关于如何做好重点建设项目档案管理工作的思考

重点建设项目档案，是指在较长时间内对一个地区国民经济和工农业生产发挥重大作用的建设项目从酝酿决策到建成投产（使用）的全过程中形成的归档保存文件，包括重点建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、监理、竣工验收、试运行等环节中形成的文字、图表、声像等形式与载体的文件材料。它是重点建设项目的真实历史记录，是项目建设、管理的重要基础和依据，也是今后生产、利用、改扩建和维护不可缺少的宝贵财富。

重点建设项目档案质量是项目工程质量的重要组成部分，档案管理水平反映项目工程建设管理水平。重点建设项目因其具有投资大、周期长、环节多、内外部协作复杂的特点，所形成的档案种类多、数量大、价值高，因此，加强重点建设项目档案工作，确保档案材料的完整、准确、系统、安全和便于提供利用，对做好重点建设项目的管理工作具有极其重要的意义。

1 重点建设项目档案管理面临的问题

近几年来，重点建设项目档案管理工作虽然已经积累了一些经验，取得了一定的成效，但就整个重点建设项目来说，档案管理的水平及所形成档案的质量都不容乐观，面临的问题也很明显，主要表现在以下几个方面：

重工程建设进度、质量，轻档案资料管理

一些参建单位对档案工作缺乏应有的重视。由于重点项目工程任务重、协作项目多、施工队伍来自四面八方，工作千头万绪，再加上赶工期、赶投产，在这种情况下，就容易出现只注重抓工程进度、工程质量，而忽视档案工作的情况。部分项目到工程完工快要验收时临时抱佛脚，致使档案管理混乱。特别是有些地下隐蔽工程项目，变更多，施工时没有引起重视，竣工后才花费人力、物力和财力重新进行地下管线的补测、补绘，工作十分被动。

1. 档案的前期管理不足

重点建设项目承建单位应在签订项目设计、施工、监理等合同、协议时，设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。而部分参建单位并未把档案工作纳入合同管理，没有建立项目档案的归档制度，缺乏制约和监督手段，致使档案的收集、整理工作滞后，最后造成档案的复印件较多，原件很少，特种载体档案严重流失。

2. 档案管理没有与项目建设同步

重点建设项目普遍工程量大、工期长，涉及的单位多、部门多，因而使得项目建设中形成的档案种类繁多、数量浩大，而且整套重点项目建设工程档案的构成也较复杂，各种载体的档案都有。有些建设单位的项目档案工作没有与项目建设同步进行，对项目建设过程中形成的档案没有及时进行收集、整理，往往会造成事后对档案束手无策，有些设置干脆听之任之。各部门、个施工单位各阶段形成的档案都自行保管，久而久之，等到工程竣工后要求档案归档时才会想到对如此庞大而复杂的档案材料进行收集和整理，这往往会造成档案的遗失和不完整的被动局面。

3. 建设项目档案质量不符合要求

主要表现在：1. 工程资料残缺不全，特别是一些依据性材料，如招投标、论证、审批材料以及安装、设备调试等方面的材料；2. 字迹材料不符合要求，字迹模糊、有圆珠笔和铅笔痕迹，复印件多；3. 竣工图纸的编制不符合要求，没有用新蓝图绘制，“三笔”现象较多；4. 部分合同、审批文件材料签字、盖章手续不完备；5. 工程档案管理不规范，组卷不合理，没有很好地保持卷内文件的有机联系；6. 档案案卷的装订不符合要求，案卷内有金属物，装订格式不统一等等。

2 加强重点建设项目档案管理的几点措施

重点建设项目档案全面、真实地记录了项目建设过程，准确地反映了项目建设成果，是项目建设、管理、运行、维护和改扩建的重要依据。因此重点建设项目档案是重点建设项目的重要组成部分，也是重点建设项目竣工验收的必备条件。项目档案的真实、准确、完整、系统和妥善保管及有效利用，对于确保重点建设项目的科学管理、安全使用和正常运行，促进城市建设和经济发展具有重要意义。上述所列问题都是影响重点建设和项目档案齐全完整的不利因素，为解决这些问题，完善项目档案的管理，可以考虑采取以下几个方面的措施在进行改进：

