流动人员人事档案管理的规范化与科学化研究

摘要：做好流动人员的人事档案管理，事关人才就业与社会福利的享受，对于社会稳定具有深远影响。新时期，流动人员规模的增加，流动人员对人事档案服务水平要求提高，流动人员在不同地域、不同行业间的频繁流动，导致档案的转接、保管和利用更加烦琐与复杂。本文旨在分析新时期流动人员人事档案面临的困境，并提出了相应的优化对策，对于提高流动人员人事档案管理的效率和质量具有重要意义。

关键词：流动人员；人事档案；管理

引言

随着经济的快速发展和人才市场的日益活跃，人才流动愈发频繁。流动人员人事档案作为记录个人经历、品德作风、业务能力、工作表现等内容的文件材料，不仅是个人职业发展的重要依据，也是社会人才资源管理的关键组成部分。它对人才流动的合理性与有序性起着关键作用，是人才合理配置的重要支撑。随着信息技术的飞速发展，传统的档案管理模式在信息共享、管理效率等方面暴露出明显不足。

1流动人员人事档案管理的特征

伴随着城镇化建设的加快与经济发展质量的提高，人口分布格局呈现出大交错、大融居的趋势，这反映出流动人员的数量和流动频次越来越多，而流动人员人事档案管理在大数据时代背景下呈现出多元化的特征。第一，档案记录内容指向和档案转递具有较大的流动性。随着经济的迅速发展和社会结构的变化，人员流动性不断增强，这对人力资源合理配置提出了新的要求，而流动人员人事档案管理是推进人力资源合理配置的有效支撑。当前，随着人口跨区域流动频率提高，档案转递具有较大的流动性和频繁性，尤其是灵活就业人员，其档案迁移的频率较高。此外，伴随着流动人员工作地和档案迁移地的变化，其档案记载的工作内容和记载流程整体也呈现出较大的流动性特征。第二，流动人员人事档案管理难度大。各地方人力资源和就业保障中心建立了流动人员人事档案管理制度，但是管理制度有待优化，未适应大数据时代的发展需求，导致档案管理过程中存在档案整理不规范、电子档案收集滞后等问题。此外，流动人员频繁更换工作地，以及流动人员忽视人事档案的重要性，使得人事档案管理服务机构无法和档案所有者保持密切的联系，进而导致纸质档案和电子档案的转移、交接，以及档案内容的及时更新难度不断增加。更有甚者，出现了一些流动人员因为长期不联络人力资源和社会保障局，最终使档案成为“死档”的现象。

2流动人员人事档案管理实践的不足之处

2.1人事档案管理机制未充分落地

流动人员人事档案涉及跨地区办理。由于不同地区在接收、整理、保存、转递流动人员人事档案的管理缺乏统一规范，导致人事档案在跨地区办理时易出现材料不完整、材料格式不符合当地规定等情况。有的地区需要某一成绩的审核材料，但原地区却没有；有的材料中缺少审核人签名等。

2.2管理人员质量良莠不齐

目前，部分地区人才服务中心的人事档案管理人员存在不足的情况，且高学历人才和档案学专业人才较为缺少，多为兼职人员和编外人员，管理人员素质不一。随着人事档案信息化进程的推进，对流动人事档案管理和管理人员提出了更高的要求。管理人员不仅仅要掌握传统纸质档案管理流程，还要具备一定的信息技术，为人事档案信息化建设提供支持。近年来，虽然各档案管理部门积极吸纳信息技术人才，但是人事档案管理队伍的建设情况仍不乐观，既有掌握计算机网络技术的管理人员，也有精通人事档案管理业务的人员，但是缺乏二者兼有的多功能人才，当前的人事档案管理队伍水平无法适应人事档案信息化高速发展的需要。

2.3档案材料缺失损坏

由于保管不当，流动人员人事档案材料缺失损坏的情况时有发生。在一些档案管理机构，由于库房条件简陋，缺乏必要的防火、防潮、防虫等设施，导致档案材料容易受到自然因素的侵蚀。例如，部分纸质档案因长期受潮而出现字迹模糊、纸张破损的情况，严重影响了档案的可读性和可用性。一些档案管理机构在档案整理和搬运过程中，操作不规范，也容易造成档案材料的丢失或损坏。在档案材料的收集和归档环节也存在一些问题。一些单位对流动人员的档案材料重视程度不够，未能及时收集和归档相关材料，导致档案中缺少重要的学历证明、工作经历证明、职称评定材料等。这些材料的缺失，使得档案无法全面、准确地反映流动人员的个人情况，在他们办理落户、报考公务员、参加职称评审等事务时，会因为档案材料不完整而受到阻碍。

3新时期如何加强流动人员人事档案管理

3.1完善流动人员人事档案管理机制，保证档案管理科学、标准

流动人员人事档案管理部门应严格贯彻执行《档案法》和《流动人员人事档案管理暂行规定》等法律法规，明确档案管理人员及档案管理机构的职责和权限，规范流动人员人事档案的收集、整理、归档、转递、借阅、核对、保管、保密、统计等流程制度，规定各个流程需要的材料种类及相应细则，保证流动人员人事档案管理工作有章可循、有据可依。高校应贯彻落实《关于积极稳妥做好高校毕业生档案转递接收工作通知》的要求，做好档案的转递接收工作，避免毕业生档案丢失或损坏。同时，相关部门应加强对流动人员人事档案管理机制落实情况的监督，对各流动人员人事档案管理机构监督检查，以保证相关规定的具体落实，对于违规行为，应依法依规进行严肃处理。对于不具备人事档案管理资格的单位进行治理，将人事档案统一整理到相关责任机构实行统一管理。

3.2加强流动人事档案人员的素质建设

人员素质建设是高质量档案管理工作的重要环节之一。提高流动人事档案工作者的素质，建设高水平的流动人事档案工作者队伍，是流动人事档案长期发展的基础工作。首先，提高工作人员的职业素养和良好的保密意识。要提高工作人员的思想意识，增强政治觉悟。由于人事档案涉及隐私，档案工作人员要严格遵守人事档案保密规定。其次，增强人事档案人员的业务本领。要对新入职的工作人员进行专业技能和知识的培训。制定职业考核标准，定期进行职业技能考核。建立档案工作者岗前培训制度和持证上岗制度。每一个人事档案从业者都必须接受系统完备的上岗前业务培训，在职工作人员也要定期接受继续教育培训。同时，将档案部门与人事部门联合颁发的从业资格证书作为从事人事档案管理工作的入门要求。最后，加强人员计算机技能培训。信息化是流动人事档案管理的必然趋势。工作人员必须掌握一定的计算机技术，并熟练运用其进行流动人事档案的管理、转递，为流动人员提供高质量的档案服务。

3.3强化安全管理

档案安全是档案管理工作的生命线，必须从实体安全和信息安全两方面入手，全面加强安全管理。在实体安全方面，要配备完善的档案保管设施，如建设坚固的档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗等设备。定期对档案库房进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。建立严格的档案出入库管理制度，对档案的借阅、归还等进行详细登记，确保档案的流向清晰可查。加强对档案管理人员的安全教育，提高他们的安全意识和应急处理能力。

结束语

综上所述，本研究对于经济社会发展的后勤保障具有重要的意义。通过规范化与科学化的人事档案管理，可以优化流动人员管理、提高效率、降低成本，为经济社会发展注入新动力。相信在企业及档案管理部门等多方力量的共同努力下，我国的人事档案管理会更上一层台阶。

参考文献

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