重大突发事件应急档案管理体系建设探讨

引言

重大突发事件具有突发性、复杂性及高破坏性特征，其应对过程牵涉诸多部门、环节，从而形成许多具备保存价值的档案记录，应急档案是突发事件应对全程的真实再现，是还原事件真相、明晰权责关系的法律凭据，也是改进应急预案、加强社会韧性的关键资源，目前我国应急档案管理存有归档范围不清、技术应用不够、跨部门协同不畅等状况，须要创建起体系化、规范化的应急档案管理架构，本文从理论角度探究应急档案的内涵价值，管理链条以及支撑要素，给出体系构建途径和改良方向，希望给实践提供参考。

1 重大突发事件中应急档案管理的核心价值与内涵定位

1.1 重大突发事件应急档案的内涵定义

重大突发事件指的是突然发生并造成或者可能造成严重社会危害，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害，事故灾难，公共卫生事件和社会安全事件。其主要特点包括突发性，不确定性，高破坏性以及跨区域特性，直接影响公共安全和社会秩序。应急档案涉及突发事件应对过程中的原始记录，包含应急预案制定，风险监测数据，指挥调度指令，救援行动记录，物资调配单据，现场音视频，损失评估报告等形式。应急档案与常规档案相比较具差异性，一是形成主体多元化，包含政府机关，救援单位，医疗单位，社会组织以及普通民众等诸多主体；二是内容变动性强，要即刻记录事件发展情况及其应对举措之变化；三是时间紧迫感强烈，在紧急情形下尽快完成采集并归档，而且其保存价值存在双重性质，一方面可作目前应对处理之时的决策凭借资源，另一方面又是日后再次推演，责任追究，社会记忆保留的凭据来源。

1.2 应急档案管理的战略价值

从国家治理角度而言，应急档案是改善突发事件应对效能的关键工具，事前阶段，应急预案编订，风险排查记录给预防准备给予数据支持，事中阶段，指挥调度，救援行动记录有益于当下决策改良，事后阶段，损失评价，经验总结报告推动制度改进，拿分析历史档案中的灾害应对数据来说，可以找到应急预案的漏洞，进而对响应策略作出针对性改变。从社会记忆角度讲，应急档案肩负起记载灾害真实情况，流传应急经验的任务，它把事件发生期间的社会状况，民众反应以及救援举动统统保留下来，给后来者知晓灾害规律，提升社会韧性赋予历史参照，而且，公开的应急档案可以再现事件经过，符合公众了解事实的需求，化解因信息不对称造成的社会紧张感。从法律问责角度来说，应急档案是还原事件真相，明确权责关系的重要证据，其记载的指挥指令，资源调配，处置结果等信息，可以为事故调查，责任认定，法律追责给予客观根据，守护社会公平正义。

2 突发事件应急档案管理的关键环节与核心要素

2.1 应急档案的全流程管理链

应急档案管理要涵盖突发事件应对的整个生命周期，事前预防、事中处置、事后恢复这三个阶段都要包含在内，事前阶段要归档应急预案、风险评估报告、应急演练记录这些资料，重点放在预防准备工作是否完整、是否科学上，事中阶段要随时采集指挥调度指令、救援行动日志、物资调配单据、现场音视频这些动态数据，重点在于记录是否及时、是否真实，事后阶段要整理损失评估报告、重建方案、经验总结这些材料，重点在于数据是否全面、分析是否深入。各环节的归档范围要确定标准要求，事前阶段包含风险监测数据，预案修订记录，事中阶段涵盖救援人员行动轨迹，物资消耗明细，事后阶段涉及社会影响评价，心理干预记录等，还要形成多主体协同搜集机制，利用数字化平台做到现场数据立即上传并存储于云端，保证档案的全面性与延续性。

2.2 应急档案管理的关键支撑要素

技术要素是应急档案管理的根基，物联网传感器、移动终端等数字化采集技术可以对现场的数据进行自动采集，并且实时传输，区块链存证技术可以保证档案的真实性和不可篡改性，智能分类与检索技术利用自然语言处理和机器学习算法来提高档案调取的效率，比如，根据标签体系的智能分类就可以快速地找到某个事件的救援记录，从而缩短响应时间。组织要素是应急档案管理的实施保障，要形成跨部门协作机制，确定应急管理部门，档案机构，救援单位，医疗机构等主体的责任划分，创建统一的数据共享平台，专职档案管理团队的设置也是必不可少的，他们应拥有档案学专业知识和应急管理经验，承担全流程的质量把控和技术应用任务。制度要素是应急档案管理的规范，要制定归档范围和保管期限的法定标准，明确电子档案的法律效力，创建质量管控体系，规范元数据标准，存储格式和安全防护要求，比如参照《档案法》，突发事件应对有关法规，制定应急档案的分类细则，鉴定标准，保证管理符合规定。

3 重大突发事件应急档案管理体系的构建与优化路径

3.1 体系构建的框架设计

应急档案管理体系的构建要按照“ 顶层设计-分层实施-技术赋能” 三维框架来操作，顶层设计层面，国家要出台《重大突发事件应急档案管理办法》，把管理原则，主体职责和技术标准等规定下来，地方层面要联系自身实际，制订详细化的实施细则，从而形成上下贯通的政策体系。分层实施层面，要划分国家、省、市、县四档档案管理机构的职责分配，国家级机构主要负责战略资源储备及跨区域协调，省级机构主要负责区域内数据整合和技术支持，市级和县级机构主要负责一线档案采集和现场管理。技术赋能方面，要搭建“ 云 - 边 - 端” 协同的档案管理平台，云端存储核心数据和分析结果，边缘节点达成现场数据的快速归档及预处理，终端设备支撑多用户并行访问和移动端操作，比如救援人员通过移动终端随时上传现场音视频，边缘节点自动执行数据清洗和分类，云端平台开展长期保存和深入挖掘。

3.2 体系的持续优化方向

动态适应性优化是体系可持续发展的关键，要依照突发事件类型变化来调节归档范围和技术标准，像针对新型公共卫生事件或者极端气候灾害，就要重新调整归档范围和归档技术标准，就拿网络攻击事件来说，得加大电子证据保全和数据溯源技术的应用力度，应对由气候变化引发的灾害，也要加强气象数据和生态监测记录的归档。社会参与度提高成为体系完善途径，“ 档案众包” 模式下鼓励公众补录一线记录，如灾害亲历者口述史收集、社区志愿者帮忙归档，推动社区档案室创建，让应急档案管理深入基层，强化社会韧性。国际经验借鉴是体系优化的参考，要吸取国际组织（UNDRR）、发达国家（日本防灾档案管理、美国FEMA 应急记录系统）的先进思想，联系我国国情来完善管理体系，可以学习日本“ 灾害记忆库”模式，加强社会记忆功能，采用美国FEMA 的数字化应急记录标准，提升技术水平。

结语

重大突发事件应急档案管理体系建设是提升国家应急治理能力的关键一环，本文从理论角度剖析了应急档案的内涵价值、全流程管理链条以及核心支撑要素，给出了体系构建的框架设计与优化方向，以后要加大技术研发力度、完善政策法规体系、促进社会协同，形成全面覆盖、快速响应、技术先进的应急档案管理体系，给国家应急治理现代化给予有力支持。

参考文献

[1]刘学健,韩红磊.档案馆面对突发事件的公共服务能力研究[J].中原工学院学报,2024,35(05):90-94.

[2] 李艳玲. 突发事件视角下档案应急管理研究[J]. 办公室业务,2024,(20):89-91.