1. 把重点建设项目的档案工作当作重点工程来抓

重点建设项目的竣工，其主要标志有两个方面，一是物化标志（包括建筑物、构筑物和仪器、设备等），它给人的是一种有形的直接感官；二是档案标志，是帮助人们记忆工程的工具，是对工程建设过程最真实的记录。一些看不到的地下隐蔽工程或墙体中的管线，在档案中可以一目了然；工程质量如何，档案可以帮你查清每一道环节。因此必须牢固树立把重点建设项目的档案工作当作重点工程来抓的意识，将项目档案工作纳入工程质量领导责任制，将项目档案材料的收集、管理纳入工程建设计划，纳入各承办机构和有关部门的职责范围和岗位责任制，并制定相应的检查、考核措施。同时，应配备保证项目档案工作正常开展的设备、设施，以及进行现代化管理的必要条件，切实做好重点项目的档案管理工作。

2. 坚持档案工作与工程建设同步进行

针对重点建设项目建设周期长造成项目档案形成的周期也长的特点，在项目立项初期就应抓住文集材料的形成与工程进度同步的特点，从工程建设一开始就确定专人负责技术文件材料的收集和整理。完整的前期文件很重要，尤其是在维护建设单位的合法权益方面有很重要的依据、凭证作用。在项目的实施和试运行阶段，应继续追踪收集建设过程中产生的档案材料，注重检查和坚定档案材料的完整和准确性，及时发现问题，进行补充与修改，确保档案材料的连贯和有机联系。在项目竣工验收前，基本完成项目全过程文件材料的收集、整理和归档工作，并及时向档案管理部门移交档案材料。

3. 将项目档案管理纳入合同管理

在招投标和签订合同、协议时要注意设立有关档案的专门条款，在工程一开始就将档案的形成、积累与归档列入每个工序的招标内容，在合同中明确规定各参建单位对项目档案材料的责任及完成标准，明确监理单位对项目档案的完整、准确进行监督和审查的责任，以取得档案工作的主动权，否则容易产生项目档案材料不全，复印件多、签字手续不完备、图物不相符等现象，难以保证工程档案的完整、准确和系统，使建设项目存在重大隐患。因此，建设单位与施工单位、监理部门签订合同责任时，档案工作应作为一项重要内容列入，工程竣工时向建设单位移交完整的档案材料。

4. 加强对项目档案工作的指导和监督

在重点项目工程开工建设前，建设单位的档案部门要把工程竣工档案的质量要求告知各参建单位，并在工程的建设过程中主动深入施工现场，进行业务指导。档案部门除做好自身的项目档案工作外，还要对参建单位项目档案领导人责任制进行监督。监理单位除了对施工质量进行跟踪监督之外，还有一个很重要的责任，就是监督施工单位形成的档案质量。

5. 做好项目档案的验收工作

竣工验收工作是对工程质量的一次全面检验和考核，是工程建设的最后一道关口。项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行项目的竣工验收。档案验收工作应贯穿项目的全过程，在项目的中间验收、单项工程验收、工程质量验收、设备开箱验收和工程交工验收时，应同时验收相关档案，才能实现对项目档案管理的有效控制。在项目工程结束时，对形成的所有档案材料进行预验收，重点检查工程前期文件、各种隐蔽工程记录、设计基础文件、施工技术文件、竣工图纸文件、事故处理文件、监理文件和各项专业验收文件等，把住这最后一道关口，及时将有关问题解决在正式验收之前，这是保证项目档案质量的有效措施，也是保证项目档案能够正式通过档案验收的关键。