收集的质量和效率，需要依靠完善的责任落实制度进行指导和约束，以此保障人事档案信息的完整性、真实性与可靠性。明确公立医院各科室在收集人事档案信息中的职责，一旦出现问题能够快速找到责任人，并且及时采取合理的应对措施。例如，各科室的负责人，需要定期督促科室职工提交和补充个人档案资料，主要包括学历、科研论文、荣誉证书、年度考核表、培训证书、职称评选等，还要对科室职工个人档案资料的真实性进行验证，对于那些不符合要求、涉嫌造假的档案资料一律退回，旨在提高人事档案的准确性与可靠性。

制定档案整理标准：人事档案管理中实现标准化整理，能够提升人事档案的整洁度、规律性，方便后期对人事档案进行检索、提取和利用。公立医院人事档案管理部门，应当根据档案资料的特点制定整理标准，避免档案制作、档案保管环节的错乱情况。例如，按照履历、学历学位、自传、专业技术、考核考察等类型，对全院的人事档案进行分门别类，在存放保管环节中需要按照时间顺序排放，以及对所有档案进行统一编码。

制定严格的档案保管制度：人事档案损毁、遗失对于公立医院而言是巨大损失，高质量发展背景下要求人事档案管理，针对保管环节进行制度规范[3]。硬件设施方面，硬性规定安装防火、防潮、防盗、防虫、防磁等装置，还要指派专业技术人员定期对设备进行维护保养。软件系统方面，必须按照防火墙、系统漏洞监测软件等，针对机密性较高的人事档案还要采取加密措施，避免人事档案出现泄漏、被盗风险。另外，人事档案管理部门还要引进档案保管台账系统，对人事档案接收、查阅、借还、更新等项目进行记录，确保人事档案管理全程可追溯。

结语

人事档案管理是公立医院实现人才培养、人员晋升、人事任命的重要依据，是保障公立医院内部组织结构稳定的关键所在。高质量发展背景下，要求公立医院推进人事档案管理创新，引入数字化技术、完善管理制度、深化协同联动等，提高人事档案管理的质量和效率，为公立医院运营发展奠定人力资源基础。

参考文献

[1] 苏慧婷 . 新形势下档案管理工作助推医院高质量发展的现状及意义 [J]. 兵团医学 , 2024, 22 (03): 77-79.

[2] 何丽锋 . 新形势下公立医院档案管理的规范化建设研究 [J].兰台内外 , 2024, (25): 25-27.

[3] 邓诺 , 刘杨 . 基于三级甲等公立医院干部提拔视角下的干部人事档案管理研究 [J]. 中国卫生产业 , 2024, 21 (16): 49-51+55 .