行政机关档案数字化过程中的数据质量控制研究

摘要：随着信息技术的飞速发展行政机关档案数字化已成为提升档案管理效率、保障信息安全、促进档案资源共享的重要手段。然而，在档案数字化的过程中数据质量控制是一个至关重要的环节，直接关系到数字化档案的真实性、完整性和可用性。基于此，文章主要研究了行政机关档案数字化过程中的数据质量控制关键环节、行政机关档案数字化过程中数据质量控制存在的问题、行政机关档案数字化过程中数据质量控制的解决措施，旨在为提升行政机关档案数字化数据质量提供理论支持与实践指导，推动行政机关档案管理工作的现代化发展。

关键词：行政机关；档案数字化；数据质量控制

一、引言

随着信息技术的飞速发展行政机关档案数字化已成为档案管理工作的必然趋势。档案数字化能够提高档案管理效率，方便档案的查询、利用和保存，为行政机关的决策制定、业务开展等提供有力支持。然而，在档案数字化过程中数据质量至关重要。高质量的数据能够确保档案信息的真实性、完整性和可用性，反之则可能导致档案信息的失真、丢失，影响档案价值的发挥。因此，研究行政机关档案数字化过程中的数据质量控制具有重要的现实意义。

二、行政机关档案数字化过程中的数据质量控制关键环节

（一）数据采集环节

数据采集是档案数字化的第一步，也是数据质量控制的关键环节。在数据采集过程中要确保采集的数据准确、完整。对于纸质档案要采用高质量的扫描设备，保证扫描图像清晰、完整，避免出现漏扫、重扫等问题。同时，要对扫描图像进行预处理，如去噪、去污、纠偏等，提高图像质量。对于电子文件要确保文件格式的兼容性，避免因格式问题导致数据丢失或无法读取。在采集数据时还要准确录入档案的元数据，如文件题名、责任者、日期、文号等，为档案的检索和利用提供准确的信息[1]。

（二）数据转换环节

数据转换是将采集到的数据转换为适合计算机存储和处理的格式。在数据转换过程中要确保数据的一致性和准确性。不同的档案管理系统可能采用不同的数据格式，因此在数据转换时要根据目标系统的要求进行格式转换。同时，要对转换后的数据进行校验，检查数据的完整性和准确性。例如，在将纸质档案的图像数据转换为文本数据时要采用准确的OCR识别技术，并对识别结果进行人工校对，确保文本数据与原始图像数据一致。

（二）数据存储环节

数据存储是档案数字化的重要环节，直接关系到数据的安全性和可用性。在数据存储过程中要选择可靠的存储设备和存储方式。采用磁盘阵列、磁带库等存储设备，确保数据的冗余备份，防止数据丢失。同时，要建立完善的数据存储管理制度，对数据的存储位置、存储方式、访问权限等进行明确规定，保证数据的安全性。此外，还要定期对存储设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。

（四）数据利用环节

数据利用是档案数字化的最终目的，也是检验数据质量的重要环节。在数据利用过程中要确保数据的可用性和准确性。建立便捷的档案检索系统，方便用户快速准确地查找到所需的档案信息。同时，要对用户反馈的数据质量问题及时进行处理和改进，不断提高数据质量。例如，当用户发现检索结果不准确或档案信息不完整时要及时对数据进行核实和补充，确保数据的可用性[2]。

三、行政机关档案数字化过程中数据质量控制存在的问题

（一）数据质量标准不统一

目前，行政机关档案数字化缺乏统一的数据质量标准，不同地区、不同部门对数据质量的要求和评价标准存在差异。这导致在档案数字化过程中数据采集、转换、存储等环节缺乏统一的规范和指导，容易出现数据质量参差不齐的问题。例如，在元数据录入方面不同部门对元数据的定义、格式和内容要求不一致，使得元数据的准确性和完整性难以保证，影响了档案信息的检索和利用。

