新时期高职院校人事档案数字化建设的工作思考

引言：传统的人事档案管理工作程序比较复杂、内容比较繁多，增加了管理工作人员的工作难度和工作负担，人事档案的价值意义未能得到综合开发。数字化时代的到来为人事档案的数字化管理创造了可能性，数字化建设已经落实和推进在各大领域之中，并在人事档案的数字化建设领域取得了明显成效，数字化建设可谓是人事档案管理工作的发展方向。高职院校作为承担着重要社会责任的一个主体，其人事档案管理工作不容忽视，展开对这项工作的数字化建设研究已经十分迫切和至关重要。

一、高职院校人事档案管理工作存在的不足

（一）人事档案管理工作缺乏前瞻性

高职院校人事档案管理工作缺乏前瞻性，即缺少对未来发展趋势的分析、缺少对高校未来发展方向的总结。人事档案管理工作与学校的育人战略目标之间契合度不够高，这直接影响人事档案管理工作的质量和整体深入推进。由于对数字化领域最新趋势以及方向把握不够精准，同样影响人事档案管理整体水平。

（二）人事档案管理人员素质待提升

高职院校人事档案管理工作人员的整体素质有待进一步提升，管理人员自身的素质影响了人事档案数字化建设的进程。工作人员缺少主动更新自身管理理念的意识、数字化技能的学习和精进，这直接影响了档案管理效率和档案管理质量。同时，学校对人事档案管理工作人员的培训力度较为有限。

（三）人事档案管理制度完善性不高

高职院校人事档案管理工作的制度不够完善，工作人员之间的责任分配不够具体，就直接影响正常人事档案管理工作的顺利开展，也影响人事档案管理工作结果的考查与评定 [1]。特别是人事档案管理工作制度的制定与学校实际情况不相匹配，这容易使得档案管理制度成为空谈和流于形式。

（四）人事档案管理设备质量比较低

人事档案管理工作所用的设备相对比较落后，缺乏信息化的设备也直接影响了高职院校人事档案管理工作质量的提升。结合学校在硬件设备中的投入情况来看，学校自身资金的有限影响了硬件设备更新的及时性。结合学校在软件设备中的投入情况来看，本校软件系统的建设不够深入，这也影响了人事档案管理数字化推进。

二、高职院校人事档案数字化建设的具体策略

（一）更新人事档案管理理念，落实前瞻性数字化建设

前瞻性的数字化建设工作需要着眼于行业发展的主要趋势、学校战略发展目标，学校需要主动更新人事档案管理的工作理念，将前瞻性的数字化建设落实到底。一方面，高职院校可以结合自身的特点制定战略教育方案以及育人标准，确保人事档案的数字化建设工作紧紧围绕学校的战略发展目标、保证与时代发展的同步，避免成为学校发展的“包袱”。另一方面，学校可以主动学习数字化领域内先进的思想、了解数字化领域内先进的技术，并使用先进的理念武装人事档案管理工作，避免学校的人事档案管理工作落伍于时代发展洪流，并以此提高高职院校人事档案管理工作的整体水平，为学校的长远健康发展保驾护航。

（二）加强管理人员工作培训，推进数字化建设的落实

加强对人事档案管理工作人员的专业化培训，主要包括对工作人员的技能培训、数字化意识培训等，能够保障数字化建设的有效落实和后续发展质量。从培训档案管理工作人员的数字化意识来看，学校可以采取线上培训和线下培训结合的培训方式，要求工作人员利用碎片化的时间观看网络课程资源、参与线上的专题讲座等，确保工作人员能够纠正自身落后的思想以及建立数字化的先进思想 [2]。为实现对人事档案管理工作人员技能的有效培育，学校可以定期展开对档案管理工作人员数字化应用技能的考核和比赛，从考核中评选出优秀的工作人员、发挥优秀工作人员的模范带头和引领作用，并以此助力档案管理团队整体水平的提升。

（三）设定清晰档案管理制度，指导数字化建设的推进

一套清晰的、完善的人事档案管理工作制度能够提高人事档案管理工作的质量和效率，并为数字化建设的持续推进提供强有力保障。因此，学校需要结合自身情况制定人事档案数字化建设制度，并规范各个主体的责任。从档案管理工作人员的角度来看，档案管理工作人员主要负责实际工作的落实，并阶段性的完成数字化建设目标、向领导和管理人员汇报数字化建设进程推进情况、战略性进展。从校园内教育工作者的角度来看，教育工作者主要发挥配合的作用，学校需要大力宣传人事档案数字化管理的价值意义，并要求教育工作者主动配合人事档案的数字化更新与数字化建设进程推进，携手助力学校的人事档案数字化管理水平到达新高度。

（四）更新人事档案工作设备，确保其数字化建设质量

加大对软硬件设备的更新和建设力度，能够提升人事档案数字化建设的整体质量，也能有效避免人事档案管理工作中一些问题的出现。从更新硬件设备的角度来看，学校可以主动审批更多的资金用于引进先进的技术和先进的硬件设备，并及时对出现问题、落实后的硬件设备进行淘汰和处理 [3]。从更新软件系统的角度来看，学校可以建立本校的内网、将人事档案整理在一个系统之中，并定期对系统进行维护，避免病毒的侵入和档案信息的泄漏。在查阅和利用人事档案信息时，需要严格遵循查阅制度，并做好对档案更新情况的记录。

结束语：

通过对以上论述内容展开分析可以得出，高职院校人事档案的数字化建设与管理需要必要的人员作为支撑、先进的技术和设备作为保障、健全的管理制度作为约束，高职院校应当主动承担责任、正确看待社会发展的格局以及新时代的要求，为人事档案的数字化建设提供持续推动力以及强有力的保障，确保人事档案管理工作能够为高职院校的平稳长效和健康发展助力，并通过做好档案管理、做活档案管理，带动高职院校整体教育质量和水平的有效提升。

参考文献：

[1] 甘秀娜, 郭晓军, 王爱苗. 新时期高职院校人事档案数字化与人才服务信息化建设现状及对策研究 [J]. 石家庄铁路职业技术学院学报 , 2023, 22(4):74-77.

[2] 杨和平 . 大数据背景下优化高校干部人事档案数字化建设路径探索 [J]. 凯里学院学报 , 2023, 41(5):83-90.

[3] 兰向楠 . 数字化时代下干部人事档案管理的新思路和新方法[J]. 你好成都 ( 中英文 ), 2023(30):0112-0114.