人工智能时代秘书工作问题及应对策略分析

【中文摘要】随着人工智能技术的发展，智能技术逐渐渗透到办公各个领域，尤其是秘书工作更是面临巨大的变化。本文通过文献分析法和案例研究法，探讨人工智能技术对秘书工作的积极影响。经研究发现，智能技术已经显著提升秘书在事务性工作上的效率及为领导提供辅助决策支持的力度，但同时也引发了过度依赖智能技术，导致人机协作问题；部分秘书智能技术掌握不足，带来被替代的风险等新的问题与冲突。秘书人员需要突破固有的职业间藩篱，规避职业风险；创新人机协作模式，提升工作效率及坚持不断学习，实现秘书职业定位转型。为现代秘书在人工智能的工作环境下提供指导，促进秘书工作效率的提升和工作质量的改善，从而更好地适应现代工作环境。

【关键词】人工智能，秘书工作，问题，应对策略

人工智能技术的快速发展，正在冲击着当前的职业生态，其中作为企业行政管理上下传递管理信息的秘书岗位，岗位与技能需求面临着革新与重塑。据麦肯锡全球研究院预测，到2030年全球将有50%的行政工作实现自动化，其中秘书岗位的智能化转型尤为显著（麦肯锡，2023）。

1人工智能技术对秘书工作的积极影响

1.1 事务性工作突破时空限制，提高工作效率

传统的秘书工作受限于时间和空间的限制，如传统的秘书工作中纸质文件的传递、人工数据核对等环节就可以消耗秘书大量的工作时间。人工智能技术促进秘书工作的创新和变革，使秘书传统的工作模式离开了固定的办公地点与朝九晚五的工作时间，使秘书工作模式发生了巨大的变化，即使不在办公场所也能随时随地展开工作，使秘书工作模式变得灵活，实用性更高，极大的减少工作时间长度，优化工作方式，提高秘书工作效率。

人工智能技术给秘书提供了各种工具和应用程序来有效处理工作任务。如即时通讯工具和视频会议平台等，让秘书在工作中可以越来越快捷的实现与客户的远程会议沟通与协调，及时解决具体工作中碰到的问题，既减少交通时间，也降低企业的运营成本。通过云存储和共享平台，秘书能够更轻松的实现资源共享，减少各自搜索资源的时间，提高团队合作的效率。

通过人工智能技术的有效赋能，为秘书工作提供更多工作便利。人工智能技术也倒逼现代秘书，要对秘书岗位的技能需求要有新的认识，从而积极的去学习、培训，提升自己运用人工智能技术的能力，帮助企业更好通过人工智能技术推动企业变革。

1.2 辅助决策能力的突破升级，创新思维模式

面对人工智能技术的高速发展，秘书可以使用多种平台渠道，如刚刚兴起的Deepseek，Kimi等平台，让秘书快速有效的实现创新思维的形成，促进秘书思维模式的转型与升级，从而更好的利用人工智能技术为领导服务，提高秘书的辅助决策能力。

传统的决策辅助经常因为条件不允许，受制于信息壁垒。如秘书在为领导的决策搜索支撑材料，受制于技术水平，能够利用的渠道有效，导致收集到的信息经常不全面，甚至在甄别材料真假时都存在一定的困难。随着人工智能技术的发展，秘书可利用的平台越来越多，IDC调研显示，采用智能决策系统的企业秘书团队，战略报告编制周期平均缩短67%，决策信息完整度提升至98%（阿里巴巴技术白皮书，2023）。人工智能技术使得秘书可以与不同地区的团队成员协作工作，更大范围的在不同的地区就某个目标收集、整合信息，可以利用腾讯会议、小鹅通等视频会议平台，进行远程协作讨论，更快更好的为领导提供辅助决策。

2人工智能给秘书工作带来的问题

2.1 人工智能技术迅猛发展，导致职业危机

随着人工智能的深度应用，意味着传统的秘书工作中有部分技能可以由办公自动化系统替代，不再需要秘书亲力亲为。如文件管理、速录、图片处理，甚至常规的文书处理，再不久的将来，都可能实现自动化，也就预示传统秘书岗位需要变革。

