高职院校档案管理信息化建设路径分析

在高职院校持续发展壮大的过程当中，档案管理身为学校管理工作里颇为关键的一部分，其意义变得日益较大，传统的档案管理模式已然难以契合学校在教学、科研以及管理等多个方面的需求，档案管理朝着信息化建设方向发展成为必然的趋势，这种发展可提升管理的效率，保障信息的安全，并且为学校的发展给予有力的支撑。深入探讨高职院校档案管理信息化建设的路径，对于推动学校档案管理现代化、促进学校整体发展具有至关重要的现实意义。

一、高职院校档案管理信息化建设的必要性

（一）提升档案管理效率，适应高职院校快速发展需求

在高职院校规模持续拓展、学生数量逐渐增多、教学科研活动变得日益丰富的形势下，档案数量呈现出快速增长的态势，传统的手工档案管理模式，从档案的收集、整理、归档直至检索利用，每一个步骤都要消耗大量的人力以及时间，比如说，在查找一份多年前的学生毕业档案时，管理人员可能要在堆积众多的纸质档案中逐个翻阅，效率很低，还容易出现人为错误。档案管理信息化建设借助先进的计算机技术与数据库管理系统，可以达成档案的快速录入、分类存储以及精准检索。

（二）保障档案信息安全，降低档案损坏与丢失风险

高职院校档案之中蕴含着诸多大量关键关键的信息，像学生的学籍方面信息、教师的教学成果相关内容、学校的行政决策等各类信息，这些信息所有的安全性以及完整性是极为关键关键的，传统的纸质档案往往容易遭受自然因素比如火灾、水灾、虫蛀等情况的影响，还容易受到人为因素例如误撕、涂改等问题的干扰，致使档案出现损坏或者丢失的状况。档案管理信息化建设可把档案以电子数据的形式存储于安全的服务器或者云端，借助设置严格的访问权限以及运用加密技术，以此保障档案信息不会被非法访问以及篡改。同时，定期进行数据备份，即使遇到硬件故障或自然灾害，也能迅速恢复档案数据，最大程度地保障档案信息的安全，为高职院校的稳定发展提供可靠的档案保障[1]。

二、高职院校档案管理信息化建设路径

（一）完善基础设施，筑牢信息化建设根基

基础设施作为高职院校档案管理信息化建设的物质根基，其完备状况直接关乎信息化建设的实际成效，高职院校档案信息繁杂多样且数量众多，囊括学生学籍档案、教学档案、科研档案等各类别，这些档案的传输与共享对网络带宽以及稳定性有着较高标准要求，学校需要增加对校园网络的投入力度，对网络设备进行升级，提升网络传输速度，以此保证档案信息在校内各部门之间以及与校外相关单位之间达成快速且稳定的传输。比如说，运用千兆甚至万兆以太网技术，为档案管理信息化构建高速的网络通道，防止因网络拥堵致使档案查询、调取等操作出现延迟情况 [2]。

服务器作为档案管理信息系统的核心部分，其性能对于系统运行效率和稳定性有着直接的关联，学校需要依据档案信息的规模以及增长趋势，挑选性能优良且扩展性佳的服务器，以此来契合大量档案数据的存储以及处理要求，要为档案管理部门配置充足的计算机、扫描仪、打印机等终端设备，便于档案管理人员开展档案的录入、扫描、打印等工作。比如说，运用高速扫描仪可迅速把纸质档案转变为电子档案，提升档案数字化的效率，配备大容量存储设备，像磁盘阵列、磁带库等，保障档案数据的安全存储以及长期保存，挑选契合高职院校档案管理需求的档案管理软件是重点所在，该软件应当有档案录入、整理、检索、统计、借阅等基础功能，同时也要支持多种档案格式的管理，像是文档、图片、音频、视频等。而且软件应拥有良好的用户界面以及操作便捷性，方便档案管理人员和使用者进行操作，学校可与专业的软件开发商合作，依据自身档案管理的特点和需求，定制开发个性化的档案管理软件，例如开发有智能检索功能的软件，它可依据用户输入的关键词快速精准地定位到相关档案信息，提高档案检索的效率 [3]。

（二）加强人才培养，提升信息化管理水平

人才对于高职院校档案管理信息化建设而言是核心要素，强化档案管理人员的信息化技能培训以及提升其专业素养十分关键，学校可定期安排档案管理人员参与计算机技术、网络技术、数据库管理等培训课程，促使他们熟练掌握档案管理信息系统的操作与维护技能，举例来说，开展办公软件高级应用培训，让档案管理人员可运用 Excel 开展档案数据的统计分析工作，运用PowerPoint 制作档案展示文档，开展数据库管理培训，使得管理人员可进行档案数据库的设计、维护以及优化，保障档案数据的安全与完整 [4]。

