电子档案管理在事业单位的应用探讨

引言：

随着我国信息技术的飞速发展，目前各行业均开始广泛应用信息技术，强化工作效率，简化工作流程，国家也大力推进事业单位及行政单位向信息化技术方向转变。但从目前情况来看，事业单位的档案管理电子信息化建设进程仍然较为缓慢，其中既有事业单位的管理问题，又与档案管理人员能力和信息化技术应用效果有关，因此解决事业单位电子档案管理问题势在必行。本文选择该研究方向并提出解决策略，一方面希望解决事业单位电子档案管理建设问题，另一方面也希望丰富该领域研究成果。

1 事业单位应用电子档案管理的意义

1.1 强化档案管理系统化水平

事业单位，应用电子信息化档案管理能够有效强化档案工作质量，同时在档案工作。当中对资料的收集和检索是工作的核心，而由于电子信息化技术在处理结构化和半结构化数据方面具有先天优势，采集和加工资料的效率更高，因此通过电子信息化技术对档案进行梳理能够降低档案管理员检索资料难度，并加强档案管理的系统化程度，进而强化档案管理系统运行效率及工作效能[1]。

1.2 解决纸质档案管理的弊端

在传统纸质档案管理模式下，档案管理人员，既要考虑纸质资料的归类整理，利用大量时间对已有档案进行分类整合，又要考虑纸质资料的保存环境，例如温湿度，光照等自然因素，必要时还需要在档案室内加装空调以保持干燥，投入较高、操作繁琐，出错概率较大。而通过电子信息化技术进行档案管理，原有的纸质档案可转化为电子档案存储在硬盘当中，无需考虑自然环境对档案安全性的影响，同时管理人员查找和归档的难度大大降低，纸质档案管理的弊端能够得到妥善解决[2]。

1.3 强化事业单位的工作效率

由于信息化技术的优势使得档案工作的难度显著降低，大多数工作可借助电脑来完成，无需人工进行计算，档案管理人员可腾出更多时间处理其他工作；此外，由于电子信息化技术的飞速发展，大数据技术开始崭露头角，而大数据技术在半结构化及非结构化数据处理中的巨大优势与作用，使得档案管理工作开始朝着自动化无人化方向发展，档案管理人员的职责也逐渐从信息统计收集整理纠错，转移至信息安全管理与信息验收，在大数据技术以及档案管理人员的配合之下，事业单位档案管理质量得到显著提升，档案管理工作的职能和作用进一步扩展，对事业单位的工作效率具有显著推进作用。

2 目前电子档案管理在事业单位中存在的应用问题

2.1 档案管理人员缺少信息化观念

虽然如今事业单位正大力开展电子信息化建设工作，但目前部分事业单位的档案管理人员年纪较大，对于电子信息化技术的适应能力较差，观念偏颇，认为电子信息化技术的可靠性不足，在电脑上查阅档案的效率不如直接查阅纸质档案，因此对信息技术的认同度较低，导致电子信息化建设难以落到实处，影响档案管理电子信息化建设进程。

2.2 档案管理信息化技术应用不佳

目前部分事业单位在信息化技术应用方面过于形式化，虽然拥有电脑打印机等基本信息化硬件，但缺少信息化技术支撑，没有专用的档案管理信息化系统以及发挥档案管理，电子信息化价值的信息共享平台，导致信息技术的优势丧失，信息化技术无法发挥价值。

2.3 电子信息化技术人才水平不足

在档案管理电子信息化建设过程中人才的专业能力至关重要，但由于事业单位缺少专业信息化技术培育体系，人才引进积极性不足，用人标准不明确，因此无法吸引高水平电子信息化技术人才，现有人才的电子信息化水平迟迟无法提升，因此导致事业单位的档案管理工作发展受阻。

