信息化时代文书档案收集与归档

引言

信息收集与归纳是档案建设的关键步骤，需要相关工作人员对组织的业务流程、重要会议、法规政策、活动纪要、经营成果等相关信息进行整理，用于为今后的经营发展提供信息支撑。为此在新时期背景下，人们逐渐对文书档案的重要性形成了足够认识，并不断创新技术手段，用于加强档案信息收集与应用，以便于能够高效开展组织管理工作，促进自身经营效率的全面提升。

一、加强基础设施建设

企业的文书档案类型丰富，信息量驳杂，在收集整理过程中往往需持续性开展记录工作，对管理人员造成了较大的工作压力，并且极易由于人为疏忽导致档案信息疏漏、错误，严重影响了其建设质量。为此在信息化背景下，工作人员首先需要完善基础设施配置，灵活运用各类数字技术手段来提高信息采集效率，并提高档案建设的准确性，进而为档案管理工作的高效开展提供坚实的保障，确保能够全面提高文书档案的实际价值[1]。

例如，档案工作人员需要配置专门的打印机、数码成像设备、扫描仪与录音机等等，确保能够有效将纸质文书转化为数字资源形式，并根据文件内容同步生成相应的录音、影像以及图片材料。从而有效丰富资源类型与完整度，促使档案管理质量的全方位提升。在此基础上，工作人员需要构建完善的数据库体系，确保能够提高档案资源的管理效率，按照其数据格式与类型开展分类存储。进而有效为有序的搜索查阅创造良好基础，确保各部门之间能够实现信息共享与协同工作。

二、制定完善工作制度

信息化视角下，档案管理人员需要根据数字化建设要求，适当调整自身工作制度。确保能够建立标准化的档案收集与归纳机制，并进一步完善档案工作流程，从而全面提升文书档案建设的规范性与时效性[2]。

首先档案工作人员建立与企业或单位各部门之间的有效交流机制，通过深入观摩一线业务模式，了解各部门的工作流程及其所涉及的文书档案类型。在此基础上制定建立适宜的档案收集模式，将传统以人力为主的档案工作转变为线上自动运营，通过统一的办公软件、业务程序以及工作标准，来完整采集各部门日常工作信息，为档案建立通过提供丰富的信息资源。其次，档案管理人员需要按照文书档案的采集周期、归档范畴、保密等级、存储期限等基本属性，对档案资源进行分类处理。从而完善文书档案的归口管理方式，通过严格的工作制度来推进相关工作顺利开展，以此全面提高档案管理的时效性、标准性与规范性。

三、提高安全保密等级

传统背景下，文书档案收集与归纳工作的安全风险主要来源于人为疏忽造成的日常文件损坏、遗失。而随着信息时代的来临，档案资源逐渐转变为数字模式，其安全风险也一并转移到了技术层面，需要档案管理人员重点加强档案信息防护工作，以避免组织珍贵的信息资产遭受威胁。因此在实际工作过程中，档案管理人员需要从以下三个方面入手来加强信息防护：

首先，工作人员需要在建立数据存储系统的基础上，进一步搭载云端备份技术。通过 Dropbox、One Drive 等在线服务项目，对重要文书档案进行实时备份，避免由于设备故障、操作失误以及外部干扰因素导致的数据遗失现象。从而有效保证信息安全性，促使文书档案管理工作质量得到进一步提升。

其次，档案管理人员需要根据不同类型文书档案的保密等级、重要程度，来设置相应的档案权限。相关部门在进行档案调阅与使用的过程中，需要提前获取操作权限才能够进行档案下载、浏览以及修改等一系列操作，从而进一步提高文书档案的安全防护等级[3]。

最后，档案管理人员需要设置强大的信息防火墙，在日常工作中针对外部访问行为进行全流程监控与防护，避免重要档案数据受到恶意攻击。在此基础上档案管理人员需要定期进行系统诊断，及时修复其中的安全漏洞，并针对网络日志中的异常信息进行追踪溯源，确保能够及时消除档案管理隐患，提高系统安全防护等级。

结语

综上所述，本文针对信息化时代文书档案收集与归档展开了深入分析。强调档案管理人员需要灵活运用先进技术手段，强化档案收集、管理以及防护，并完整发挥其使用价值，助力组织获得高质量发展。

参考文献：

[1]张晓晨.大数据时代文书档案信息化管理与智慧化服务模式研究[J].参花,2025,(04):156-158.

[2]黄粲,芦琦.新形势下大数据技术在医院文书档案高质量管理中的应用[J].中国卫生标准管理,2024,15(24):13-16.

[3]张坚梅.基于信息化背景的文书档案管理工作创新研究[J].机电兵船档案,2024,(06):110-112.