现代企业秘书接待工作的问题及应对策略研究

【中文摘要】企业秘书接待工作是企业与客户之间沟通的桥梁和纽带。重视企业秘书接待工作，从根本上提升企业秘书的工作素质和工作能力，有利于提升企业秘书接待工作成效和企业运营效率。本文从企业秘书接待工作的重要性、企业秘书接待工作中常见的问题分析、以及应对策略三大方面阐述企业秘书这个角色的接待工作的现况。分析企业秘书接待工作准备不足、接待工作态度不好、接待工作要求懈怠三方面的问题，提出了注重准备、做到四勤、按照流程三个解决方法，旨在帮助秘书在接待工作中尽量避免这些问题，更好的完成秘书接待工作。

【关键词】秘书，接待工作，问题，策略

现代企业中秘书是运营管理的重要人员，其工作的好坏会对企业的运营产生一定的影响。接待工作是一项需要具备极强协调能力与沟通能力的工作，其不仅仅要具有较高的文化素养，还要对各种关系进行协调。作为企业秘书要不断提高自身的接待能力，要学会对各种关系进行协调。因此，本文主要对企业秘书的接待工作进行研究，从企业秘书接待的重要性、问题及其策略进行分析，以便于更好的进行接待工作。

1 企业秘书接待工作的重要性

1.1有利于树立企业形象

企业接待工作不仅代表了企业的整体形象，还利于加强企业间的合作交流。秘书是企业对内对外的桥梁，是企业上下信息沟通的枢纽，秘书对一切来客、来宾和来访者的接洽和接待工作过程称为接待工作。

某日A企业的领导要来B企业谈购买其切割设备的事宜，小李秘书收到通知后，早早就做好准备，安排好食宿和出行接待车辆。当A企业领导到达B企业后，小李有序的带领A企业领导进入事先准备的会议室，并在开会的过程中，做好相关的记录和及时的添茶倒水。在谈妥事宜后，带领和目送A企业领导离去。在服务过程中，仔细、认真且严谨。后来A企业向B企业成功购置10套切割设备，A企业领导并对B企业周到的接待工作十分感谢。所以秘书通过事前做好准备、事中严谨、事后做好完善工作，为企业树立了仔细、认真的良好形象。

接待工作是一项全面体现秘书素质修养的工作，也是体现企业作风的窗口性工作。秘书在接待过程中，其接待态度如何，直接影响了企业的形象，决定来客对企业的印象，关系着业务能否顺利进行。

1.2有利于企业对外交流

在新时代下，企业秘书接待工作已经不是简单的接人待物了，而是在企业领导的支持下，充分利用现代科技手段，开展信息咨询、商务接待、新闻发布等工作。

某家庭养老企业中周秘书正在工作，两名社区工作人员走进办公室，周秘书立即面带微笑放下手中工作上前迎接。由于社区工作人员是临时来的并没有进行预约，因此，周秘书先了解到社区工作人员是来谈社区老人上门养老服务的工作后，立即联系总经理，并告知总经理社区工作人员的来意。结束后，社区工作人员向总经理表达对周秘书的接待十分满意，还表达了尽快合作的意向。周秘书面对临时访客时积极接待，不懈怠访客的行为，使社区工作人员对企业产生好的印象，加快了双方的交流合作。

作为秘书做好每一项接待工作，让客人有宾至如归的感觉。有利于企业之间建立良好关系，增强了企业对外的交流。

1.3有利于展示企业文化

企业秘书接待工作是企业对外宣传的窗口，是企业文化的重要体现。接待人员的言行举止、待人接物、言谈举止等，都反映了一个企业的文化。

B茶叶企业的企业秘书对十家想要合作的企业进行了电话调查。电话铃响三下以上至十五下之间才接听的企业有五家，一直没有人接听的有四家。只有A包装企业是在电话铃响三下以内接听的，接听电话时热情礼貌，详细介绍企业经营项目，并邀请B茶叶企业前来参观调研。通过此次电话调查，B茶叶企业认可A包装企业认真负责的企业文化，最终选定A包装企业作为合作伙伴。

