数字档案长期保存的风险评估与对策分析

引言

在数字时代，档案数字信息产生于人类社会生产的各个方面，其内容包含电子档案、传统载体档案数字化成果等多种重要数字信息。随着国家无纸化办公、信息化服务、智能化发展等工作快速推进，以及电子商务的普遍应用和单套制管理体系的建立，档案数字资源凭借其存储密度高、多媒体集成、传输速度快、共享便捷等传统载体档案信息不可比拟的优势，在推动国家发展和社会进步方面的作用越来越明显。数字档案属于信息时代的重要载体，它承载着社会记忆及历史价值，不过，同传统纸质档案相比，数字档案的长久保存遭遇着技术环境飞速改变，管理机制尚未成型的难题，存储介质老化，格式兼容性消失，元数据缺少等情况也许造成数字档案无法被读取或者信息遗失，而且，管理流程中权责不明，标准不统一也加重了保存风险，怎样体系化地找到风险并制订对策，这是当下档案学界必须解决的主要问题，本文从技术和管理层面对数字档案长久保存的风险加以剖析，并给出相应的解决办法。

1. 数字档案长期保存的关键风险识别

1.1 技术环境风险

技术环境风险是数字档案长存最突出的难题，存储介质的物理老化属基本风险范畴，磁带老去，光盘生锈这样的情况大概会导致数据永远消失。硬件设备更新换代加重风险感，早先的服务器构造与当今系统的衔接性差异也许让档案不能被读出。软件生态环境的变动性同样会带来麻烦，操作系统的更新，数据库格式变动或者特定软件被停用之类的变动，都会造成数字档案无法予以剖析。网络攻击和数据泄密的事情时常出现，这就显示数字档案在传输和存放的时候存在着安全隐患。技术环境存在无法掌握之处，档案的保存就要不断地同由于不断变化的技术带来的各种未知因素抗争。

1.2 管理机制风险

管理机制风险来自制度设计和执行层面的不足，标准体系不完备造成了数字档案在采集，分类，存储等方面缺少统一规范，元数据标准缺位就也许会给档案检索带来麻烦，责任划分不明确加大了管理漏洞的产生可能性，跨部门协同时权责交叉容易引发推诿情况，长久保存规划没有制定时，档案机构难以处理好技术迁移，资源调配这类的事情，未创建定时的数据迁移机制会致使存储介质过期之后数据无法转移，人员专业能力受限也是个问题，技术人员若对新出现的技术了解不够深入，那么风险应对时机就会被耽误。

2. 数字档案长期保存风险成因分析

2.1 技术驱动的动态性矛盾

技术推动的动态矛盾是数字档案风险的主要成因之一，信息技术的进步符合摩尔定律，存储设备，软件系统以及网络协议的更新速度远远超出档案保存周期，这种技术迭代速度与档案保存需求的矛盾，致使目前的技术环境下的保存方案也许会将来失效，某一文件格式也许由于开发者不再支持而不能打开，硬件设备的停产直接威胁到存储介质的可读性，技术生态的碎片化又加重了这一矛盾，各个系统之间数据交换的标准不一致，造成档案迁移的成本快速上涨，动态性矛盾的关键在于技术前进的不可逆性与档案保存的稳定性要求之间的根本矛盾。

2.2 管理复杂性的叠加效应

管理复杂性的叠加效应产生于档案保存牵涉到诸多方面的协调情况，数字档案包含生成，采集，存储，利用等环节，每个环节对管理的要求都不一样，跨机构协作时存在信息不对称现象，档案移交的时候元数据标准不一致就可能造成信息丢失，政策法规出现滞后性状况，现有制度无法应对云计算，人工智能等新技术引发的管理变革，资源分配不均衡也使得复杂性加重，经济投入不足会致使技术设备更新迟缓，人员培训缺失会影响管理效能，管理复杂性的叠加效应造成风险表现出多源性特征，单一措施

不能做到全面防控。

3. 数字档案长期保存风险的应对措施

3.1 技术层面的风险防控措施

技术层面风险防控要形成多层防护体系，第一，要创建动态监测机制，借助定期检测存储介质的健康状况和软件兼容情况，及时察觉潜藏风险，第二，执行数据迁移策略，依照3-2-1 备份法则（保留三份副本、存放两种介质上、留一份异地存），从而缩减介质失灵的风险，对技术标准执行前瞻性规划也同样关键，像选用开放型文件格式（PDF/A）就可以减少格式锁定风险，要加大网络安全防御，设置加密传送、查阅管控和入侵侦测体系来抵御外侵风险，技术风险把控着重依靠技术重复和标准化削减环境变动性造成的不确定性。

3.2 管理层面的风险治理优化

管理优化要从制度设计和执行两方面同步展开，第一，完善标准体系，制定涵盖全生命周期的管理规范，比如规定元数据字段需求和长期保存格式标准等，第二，形成跨部门协作机制，通过设立联合工作组来协调档案生成机构和保存机构之间的权责关系，资源保障机制的改良也不可缺少，可以设置专门预算用于设备更新和人员培训，并且采用第三方服务机构分担技术运维压力，还要促使管理流程完成数字化转型，借助区块链技术做到操作留痕和责任追溯，管理治理的目的就是凭借制度刚性约束和流程改良，全方位削减人为因素和管理漏洞带来的风险。

3.3 技术管理协同的风险治理途径

数字档案长期保存的风险防控要冲破技术与管理割裂的老思路，创建起技术与管理协同治理的新框架，技术与管理协同的关键是形成起动态反馈机制，让技术方案能迅速应对管理需求，而且让管理决策全面吸纳技术前沿成果，可依靠信息技术来创建风险预警平台，把存储介质健康监测数据，格式兼容性检测结果这些关键技术指标即时接入到管理决策系统当中，做到风险识别，评判和处理的全部流程均实现数字化。制度设计上，把技术标准放进管理规范里，档案移交标准里指定开放性格式，保存规划里安排技术迁移的时间节点和责任方，通过管理手段引导技术创新方向，设立专门资金扶持长期保存技术研发，或者用政府采购政策推动企业参加档案安全技术研发，人员培训方面，冲破技术和管理知识的壁垒，培育档案管理专业素养和信息技术能力兼备的复合型人才。协同治理也要重视多元主体参与，创建档案机构、技术企业、学术机构及政府部门的协作网络，通过设立联合实验室推动技术研发与管理制度协同更新，依靠行业协会制订跨机构的技术应用指南与管理操作准则，这种协同方式可以改善风险防控效能，而且给数字档案保存体系的长久发展给予制度保证。

结语

数字档案长久保存的风险防范属于复杂工程，技术创新和管理改良要双管齐下，技术环境风险需形成动态顺应机制，通过标准化和冗余规划抵御技术迭代冲击，管理机制风险须通过制度完备和资源整合做到全程可控，日后研究可以深入探究人工智能在风险预估方面的应用，而且探讨国际合作在解决跨国技术标准差别上的潜力，只有靠技术和管理的融合才能塑造起符合数字时代需求的档案保存体系，从而保证数字遗产的永久可及性与真实性。

参考文献

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