（二）技术水平有限

档案数字化涉及到多种信息技术，如扫描技术、OCR识别技术、数据存储技术等。一些行政机关由于技术人员缺乏、技术设备落后等原因在档案数字化过程中难以采用先进的技术手段进行数据质量控制。例如，在扫描过程中由于扫描设备分辨率低、扫描参数设置不合理等原因，导致扫描图像质量不高，影响了后续的OCR识别和数据处理。在OCR 识别过程中由于技术水平有限，识别准确率较低，需要大量的人工校对，增加了工作量和成本。

（三）人员素质有待提高

档案数字化工作需要既懂档案业务又懂信息技术的复合型人才。然而，目前一些行政机关的档案工作人员对档案数字化的认识不足，缺乏相关的技术知识和操作技能。在数据采集、转换、存储等环节，由于工作人员操作不规范、责任心不强等原因，容易出现数据错误、丢失等问题。例如，在元数据录入过程中工作人员可能会出现录入错误、漏录等情况，影响了数据的准确性和完整性。

（四）数据安全存在隐患

档案数字化过程中数据安全是一个重要问题。一些行政机关在数据存储和传输过程中，缺乏有效的安全防护措施，容易导致数据泄露、篡改、丢失等问题。例如，在网络传输过程中由于网络安全防护措施不到位数据可能会被黑客窃取或篡改。在数据存储过程中由于存储设备故障、病毒感染等原因数据可能会丢失或损坏[3]。

四、行政机关档案数字化过程中数据质量控制的解决措施

（一）建立统一的数据质量标准

制定统一的行政机关档案数字化数据质量标准，明确数据采集、转换、存储、利用等环节的数据质量要求和评价标准。规范元数据的定义、格式和内容，确保元数据的准确性和完整性。同时，加强对数据质量标准的宣传和培训，使档案工作人员熟悉和掌握数据质量标准，严格按照标准进行档案数字化工作。

（二）提升技术水平

加大对档案数字化技术的投入，引进先进的技术设备和软件系统。提高扫描设备的分辨率和扫描质量，采用先进的OCR识别技术，提高识别准确率。建立完善的数据存储和管理系统，加强对数据的备份和恢复管理。同时，加强与科研机构、企业的合作，开展档案数字化技术研究和创新，不断提升档案数字化的技术水平。

（三）加强人员培训

加强对档案工作人员的培训，提高其档案业务水平和信息技术能力。定期组织档案工作人员参加档案数字化技术培训、数据质量控制培训等，使其熟悉档案数字化的流程和技术要求，掌握数据质量控制的方法和技巧。同时，建立健全人员考核和激励机制对工作认真负责、数据质量控制效果好的人员给予奖励，对工作失误、数据质量出现问题的人员进行处罚，提高工作人员的责任心和工作积极性[4]。

（四）强化数据安全管理

建立健全数据安全管理制度，加强对数据存储和传输过程的安全防护。采用加密技术对数据进行加密存储和传输，防止数据泄露和篡改。加强对网络安全的管理，安装防火墙、入侵检测系统等安全设备，防范网络攻击。定期对数据进行备份和恢复演练，确保数据的安全性和完整性。同时，加强对工作人员的数据安全意识培训，提高其数据安全防范意识。

五、结论

总之，行政机关档案数字化过程中的数据质量控制是一项系统而复杂的工作，直接关系到档案数字化的成效和档案信息的价值。通过建立统一的数据质量标准、提升技术水平、加强人员培训和强化数据安全管理等措施可以有效提高行政机关档案数字化的数据质量，推动行政机关档案管理工作的现代化发展。在未来的档案数字化工作中应不断总结经验，加强技术创新和管理创新，持续优化数据质量控制措施为行政机关的发展提供更加优质的档案信息服务。

参考文献：

[1]新时代加强机关档案工作的思考[J]. 郭萍.陕西档案，2022（02）.

[2]机关档案数字化的困惑及应对措施[J]. 何新华.兰台内外，2023（05）.

[3]机关档案室档案数字化建设的思考[J]. 刘金湘.档案天地，2022（03）.

[4]机关档案数字化建设遇到的问题及对策[J]. 刘旭.黑龙江档案，2023（06）.