人工智能在档案管理中的应用与前景展望

引言

近几年在档案管理中人工智能的应用，一方面验证了人工智能应用的广阔空间和与档案管理工作结合的丰富可能，另一方面也为技术赋能档案工作提供了经验，为探索新技术的应用风险和挑战提供了经验。

一、人工智能在档案管理中的应用

1. 档案资源的智能化处理

人工智能技术在档案中首先应用的是档案资料智能管理。将纸质档案通过OCR、NLP 和深度学习算法等智能识别以后，对档案进行语义分析或标签归类，在保证档案资料的准确性和完整性的同时，提升了档案资料的信息化进程。某市档案馆采用 AI 技术，通过深度学习算法对档案内容进行语义分析自动为档案打标，将档案归类。系统识别准确率超过 95% ，有效降低了人工识别成本和误检率。通过 OCR 自动归集各类档案资料，手写的、打印的、复古的，或者照片、扫描的史料都能迅速识别。通过文档智能分析将电子化的档案规范化归类，结合档案管理模块对档案资料进行整理、编目、元数据提取等，提升档案资料的搜索效率。

2. 档案资源利用的智能化检索

传统档案管理检索是根据关键字来匹配。这种检索的效率低、检索结果不完备等问题。AI 智能建立语义索引、智能检索模型对档案内容进行理解和匹配，只要输入检索词或者句子检索信息，就可以迅速匹配出与检索词或者句子相似性高的档案内容，大大提高了信息提取的效率。例如，某高校档案管理系统实现基于人工智能的语义检索模型对档案内容进行理解和匹配，只要输入搜索词或者搜索的关键字描述语或句子，就可以迅速匹配出与检索词或者句子相似性高的档案资源，该检索的改进，提高了师生档案使用率，优化了档案管理系统用户的体验度。AI 智能平台可对多种格式批量进行识别，智能纠错、校对，保障了内容的准确性，注重数据安全、隐私安全，给档案馆一个全方位、快速、安全的电子化管理解决方案。

3. 档案资源利用的智能化推荐

人工智能推送算法通过用户行为与档案的对应性，推送符合用户的特定档案内容，借助人工智能推送技术，实现了档案利用的便捷性，扩大了档案资源范围。AI 技术构建了档案知识图谱，整理了档案的对应关系，形成知识网络，让用户对档案资源有更为清晰的认识，借助上述技术手段，完成档案静态管理向动态管理的转变，强化档案资源实用性、创新性特征特点。例如，某企业通过人工智能推荐算法技术手段的应用，实现了档案内容资源与业务需求的良好匹配，结合用户过往行为与现阶段需求，主动推送与之相关档案资源内容，为经营决策提供支持，帮助企业挖掘潜在经营价值，创造巨大商业价值。

二、人工智能在档案管理中的未来发展前景

1. 深度数据挖掘与知识发现

一方面，深层信息深挖。利用数据挖掘和机器学习的先进算法，将深层的图书档案信息进行提取，从大量数据中发现其内在的联系，例如根据图书的引用关系和借阅倾向，发现不同学科的交叉领域与热点，为学术研究、学术决策提供支持。另一方面，知识图谱的应用。在未来的发展中，知识图谱将得到更加广泛的应用，通过建立图书档案知识图谱，对不同知识主体和内在的知识关系进行可视化、关联化分析，为读者提供更加深入的知识导航与知识发现。

2. 多模态融合与增强体验

一方面，多模态信息集成。未来的图像、文本、视频、音频等多模态信息将实现一体化综合处理与利用，进而实现对多模态图书档案信息化管理。例如，历史文化图书档案管理，将文字记录、照片和音频等多模态信息集成起来，为用户展示一个更生动的历史场面，提高用户体验感。另一方面，自然语言交互升级。未来的自然语言交互将更加完善，用户使用更加自然的语音或者视频和图书档案管理系统交互，查找所需要的信息；问答系统更加智能正确，可以应对更加复杂的问题，为用户提供更加高效便捷的服务。

3. 推动档案管理的智能化转型

人工智能将推动档案管理由传统档案管理向智慧档案管理转变。智慧档案室将成为现实，在智慧档案室，AI 技术将智能管理档案进馆、查询、归档、鉴定、保管等所有流程。通过 AI，档案室档案实现无人看管，无人值守，智能管理，提升效率。档案远程服务更为广泛。利用 AI 技术进行档案的远程服务，可让用户随时随地的查阅、下载、浏览档案。利用云档案系统进行在线档案查询，方便利用。

三、促进人工智能在档案管理中应用的策略

1. 加强档案数据的标准化建设

通过数据规格、元数据标准等，将档案数据变得更好用，更容易相互操作，为人工智能应用创造条件。档案部门要联合相关专家，制定适合自己的档案的数据标准，包括数据规格、编码、元数据等。将档案部门掌握的档案数据清理出库，进行数据规范化，使得档案数据更好用、更易操作，与人工智能系统更容易结合。

2. 推动跨学科人才培养

档案管理人员和 AI 技术专家学者交流合作，形成技术和管理的双向奔赴高校以及职业培训机构中设立相关专业或课程，培养既了解档案管理又掌握人工智能技术的复合型人才，档案管理人员加强对现有档案工作者的培训，定期组织人工智能技术培训课程或讲座，让现有工作人员了解 AI 技术、掌握 AI 技术的使用。

3. 建立健全数据安全和隐私保护机制

制定数据安全管理规范，加强档案数据的加密、访问控制和备份，防止数据泄露和篡改。加强人工智能的算法安全评估和监管，防止算法遭受攻击和滥用。建立数据安全应急机制，及时应对数据安全事件，降低损失。明确数据隐私保护原则和标准，确保在利用人工智能技术处理档案数据的同时，保护个人隐私和敏感信息。

结论

随着技术日趋成熟完善，档案管理将推动档案智能化、高效化管理与服务，推动档案管理与服务、数据挖掘与知识发现、多模态融合与增强体验、全方位的智能变革与发展。推进 AI 技术在档案管理的广泛应用，需加强档案数据标准化建设、加强人才培养与跨学科研究、构建数据安全与隐私保护机制等。

参考文献：

[1] 孟诗雅 . 人工智能技术在档案管理中的应用场景 [J]. 兰台世界 ,2024(11).

[2] 袁永艳 . 人工智能在我国档案管理中的应用研究 [J]. 办公自动化 ,2024, 29(9):70-72.