人事档案管理中电子与纸质档案融合问题探析

摘要：在人事管理不断信息化的背景下，电子档案与纸质档案的并行存储与管理成为常态。然而，二者在融合过程中面临管理制度不统一、技术平台兼容性差、安全机制薄弱等多重问题，严重制约了档案信息的流通效率与安全水平。当前，提升人事档案融合管理水平已成为提升单位治理能力和信息化水平的关键一环。为实现高效、安全的人事档案融合管理，需要从制度标准、技术支持、安全保障等方面着手，构建统一体系，推动系统互联互通，强化档案安全防线。通过制度建设与技术应用的双轮驱动，促进电子档案与纸质档案的有机整合，将成为推动人事档案现代化管理的必由之路。

关键词：人事档案；电子档案；纸质档案；融合管理；

人事档案是记录干部和职工的个人经历、政治表现、业务能力等基本情况的重要资料，是单位人事管理、组织考核和政策落实的重要依据。随着数字化技术的广泛应用，电子档案逐步成为信息管理的主要形式，具有存储便捷、检索高效、传输迅速等显著优势。在此背景下，如何实现电子档案与纸质档案的有效融合，如何实现电子档案与纸质档案的有效融合，已成为当前档案管理工作中亟需破解的现实难题。融合过程中的管理体制协调、技术平台兼容及安全机制建设，直接影响档案管理的效率与质量，探索一条适应新时代要求的人事档案融合管理路径，具有重要的现实意义与应用价值。

一、人事档案电子与纸质档案融合中存在的主要问题

（一）管理体制不统一，制度标准滞后

在当前人事档案管理实践中，存在管理体制的不统一与制度标准的滞后的问题，许多单位在档案管理职责划分上缺乏清晰界定，电子档案往往由信息部门管理，而纸质档案则归口于人事或综合部门，导致责任交叉或空缺，影响工作效率。不同单位采用的档案管理制度和归档标准各不相同，尚未建立起统一、规范、适配数字环境的融合管理制度，使得电子档案和纸质档案在归集、整理、归档及利用等环节中缺乏操作依据，易造成信息割裂和处理混乱。档案流转过程中责任归属不明，未能形成完整的档案生命周期管理链条，进一步加剧了融合管理的制度障碍。

（二）技术基础薄弱，系统不兼容

技术基础薄弱和系统兼容性差也是制约人事档案电子与纸质融合的问题之一。目前，许多单位仍沿用功能单一、结构封闭的老旧档案管理系统，难以满足现代档案管理对数字化处理、智能检索、远程共享等多样化需求，严重影响融合效率。各类业务系统之间缺乏统一接口标准，导致信息孤岛现象普遍存在，电子档案无法实现跨系统调取与同步更新，造成重复录入、数据不一致等问题。更为突出的是，数字化加工质量参差不齐，在设备性能不足、操作人员经验有限等影响下，部分电子档案出现图像模糊、信息缺失、格式不规范等现象，降低了档案利用的便捷性和准确性，为融合管理带来不小的技术难题。

（三）档案安全风险高，保密机制不足

在电子与纸质档案融合过程中，档案安全问题日益凸显，尤其是在信息化程度不断提升的背景下，电子档案所面临的安全风险更加复杂多样。电子档案易遭受黑客攻击、病毒侵入、系统崩溃等威胁，稍有疏忽就可能引发信息泄露、内容篡改甚至数据永久丢失，严重危及单位信息资产的完整性与机密性。当前多数单位在权限管理方面缺乏科学分级与访问控制机制，存在“权限泛化”“操作无痕”等问题，档案系统未能有效记录用户操作轨迹，难以形成可追溯、可审计的安全体系。此外，针对突发事件的灾备机制和应急响应能力普遍不足，许多单位未建立完善的数据备份流程和定期演练机制，一旦发生突发情况，将面临档案资料不可恢复的严重后果[1]。

