档案征集渠道多元化与数字化模式构建

在当今数字化飞速发展的时代，档案作为记录历史、传承文化、服务社会的重要信息资源，其征集工作面临着新的机遇与挑战。传统的档案征集渠道已难以满足日益增长的档案资源需求，而数字化技术的兴起为档案征集带来了创新的思路与方法。

一、档案征集数字化模式构建

1.1 数字化档案征集系统建设

开发数字化档案征集系统，实现档案征集信息发布、在线提交、审核、存储等功能一体化。该系统应具备智能化的档案格式转换和元数据提取功能，能够自动将接收的电子档案转换为标准格式，并提取关键信息，便于后续管理和检索。同时，系统应支持多终端访问，如电脑、手机、平板等，方便档案提供者随时随地提交档案资源。

1.2 档案资源数字化处理

对于收集到的纸质档案，采用扫描、拍照等技术进行数字化转换。运用光学字符识别（OCR）技术，将扫描后的图像文字转换为可编辑的文本，提高档案信息的检索效率。对于电子档案，进行格式统一和数据清洗，去除重复、无效的数据，确保档案资源的质量和可用性。建立档案资源数据库，对数字化后的档案进行分类存储和管理，实现档案资源的集中存储和共享。

1.3 基于大数据的档案资源分析与利用

利用大数据技术对档案资源进行分析，挖掘档案背后的潜在价值。通过数据分析，了解档案资源的分布特点、利用需求和社会热点，为档案征集工作提供决策依据。同时，开发档案资源智能检索和推荐系统，根据用户的需求和行为习惯，为用户提供精准的档案资源推荐服务，提高档案资源的利用效率和服务质量。

二、传统档案征集渠道与模式存在的问题

2.1 缺乏系统性规划与战略认知

在传统档案管理体系中，部分机构对档案征集工作的核心价值认知存在明显偏差，将其简单等同于普通资料收集，未能站在社会记忆保存、历史文化传承的战略高度制定长期规划。这种认知层面的局限，直接导致征集目标模糊不清，既缺乏对特定学科领域的侧重规划，也忽视了时间维度上的系统布局。

以地方特色档案征集为例，在实际工作中，常常出现对民俗文化、口述历史等稀缺资源关注度不足的情况，而对常规行政档案却存在大量重复收集现象。造成这一问题的关键原因在于，缺乏科学的资源评估机制，难以对征集对象的历史价值和保存意义进行准确判断。这种状况使得档案征集工作呈现出明显的碎片化和盲目化特征，不仅造成资源浪费，更影响了档案库的完整性和独特性。

从历史视角来看，这种规划缺失还体现在对不同时期档案资源的不均衡收集上。许多机构在征集过程中，过度关注当代资料，而对具有重要历史价值的早期档案重视不足，导致档案资源在时间维度上出现断层，无法完整展现历史发展脉络。

2.2 征集组织架构与协同机制缺失

传统档案征集模式多依赖单一部门主导，尚未构建起覆盖政府机构、社会组织、民间团体的协同网络。在多数单位，要么未设立专门的征集部门，要么即便设立了相关部门，也普遍存在人员配置不足、权责划分不清晰的问题。这种组织架构上的缺陷，使得征集任务分散在多个科室，出现多头管理与职责真空并存的尴尬局面。

在跨区域、跨行业的档案资源征集过程中，协同机制的缺失问题尤为突出。由于缺乏有效的资源共享机制，不同机构在涉及重大历史事件、重要人物档案征集时，往往存在信息壁垒，无法实现资源整合与优势互补。

2.3 专业人才储备与能力建设滞后

档案征集工作对从业人员的专业素养要求极高，需要具备历史学、文献学、信息管理等多学科知识储备，同时还应掌握沟通协调、资源鉴别等实践技能。然而，当前档案征集领域的从业人员普遍存在专业结构单一、数字化技能薄弱的问题。