参与国内外举办的档案管理学术会议以及研讨会等活动，以此知晓档案管理信息化领域的最新动态与发展趋势，学习先进的档案管理理念以及技术方法，另外还鼓励管理人员开展档案管理信息化方面的学术研究，把实践经验转化为理论成果，推动高职院校档案管理信息化建设向前发展。比如档案管理人员可结合学校实际状况，研究怎样运用大数据技术对档案信息给予分析和挖掘，为学校的教学、科研以及管理提供更具价值的决策支持。

学校可借助招聘途径，引入那些精通档案管理又熟知信息技术专业知识的复合型人才，以此充实档案管理队伍，这些专业人才可带来先进的信息化管理理念与技术，给学校的档案管理信息化建设增添新的活力，比如说，引进有软件开发经验的专业人才，其可参与学校档案管理软件的开发及升级工作，提升软件的性能与功能，引进拥有数据分析经验的专业人才，可对档案数据展开分析，为学校的发展给予数据支持 [5]。

（三）优化管理流程，实现信息化高效运作

优化档案管理流程对高职院校档案管理信息化建设而言是关键部分，可提升档案管理的效率以及质量，以往传统的档案收集办法主要依赖人工收集与整理，容易产生档案遗漏、收集不及时这类问题，借助构建档案信息采集系统，可达成档案信息的自动采集以及实时传输，举例来说，当学生入学时，借助学校的招生管理系统自动采集学生的基本信息，随后将其导入档案管理系统，在教学活动开展过程中，教师可依靠教学管理系统把教学资料、学生作业等档案信息直接上传至档案管理系统，以此实现档案信息的及时收集与整理 [6]。

在信息化的大环境之下，档案的整理以及分类应当朝着更为科学合理的方向发展，学校需要依据档案本身的性质、所囊括的内容以及具体用途，去制定一套统一的档案整理和分类标准，并且把这个标准融入到档案管理信息系统当中，档案管理人员在录入档案信息的时候，要依照系统设定好的分类标准来开展操作，以此保证档案信息可实现准确分类以及有序存储。就好比，把学生档案依据年级、专业以及班级来进行分类，将教学档案按照课程、教师以及学期来进行分类，这样可方便档案的查询与利用，构建一个档案信息查询平台，为学校师生以及社会公众提供便捷的档案查询服务，用户可借助校园网或者互联网登录档案信息查询平台，输入关键词来进行档案检索，而且还可以在线浏览以及下载档案信息。提供档案借阅预约、档案咨询等在线服务，以此提升档案利用的效率以及服务质量，比如说，学校师生可依靠档案信息查询平台预约借阅档案，档案管理人员在收到预约申请之后，及时准备好档案，并且通知用户前来借阅，对于用户提出的档案咨询问题，档案管理人员可借助在线客服或者电子邮件等方式及时给予解答。在档案管理信息化建设进程当中，档案信息安全是非常关键的，学校应当制定完善的档案信息安全管理制度，强化对档案信息系统的安全防护，运用防火墙、入侵检测、加密技术等手段，防止档案信息遭到非法访问、篡改以及泄露，定期对档案信息系统进行安全评估以及漏洞修复，保证档案信息系统可安全稳定地运行。例如对档案数据进行加密存储，只有经过授权的用户才可以解密查看，定期备份档案数据，并且把备份数据存储在安全的地方，用以防止数据丢失 [7]。

结束语：

高职院校档案管理信息化建设是一项长期而复杂的系统工程。通过完善基础设施、加强人才培养以及优化管理流程等路径，能够有效推进档案管理信息化进程。这不仅有助于提升档案管理的效率和质量，更能为高职院校的教学、科研和管理提供坚实的信息保障。未来，高职院校应持续探索创新，不断完善信息化建设，以适应时代发展需求，推动学校事业迈向新台阶。

参考文献：

[1] 张卓星 . 高职院校人事档案信息化管理的问题与对策探究 [J]. 才智 , 2025, (18): 189-192.

[2] 张美莲. 高职院校人事档案信息化管理需求及实践路径分析 [J]. 中国管理信息化 , 2024, 27 (10): 193-195.

[3] 赵琦. 提升高职院校档案管理信息化建设的策略研究 [J]. 办公室业务 , 2025, (07): 40-42.

[4] 刘贤贺. 提升高职院校档案信息化管理水平的路径探索 [J]. 黑龙江档案 , 2025, (01): 144-146.

[5] 黄伟红 .“双高计划”背景下高职院校档案管理系统建设的实践探索——以广西建设职业技术学院为例 [J]. 办公室业务 , 2024, (13): 183-185.

[6] 张淑红 . 高等职业院校档案管理信息化的优势及安全风险评估研究[J]. 公关世界 , 2024, (19): 82-84.

[7] 马名威. 师范专业认证下高职院校档案信息化管理探究——以学前教育专业为例 [J]. 辽宁高职学报 , 2024, 26 (08): 93-96+103.