企业秘书作为企业的“形象大使”，做好接待工作，是对企业文化的有力宣传和树立，也是提高企业在行业中的竞争力。

2 企业秘书接待工作问题分析

2.1接待准备不足

企业秘书在接待工作上经常会缺乏积极性，只是被动地听从领导的指示，这就使得接待工作容易出现准备不足的问题。

小芳是某科技有限企业的副经理助理，接到了周六要向客户展示新设备性能的会议通知后，小芳没有准备新设备的领取和调试工作。到周六开会时，由于不熟悉新设备，在连接和测试过程中花费了不少时间，最后会议比预定时间延迟了二十分钟才开始。小芳因为接待前的准备不足，导致会议没有正常进行，给客户带来不好的印象。

在接待中因为企业秘书接待准备不足，给客户带来不好的印象，影响业务的成交量，减少企业的经济效益。

2.2工作态度不好

有些企业秘书自视为领导服务，产生处于高位的想法，没有分清主次，接待工作不认真，未能从来客的角度考虑事情，影响工作。

来自广州某跨境商贸企业的刘经理到某企业商谈合资事宜，可在刘经理到来时，负责接待的李秘书说：“我们经理在上面办公室等你（手指着楼梯），上去左拐右手边第一间就是。”没有给刘经理引路。李秘书送茶水时，又把水撒到桌上。最后，刘经理取消与该企业合资办厂的想法。李秘书的工作态度不仅给客人留下不好印象，也影响企业的效益。

秘书在接待过程中，无论来客的身份和目的是什么，都应该以礼貌的态度和言行来接待对方，不能让对方觉得自己没有得到尊重，影响企业形象。

2.3工作要求懈怠

企业秘书在日常商务接待工作中，由于一直处于比较熟悉的工作环境，比较容易产生松懈或依赖的心理，从而会出现疏漏或不得体的现象。

一位新疆的种植大户来B水果销售企业进行水果售卖的合作项目。客户和总经理谈完合作事项后已经到了用餐时间，许秘书带领客户和经理到提前预定好的餐厅进行用餐，并且告诉领导已经点好菜。可是，当服务员端上一盘青椒炒肉时，客户立马脸色不对，并离开餐厅。经理大惊失色，不知道原因。事后才知道，客户是回族人，可许秘书在点菜前并没有了解客户的饮食习惯，也导致这次合作的失败。

秘书在接待过程中，要注意工作的细节，不能因为熟悉工作流程就产生懈怠心理，从而影响客户与企业的合作。

3 企业秘书接待工作的策略

3.1 注重准备，积累工作经验

接待工作是一项非常繁琐、非常细致的工作，需要我们细心、周到、热情，同时要不断积累工作经验。因此，只有平时加强学习和实践，不断积累经验，才能更好地做好接待工作。

企业秘书在接待工作上应该有意识地积累经验，不断改善接待流程，做好充分的事前准备和沟通协调，从被动的接待中主动做好筹备。 一是态度上的准备，秘书要用耐心、热心、诚心对待每一位来宾。二是业务知识的准备，秘书要熟练接待流程，全面了解接待的各个细节。三是物质上的准备，根据接待需要，预先准备好各种物料、地方、交通工具等等，甚至还要准备好应急预案。

总之，企业秘书在进行接待工作工作时，要自觉预先做好事前、事中、事后的安排，为接待工作奠定良好的基础。

3.2做到四勤，端正工作态度

接待是企业秘书工作的一个重要组成部分，在整个接待过程中，要做好接待就要做到四勤，端正工作态度。

秘书在接待时要做到“四勤”：眼勤、嘴勤、手勤、腿勤，这样才能使自己的工作得以顺利开展。腿勤：接待中，要明确每件事的目标，分清事情的轻重缓急，科学合理安排接待流程，提高办事效率。眼勤：在接待中，秘书要勤于观察，及时了解接待中突发变化，使领导能够及时解决接待中突发事情。嘴勤：在接待中，要主动与客人进行交流，及时了解对方的需求，有效解决客人的问题。手勤：接待中，要勤于记录，善于积累，提高自己的工作能力。

参考文献：

[1]纪志华.如何应对行政接待中的突发情况[J].企业秘书之友，2022（09）：14-16.

[2]徐晓冰.企业秘书接待工作中的问题及对策研究[D].广东：暨南大学，2022.