3 电子档案管理在事业单位的可行应用策略

3.1 建立基于信息化的电子档案管理制度

想要改变档案管理人员信息化观念问题，事业单位可在档案管理制度方面做出改变，将原本基于纸质档案的管理制度调整为基于电子信息化的档案管理制度，例如明确要求档案管理人员对每份纸质文档进行扫描，生成 PDF 文档，存放至指定日期文件夹以及网络平台当中，强制要求档案管理人员应用电子信息化技术执行档案管理工作，进而实现档案管理工作的标准化、流程化、信息化；其次，在规章制度中要求档案管理人员积极应用电子信息化技术，正确看待电子信息化技术的作用与价值，推动年长的档案管理人员学习电子信息化技术，改变已有观念 ；最后提高档案管理监管力度，结合事业单位实际需求执行档案管理工作，同时要求档案管理人员撰写电子版工作总结，帮助档案管理人员快速适应电子信息化技术。

3.2 强化事业单位电子信息技术应用水平

想要强化电子信息技术的应用水平，事业单位应当完善现有信息化技术应用方式，要放下成见，正确看待电子信息化技术的落地应用，从电子化角度思考现有工作的不足，着手完善电子信息化技术体系，例如档案管理缺少算力支持可申请，云计算经费与企业合作，由云计算企业提供算力服务。

同时，事业单位也要敢于尝试新技术，为电子档案管理提供技术支撑。升级基础硬件设备。优先对事业单位内部的低配置计算机、服务器及网络设备进行迭代更新，部署具备高性能处理器与大容量内存的终端设备；采用模块化设计的服务器集群替换传统单一服务器，通过分布式架构增强数据并发处理能力，支持海量档案的实时调阅与跨单位交互；同步配备千兆光纤交换机与无线 M e s h 组网设备，优化内部局域网与外部专网的数据传输速率；对于扫描仪、高拍仪等外设，采购具备自动纠偏、智能分拣功能的专业机型，提升纸质档案电子化转换效率。

构建弹性可扩展的混合云存储体系。在事业单位内部部署边缘计算节点，配置高密度存储服务器与全闪存阵列，用于高频访问数据的本地化存储，保障核心业务低延迟响应。同时对接区域云平台，将历史档案、备份数据迁移至私有云，利用私有服务器的弹性存储资源动态扩展容量；建立“云 - 边 - 端”协同架构，将三年以上非活跃档案转存至事业单位内的云存储区，释放本地硬件资源；部署云原生数据库与容器化应用平台，支持电子档案管理系统快速扩容缩容，应对业务高峰的数据压力。强化混合云环境下的数据同步机制，采用增量备份与差异同步策略，确保本地与云端档案版本一致性。

3.3 加强现有人才电子信息技术培养力度

为了解决现有人才匮乏能力不足的问题，事业单位应当从培训和招聘两个角度着手，一方面提高招聘门槛，明确要求就职人员拥有现代化档案管理技术，例如要求面试者拥有使用大数据设计档案模糊检索功能、配置电子信息化档案管理硬件设施等能力，另一方面也应对现有档案管理人员进行电子信息化技术培训，让档案管理人员拥有基本信息技术应用能力，为档案管理的电子信息化建设作出贡献。

结语：

综上所述，事业单位应用电子档案管理模式可强化档案管理的系统化水平，解决纸质档案管理的弊端，强化事业单位的工作效率，具有重要的应用价值。想要让事业单位电子档案管理工作真正落地，一方面要改变档案管理人员的意识、建立基于信息化的电子档案管理制度，并加强现有人才的电子信息技术培养力度，另一方面也应强化电子信息技术的应用水平，构建基于电子档案管理的信息协作平台。

参考文献

[1] 张敏 . 电子档案在事业单位档案管理中的价值探讨 [J]. 城建档案 ,2016(4):68-69.

[2] 杜艳春 . 电子档案管理在事业单位档案管理中的应用研究 [J]. 中文科技期刊数据库（文摘版）社会科学 , 2024(3):0115-0118.

[3] 曲长英 , 周静 . 电子信息档案管理在事业单位中的应用及风险控制的措施 [J]. 卷宗 , 2020(4):90.