“通知”写作中的问题探究

一、“通知”公文的含义及特点

（一）“通知”的含义

“通知”是一种特定形式的公文，用于向特定对象传达信息、通告事项、下达指示或要求行动的文件。通知通常由上级机关或组织向下级机关、单位、个人发出，具有一定的法律效力和约束力，需要受文者按照其要求执行。

（二）“通知”的特点

1. 晓谕性：通知是为了向受文者传达特定信息或要求，具有命令性质，受文者需要按照通知的内容执行。

2. 时效性强：通知对时效性有严格要求，通常要求受文者及时了解通知内容并在规定的时间内执行。

3. 格式固定：通知通常具有固定的格式要求，包括发文机关、标题、正文、日期、签发人等要素，以确保信息清晰明了、具有可执行性。

4. 约束力强：通知具有一定的法律效力和约束力，受文者需要按照通知的内容和要求执行，否则可能会面临相应的法律责任。

总的来说，通知是一种具有晓谕性、命令性和约束力的公文形式，用于向特定对象传达信息、通告事项、下达指示或要求行动。

二、 通知的适用范围及常见类型

（一）指示性通知

指示性通知通常由上级机关或组织向下级机关、单位、个人发出，目的是明确告知受文者应该采取的具体行动或措施，也被称为规定性通知。如《xx办公厅关于贯彻落实全国xx工作xx会议精神任务分布的通知》（xx 函〔xxxx〕x 号）。

（二）转发、批转类通知

转发类通知通常由上级机关或组织向下级机关、单位发出，内容是将上级已经发布的文件、通知或相关信息转达给下级，要求下级按照原文内容执行或处理相应的事务。如《市人民政府办公厅关于转发黑政办发〔xxxx〕x 号文件的通知》（哈政办综〔xxxx〕 x 号）。

批转类通知是指在组织或机关内部将已经收到的文件或通知批转给下一级或相关责任人。如《国务院批转发展改革委等部门关于xx 若干意见的通知》（国发〔xxxx〕 x 号）。

（三）事务性通知

事务性通知通常是一般具体事务，如人事变动通知、会议通知、放假通知等

因此，事务性通知的应用非常广泛，内容也相对单一，主要用于通知日常性的事项。如《xx 关于召开 2013 年 xx 会议的通知》（办秘函〔xxxx〕x 号）。

（四）任免通知

任免通知通常由上级机关或组织向下级机关、单位发出，目的是明确告知受文者某人被任命或免除某项职务。这类通知主要用于告知有关任免、聘用决定，包括被任免、聘用人员的姓名、职务、任职时间、免职时间、任免依据以及相关的要求等。如《xx 市人民政府关于 xx 等同志职务任免的通知》（渝府人〔xxxx〕x 号）。

五、发布性通知

发布性通知主要用于发布那些不宜用“命令”和“令”发布的公文，通常涉及法规文书。发布性通知由发文机关将本机关的有关文字材料、领导讲话及会议精神等发给下级机关，并要求其周知或者按照通知内容予以贯彻实施。如《xx 关于印发 的通知》（中办发〔xxxx〕x 号）。

三、“通知”写作中的问题及案例分析

（一）文种重叠

文种重叠是指不同文件彼此具备相同或相似的文件性质与内容，导致文种使用上的重复和冗余。如《关于转发 的通知》，在这个例子中，文种“决定”和“通知”出现了重叠。这种文种重叠的情况可能会造成一些不必要的混乱和冗余，因为接收者在阅读文件时可能需要花费更多的时间和精力来理解文件的性质和内容。因此，在公文写作中，要尽量避免此类情况。

（二）文种混用

公文处理过程中常用的批转、转发、印发等形式。《规定》、《办法》、《工作要点》等由本单位制作的、无法独自行文的公文的印发，不属于《条例》规定的 15 类公文，仅以印发的形式印发。转发是转发其他机关的公文，下级机关只能转发上级机关的公文，如《xx 县人民政府批转省政府关于 xx 的通知》，这里“批转”就是很不恰当了。批转有批示和转发的意思，指的是上级机关批转下级机关上报的公文，如《xx 市人民政府印发 xx 市生态环境保护局关于调整排污费征收标准等有关问题的通知》，市政府与生态环境保护局是上下级机关，应该用“批转”。

（三）内容表达不明确

“今年上半年以来，公司开展的以职业道德为主题的活动，引发了爱岗敬业、全心为乘客服务的热情。本活动虽然取得了较好的社会效益，但仍然存在一些问

题。因此，现将相关材料发送给各位，请认真学习，不断提升干部职工的职业道德水平。”该通知属于指示性通知，虽然说明了需要做的事情以及这样做的原因和期待达到的目标，但在“进行职业道德教育”的核心内容上并未提及具体措施。要成功实施职业道德教育，不仅需要阐述为何要开展，还需明确“如何”进行。

（四）标题中常见的病误

通知的标题应该是完整的，包括发文机关的名称、通知的具体事由和文种三个要素。另一种方式是采用不完整式标题。这种标题一般由事由和文种两个要素组成，如《关于做好 xx 的通知》。也可以是由发文机关和文种两个要素组成，如《天津市人民政府令》。一般情况下，公文的标题由发文机关名称 + “关于” + 事由 + “的” + 文种组成。如：中共中央办公厅国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知。如果联合发文的单位很多，或者发文单位的名称很长，可以将发文单位名称省去。但案例中公文的标题只有“通知”两个字，这显然是错误的。正确写法为省xxx 厅关于 x 的通知。

( 五) 标点符号的病误

标点符号主要存在以下需要注意的地方：年份要用六角括号“〔〕”括入；两个签发人姓名之间要空一字，而不用顿号；标题里一般不用标点符号，但如果出现法律、法规、规章名称和报纸名、刊物名、书籍名时，要加书名号；同系统、同级别的主送机关之间用顿号，不同系统的主送机关之间用逗号（抄送机关同理，但抄送机关最后要加句号）；一级标题（一）的末尾一般不用标点符号，二级标题（（一））换行分段时标题未尾不加句号，不换行分段时加句号；标示时间、地域等起止，用一字线“—”，标示数值范围的起止，用波浪线“～”；以月、日为标志的事件或节日，用汉字数字表示时，只在一、十一和十二月后用间隔号“.”，当直接用阿拉伯数字表示时，月、日之间均用间隔号；相邻或相近两个数字连用表示概数时、标有书名号或引号的并列成分之间，不应加顿号； 句末点号（多为句号）是放在引号内还是引号外，主要看引语本身是否独立成句；“附件”二字后要使用冒号，附件名称后不加标点符号，附件顺序号后不加标点符号。

结语

通过以上案例分析可以看出，通知也有着特定的适用场景和范围，不能随意、滥用。在实际写作中，我们应该根据情况慎重选择使用通知的时机，确保其信息的明确性和传达的有效性。这样可以避免出现不必要的混淆和误解，从而提高公文的质量和规范性。

参考文献

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2. 刘 淑 一 . 不 同 类 型 通 知 写 作 研 究 [J]. 湖 南 ,2017，456(10):185-186.

3. 肖 迪 . 公 文 写 作 中 不 规 范 现 象 研 究 [J]. 长 春 ,2017，154(04):191.

李玫雨（1996-），女，汉族，山东，在读硕士研究生研究方向：公共管理理论与实践