二、推进电子与纸质档案融合的优化策略

（一）统一标准体系，健全管理制度

推进电子与纸质档案融合，各单位可以制定档案管理融合的统一制度与标准，由主管部门牵头，组织档案、人事、信息化等相关职能部门成立工作专班，统一制定覆盖电子与纸质档案融合管理全过程的制度体系和操作标准。具体可从材料接收、文件命名、编号体系、扫描精度、图像压缩格式、数据存储目录结构等方面入手，制定强制性规范，确保不同载体档案在归档方式和内容结构上的一致性。例如：以“姓名+年份+材料类别”作为电子命名结构，纸质材料贴附编号标签，形成纸电对应档案编码。制度中还应明确审核责任，建立档案材料入库前的“预审+抽检”制度，杜绝材料质量不合格直接归档。

通过构建涵盖档案形成、归档、调阅、移交、销毁全过程的生命周期管理流程，并将其细化为标准化操作步骤。各步骤应设置“入口节点”和“责任节点”，如归档入口需由材料审核岗签字确认，调阅入口需录入调阅目的、授权范围与时限。档案材料应绑定条码或二维码标识，纸质档案粘贴标识卡，电子档案在系统中生成匹配编码，建立纸电映射关系。管理人员对即将达到保管年限的档案，系统应提前生成“到期提醒”，提醒管理人员审查是否延长保管或启动销毁流程，并出具审批记录。以上流程应在制度中明确操作人、审批人和审核周期，形成闭环控制机制[2]。

（二）提升技术能力，实现系统互通

为推动档案融合落地，应优先对现有档案管理信息系统进行全面升级，淘汰功能落后、兼容性差的软件平台，选用支持多格式文件处理、多端口接入及与政务平台互联互通的系统架构。在系统建设中采用标准化的接口协议（如XML、JSON）对接人事、公文、组织等业务系统，实现档案信息的自动提取与同步更新，避免人工重复录入。系统应具备档案分类自动识别、状态标记、归档提醒、智能检索等功能模块，提升日常处理效率。还可以统一搭建集中式档案数据库平台，将纸电档案统一编号、归类、入库，确保数据结构清晰、索引统一，支持跨部门快速检索、远程调阅与授权利用。系统还应具备日志追踪和审计功能，记录每一笔操作行为，为安全管理和责任追溯提供技术支撑。在资源条件允许的情况下，还可部署基于云端的档案数据同步备份服务，实现异地容灾与高可用保障。建立系统更新与维护机制，明确升级频率、数据迁移流程与技术人员职责，保障系统运行长期稳定。在各单位系统建设过程中，可参照先进地区经验，开展平台试点测试和阶段性验收，逐步推进系统互联与融合功能落地[3]。

（三）加强安全管理，完善防护机制

为保障融合档案的信息安全，应建立分级分类的档案安全管理机制，根据档案内容的敏感程度划分保密等级，并匹配不同的访问控制策略。系统中应设置多级权限管理架构，对档案浏览、下载、打印、修改等操作设定严格的权限范围。操作用户应绑定实名账号，启用双重身份验证机制，确保只有授权人员能在规定范围内使用系统。对涉及领导干部人事任免、工资调整、处分处理等敏感信息的档案，应设“阅前审批”“定时失效”等功能模块，增加调阅门槛。在技术防护方面，应部署多层次的安全防线，对存储服务器实施数据加密保护，并在网络层部署防火墙、入侵检测系统与恶意代码拦截模块。系统数据应设定定期全量备份与实时增量备份机制，备份数据应异地存储，防止本地数据遭受不可恢复的物理损毁或勒索攻击。

总结：人事档案融合管理需以制度统一、技术升级和安全防控为核心，构建规范完整的管理体系。通过明确职责分工、优化系统对接、强化安全保障，推动电子与纸质档案在全生命周期内实现高效协同与有序管理。融合工作的深入推进，将为人事档案现代化建设提供坚实支撑，助力提升信息治理能力和管理水平。

参考文献：

[1]王英杰，寇铮，曾庆明，等.大数据时代事业单位人事档案数字化与人才服务信息化建设策略[J].现代农村科技，2025，（03）：6-8.

[2]张蕴桔.高校纸质档案与电子档案融合管理模式探讨[J].华东纸业，2025，55（02）：79-81.

[3]薛利梅.人事档案开发利用中的隐私保护问题[J].山西档案，2025，（04）：91-94.