人工智能背景下智慧档案管理体系的构建策略

1 引言

人工智能作为新一轮科技革命和产业变革的核心驱动力，已广泛渗透到各个领域。在档案管理领域，传统管理模式在面对海量、复杂的档案数据时，逐渐暴露出效率低下、智能化程度不足等问题[1]。构建智慧档案管理体系，将人工智能技术与档案管理深度融合，能够实现档案管理的自动化、智能化与精准化，有效提升档案管理效能，挖掘档案信息资源潜在价值，满足社会日益增长的档案利用需求。

2 人工智能背景下档案管理存在的问题

2.1 数据处理能力不足

档案数据呈现出多源性、异构性和动态性的特点，包括文本、图像、音频、视频等多种类型。传统档案管理方式在数据采集、存储和处理上能力有限，难以快速准确地对海量档案数据进行分类、标注和分析。例如，在处理历史档案图像时，人工识别文字效率低且易出错，无法满足大数据时代对档案数据处理的时效性和准确性要求。同时，数据之间缺乏有效关联整合，难以形成完整的知识体系，限制了档案信息价值的深度挖掘。

2.2 智能化应用程度低

目前，虽然部分档案管理系统引入了一些基础的信息化功能，但人工智能技术的应用仍处于初级阶段。在档案检索方面，大多仍依赖传统的关键词搜索，无法理解用户语义，检索结果的精准度和全面性不足。在档案整理与鉴定环节，人工操作占比高，缺乏智能辅助工具，难以快速判断档案价值和重要程度，导致档案管理效率低下。

2.3 管理流程缺乏灵活性

传统档案管理流程固化，各环节之间相对独立，缺乏有效的衔接与协同。在档案收集、整理、保管、利用等过程中，信息传递存在延迟和失真现象，无法根据实际需求快速调整管理策略。同时，跨部门、跨机构的档案共享与协同管理机制不完善，信息孤岛问题突出，制约了档案资源的高效利用。

2.4 安全防护面临新挑战

随着档案管理信息化、智能化程度的提高，档案数据面临的安全威胁日益复杂。人工智能技术在带来便利的同时，也可能被不法分子利用进行数据攻击。如通过人工智能算法破解档案加密系统、伪造档案数据等。此外，档案管理系统自身的漏洞、数据存储设备故障等问题，也可能导致档案数据泄露、丢失或损坏，给档案安全管理带来新的挑战。

3 人工智能背景下智慧档案管理体系的构建策略

3.1 夯实数据基础，构建智能数据资源库

建立统一的数据采集标准和规范，确保不同来源、不同格式的档案数据能够准确、完整地被采集。利用人工智能的数据抓取和识别技术，如光学字符识别（OCR）、语音识别、图像识别等，实现档案数据的自动化采集与转换。构建智能数据资源库，运用大数据技术对档案数据进行存储、管理和分析。采用分布式存储技术，实现海量档案数据的高效存储与快速访问；利用数据挖掘和机器学习算法，对档案数据进行深度分析，挖掘数据之间的关联关系，构建档案知识图谱。

3.2 深化技术融合，实现档案管理智能化

将人工智能技术与档案管理业务深度融合，开发智能化管理功能。在档案检索方面，引入自然语言处理（NLP）技术，理解用户查询意图，实现基于语义的智能检索，提高检索结果的相关性和准确性。

在档案整理与鉴定环节，利用机器学习算法对档案数据进行分类和价值评估。通过训练模型，自动识别档案的类型、主题和重要程度，辅助档案管理人员进行档案整理和鉴定工作。同时，利用人工智能的图像识别和修复技术，对破损、模糊的档案图像进行修复和优化，提高档案的可读性和保存价值。

在档案服务方面，开发智能问答系统和个性化推荐系统。智能问答系统能够自动回答用户关于档案信息的常见问题，提供24 小时在线服务；个性化推荐系统根据用户的历史查询记录和行为习惯，为用户精准推荐相关档案资源，提升用户体验。

3.3 优化管理流程，提升协同管理效能

基于人工智能技术对档案管理流程进行再造和优化。建立自动化的档案管理流程，实现档案收集、整理、保管、利用等环节的无缝衔接和自动流转。通过设置智能规则，当新的档案数据产生时，系统自动进行分类、编目和存储，并及时通知相关人员进行审核和利用。

加强跨部门、跨机构的协同管理，构建档案信息共享平台。利用区块链技术确保档案信息共享的安全性和可信度，实现档案数据的分布式存储和共享。通过建立统一的接口标准，实现不同档案管理系统之间的数据互通和业务协同，打破信息孤岛。

3.4 强化人才支撑，培养复合型专业人才

智慧档案管理体系的构建需要既懂档案管理业务，又掌握人工智能技术的复合型人才。档案管理机构应加强与高校、科研机构的合作，开展定制化人才培养项目。在高校相关专业课程设置中，增加人工智能、大数据、信息管理等课程内容，培养具有创新思维和技术能力的档案管理人才。同时，加强在职人员的培训与继续教育。定期组织档案管理人员参加人工智能技术培训、学术交流活动，邀请行业专家进行讲座和指导，帮助档案管理人员更新知识结构，提升技术应用能力。建立人才激励机制，对在智慧档案管理体系建设中表现突出的人员给予奖励，激发人才的创新活力和工作积极性。

3.5 完善安全体系，保障档案数据安全

构建全方位的档案数据安全防护体系。在技术层面，采用先进的加密技术对档案数据进行加密存储和传输，防止数据被窃取和篡改；利用人工智能的入侵检测和防御技术，实时监测系统安全状况，及时发现并处理安全威胁。通过机器学习算法分析网络流量数据，识别异常行为，自动拦截恶意攻击。在管理层面，建立严格的数据访问权限管理制度，根据用户角色和职责分配不同的访问权限；制定完善的数据备份和恢复策略，定期对档案数据进行备份，确保在数据丢失或损坏时能够快速恢复。加强档案管理人员的安全意识教育，提高其对数据安全风险的认识和防范能力。

3.6 加强标准建设，推动行业规范化发展

制定统一的智慧档案管理标准和规范，包括数据标准、技术标准、管理标准等。数据标准明确档案数据的格式、编码、元数据等要求，确保数据的一致性和互操作性；技术标准规范人工智能技术在档案管理中的应用要求，保障技术应用的可靠性和稳定性；管理标准规定档案管理流程、操作规范和质量要求，提高档案管理的规范化水平。积极参与国际、国内档案管理标准的制定和修订工作，推动我国智慧档案管理标准与国际接轨。通过标准的引领和规范，促进档案管理行业的健康、有序发展，提升我国档案管理的国际影响力[2]。

结论

人工智能背景下构建智慧档案管理体系是档案管理发展的必然趋势，对于提升档案管理效能、挖掘档案信息资源价值具有重要意义。通过夯实数据基础、深化技术融合、优化管理流程、强化人才支撑、完善安全体系和加强标准建设等策略，能够有效解决当前档案管理存在的问题，推动档案管理向智慧化方向转型。

参考文献

[1]矫琳.人工智能背景下智慧档案管理体系的构建策略[J].办公自动化,2023,28(08):55-57.

[2]钱杰.人工智能背景下档案管理智慧化服务体系的构建策略[J].内蒙古财经大学学报,2021,19(01):147-149.