许多工作人员仅掌握基础的档案整理技术，在面对口述史访谈、民间档案鉴定等复杂工作场景时，往往力不从心。更值得关注的是，行业内缺乏常态化的业务培训与交流机制，使得工作人员难以接触和掌握新型征集技术，如大数据挖掘、社交媒体资源采集等。这种能力上的短板，严重制约了档案征集工作在新时代的发展。

此外，随着信息技术的快速发展，档案征集工作的环境和方式发生了巨大变化，对从业人员的信息素养和创新能力提出了更高要求。但由于培训机制的缺失，许多工作人员无法及时更新知识结构，难以适应新的工作需求，导致档案征集工作在数字化转型过程中面临重重困难。

三、档案征集渠道多元化拓展策略

3.1 利用互联网平台征集

搭建功能完备的档案征集网站，除发布档案征集公告、需求信息和捐赠流程外，嵌入智能表单系统，支持档案提供者在线提交档案目录、数字化副本及简要背景说明。运用搜索引擎优化（SEO）技术，针对 "地方历史档案捐赠 "" 家族文献征集 " 等长尾关键词进行优化，提升网站在垂直领域搜索结果中的曝光度。同时，开发与地方政府网站、新闻门户、学术数据库的API 接口，实现档案征集信息的跨平台自动同步推送。例如，与地方志网站合作开设 " 记忆共建 " 专栏，利用政务平台公信力提升公众参与度。

3.2 借助社交媒体平台推广

构建" 两微一抖 + 视频号" 的矩阵化传播体系，运用H5 互动页面、VR 虚拟展厅等新媒体技术增强传播效果。在微信公众号推出 " 档案解密 " 系列推文，结合地方史志专家访谈和珍贵档案高清影像，设置线上留言抽奖活动；在抖音平台联合地方文旅部门发起 # 老物件里的城市记忆话题挑战，邀请非遗传承人、历史博主担任 " 记忆推广大使 "，通过创意短视频带动UGC 内容生产。同时，利用微博热搜榜单和超话社区，策划" 寻找百年家书" 等热点事件营销，实现传播裂变。

3.3 加强机构合作与联动

建立区域性文化遗产资源共享联盟，开发统一的档案征集管理系统，实现各机构间的档案线索互通和联合鉴定。与图书馆合作开展 " 地方文献保护计划"，通过联合举办文献修复技艺培训、古籍普查等活动，引导民间文献收藏者主动捐赠；与博物馆共建 " 文物 - 档案 " 关联数据库，对历史文物的制作工艺、流传轨迹等档案进行联合征集。针对高校科研档案，与科技成果转化中心合作，将学术档案征集纳入科研考核评价体系，确保科研过程性资料完整留存。

3.4 开展定向征集与专题征集

建立动态的社会需求监测机制，通过大数据分析社会热点事件和公众关注领域，提前策划专题征集活动。在纪念重大历史事件时，除传统征集方式外，还可运用口述史采集技术，对亲历者进行影像化访谈记录；针对老艺术家群体，联合行业协会开展 " 艺术人生建档工程 "，系统征集手稿、演出视频、创作笔记等档案。同时，针对新兴领域如数字经济、人工智能，设立专项征集基金，鼓励企业和个人捐赠技术文档、项目方案等新型档案资源，填补时代记忆空白。

结语：

档案征集渠道多元化与数字化模式构建是档案事业适应时代发展的必然选择。通过拓展多元化的档案征集渠道，能够广泛收集各类档案资源，丰富档案资源库；而数字化模式的构建，则实现了档案资源的高效管理和利用。

参考文献：

[1] 华林 , 李婧楠 , 杨励苑 . 抗战记忆抢救下南洋华侨机工口述档案征集研究——以云南省档案馆为例 [J]. 楚雄师范学院学报 ,2019,034(004):144-160.

[2] 崔媛媛 . 城建档案征集的意义和方式及未来发展新思路 [J].城建档案 ,2019,000(008):90-92.

基金资助：内蒙古档案科技项目“新形势下档案征集渠道与模式研究”（项目编号：2023-57）