目前，随着人工智能技术的发展，导致秘书面临不同程度的职业危机。一方面由于部分秘书自身观念固化，不愿意及时更新的知识与技能，导致工作无法胜任。现在知识与技术的更新速度越来越快，可有的秘书所掌握的信息技术落后于时代发展，如当前任何一个秘书都需要面对大量的电子文档和数据处理，可是有的秘书不能准确处理，导致自己的电脑里文件混乱，造成难以检索到需要的文件或者信息，不得不反复工作，消耗大量的工作时间，影响工作。另一方面由于部分秘书对人工智能技术掌握不足，导致自己无法匹配新技术的需求，出现职业危机。比如说在互联网环境中，秘书工作需要的信息会淹没在信息的“海洋”中，充满许多的“垃圾”或者无效的信息，一个秘书如何准确使用不同的搜索引擎，寻找到有效信息。这就要求秘书人员对各个搜索引擎的熟悉，了解各个搜索引擎的优劣，提升获取信息的速度，保证信息的质量，以及如何使用不同的工具对信息进行整合。

随着人工智能技术的迭代发展，秘书的许多具体的事务性工作会被智能技术所分担，如不能与时俱进提升自身使用人工智能技术的能力，就会遭遇到职业的瓶颈。

2.2 人工智能技术使用故障，降低工作效率

人工智能技术的使用本来是可以提升秘书工作效率，事实上有些秘书在使用智能系统是，因为人机协作问题出现各种故障，反而影响正常工作的开展，工作效率降低。甚至有企业因为使用人工智能技术泄露了客户信息，企业机密等事故的发生，影响企业的声誉，造成经济的损失。

目前，许多企业都会借助网络平台开展工作，从线下办公转为线上办公，进行远程协作工作，节省企业运营的成本。如开会，当今许多会议由线下改为线上，就需要举办会议方的秘书做好准备工作，防止网络通讯不畅、使用的会议平台卡顿、会议内容泄密等事故的出现，导致会议无法顺利开展。智能设备的使用，也无法一蹴而就，需要人机之间的密切配合，才能真正提升工作的效率。如在使Deepseek时，就需要让它适应与了解使用者的偏好与需求，才能真正让它为使用者节省工作时间，提高工作的准确率。

这些问题都会影响秘书的协作能力和工作效率。在人工智能时代，秘书需要找到适当的智能工具，学会使用来克服这些协作的挑战，提高自己的工作效率与工作质量。

3.秘书的应对策略

3.1突破固有的职业间藩篱，规避职业风险

教育部关于2023年毕业生就业岗位分析显示，传统的秘书需要掌握的速记、档案管理等传统技能在现代社会的需求已经下降57%，这就意味着一些属于秘书的事务性工作已经由智能设备所替代，也就意味着秘书需要发展、学习或者培训，提升自己使用智能设备的能力，或者拓展自己的其他管理与技术能力，才能有效的规避职业被替代的风险。

面对人工智能技术的发展，任何企业都会进行技术改革，智能设备的投入就可以减少用人成本，达到减少企业的运营成本目的。现代秘书要意识到时代的变化，智能技术的革新对自己职业能力需求也会发生变化。数据化时代已经来临，大量的信息被各种信息平台切割成无数的有效或无效的信息片段，需要秘书人员在收集整理信息的时候，就需要让自己掌握更多的办公自动化系统，如秘书可以运用Deepseek搜索信息，帮助自己形成逻辑框架，可以运用WPS建立思维导图等等，帮助自己有效的处理各种信息，形成有价值的信息，更好的为领导的决策提供辅助。

秘书要适应人工智能技术对职业的冲击，首先，要改变一技吃天下的意识，努力提升自己信息化技术的使用能力，能够适应企业岗位职能的需求；其次，要突破职业传统边界，给自己重新赋能。通过培训学习，如增加商业分析、危机管理、数据分析等能力的培养，为自己赋能的同时，拓展职业渠道。

参考文献：

[1]李岳，郑裕莎，栾宇阳等.财务移动智能办公行业发展问题研究[J].中国农业会计，2023，（10）：31-33.

[2]陈美其.移动办公数据安全访问系统的设计与实现[J].办公自动化，2023，（08）：59-61.