大数据环境下事业单位电子档案管理探析

前言：基于智能化、信息化技术快速发展的背景下，信息化档案管理已经步入了一个新的阶段，这也使得事业单位的档案管理工作面临着更多的挑战。基于新时期视域，事业单位只有不断完善创新档案管理模式，转变档案管理思路，才能够紧跟时代发展步伐，促进事业单位长期稳定发展。

一、大数据环境下事业单位电子档案管理中的问题

（一）缺少电子档案信息化管理意识

虽然信息化技术在一定程度上推动了档案管理工作发展，但电子档案管理工作也不可缺少在资金、制度、人才队伍以及软硬件等多方面的支持。但现阶段部分事业单位并没有意识到电子档案管理的重要性，在人才、资金等方面的支持严重不足，仍在沿用传统的档案管理方案，只是将原有纸质版的材料扫描、上传成电子版，而对于电子版的档案如何高效查阅、传输以及应用却并不完善。电子档案软件的开发和应用程度不足，所有管理工作都只是流于形式，无法发挥出其实际的价值。

（二）对电子档案管理风险认识不深入

电子档案的使用与升级为事业单位的日常工作提供了较大的便利。但由于电子管理模式的升级迭代还在进一步挖掘中，因此一些事业单位对于电子档案管理中的风险认识并不透彻。从单位内部风险隐患的角度来看，电子档案管理应用的设备不完善，导致电子档案管理存在安全隐患；另外部分档案管理人员也没有意识到网络信息安全的重要性，整个工作流程规范性不足；对于电子档案内容的获取、整理、归纳和保存等多个方面都缺少有效监督；

（三）软硬件设备更新速度较慢

电子档案管理中需要的硬件设备主要涵盖了外部环境和设备设施。部分事业单位在推动档案数字化管理转型的过程中，没有妥善地做好硬件建设规划，导致外部环境无法达到电子设备所需的工作要求，进而影响档案管理质量。在软件方面，没有稳定安全的软件运行环境，许多单位只单一地安装了杀毒软件，这也使得电子档案管理存在着严重的安全风险[1]。

二、大数据环境下事业单位电子档案管理创新策略

（一）完善安全管理和风险管控制度

首先，在进行电子档案管理的过程中，相关工作人员要有意识的、有针对性地对负责存储档案的计算机设备进行定期维护与管理，减少由于计算机故障而导致档案数据丢失或损坏。针对电子档案的安全防护问题，工作人员要对电子文件进行分类整理时，可依照保护级别进行区分，对于不同类型的电子文件要严格依照分级保护。另外，要熟练应用计算机中的数据保护功能，对所有的档案管理软件系统都要增设密码和管理员，避免不法分子侵入系统盗取或破坏电子档案数据。

其次，应建立和完善相关制度，构建结构完整的安全体系。相关工作人员应制定电子档案安全管理制度与规范，明确不同档案管理环节的具体要求与个人职责，保证电子档案安全管理工作合理有序地开展 [2]。

（二）加大单位硬软件设备建设力度

虽然近些年间许多事业单位正在不断加大信息化建设力度。但随着业务拓展和管理规模的不断扩大，其促进信息化的难度也随之增加，需要投入更多的物质支持和资金支识。在无法直接产生经济收益和物质收益的前提下，相关部门应加大职能履行义务，关注事业单位档案管理信息化基础设备的投入与支持，优化相关基础设备的建设要求与标准，增加特定智能设备以及软硬件设备，不断提升电子档案管理的安全性和有效性。定期对软硬件设施设备进行升级更新，确保事业单位档案管理的信息化质量。

（三）重视人才队伍建设

事业单位档案管理工作想从源头上符合大数据时代发展需求，应意识到人才资源培养的重要性。首先，对于入职的员工应加大培训力度，创新培训形式和培训内容。在培训过程中增加针对电子档案管理价值的宣导比例，在单位内部形成以档案为业务的工作理念，进而提升事业单位对于电子档案管理工作的重视度。

其次，对于参与工作的档案管理人员提供多样化的大数据应用工具，和大数据工作思维培训活动。邀请知名的、经验丰富的电子档案管理专家来单位内部进行指导和讲座。还可定期组织档案管理人员外出交流学习，分享工作经验，了解最新的档案管理知识和管理理念，提升人才储备质量 [3]。

结语：结合以上，大数据技术的快速发展为事业单位档案管理工作提供了新的创新方向。作为档案管理的工作人员应不断提升自身专业能力，紧跟时代发展节奏，切实有效地加强自身大数据技术应用水平。但工作人员也要意识到提升电子档案管理质量、推动电子档案管理改革并不是一蹴而就的，这是一个系统化的过程，作为开展档案管理工作的主体，工作人员要意识到其重要性，进而构建更加合理和完善的档案管理体系，提升档案管理质量，规避档案管理风险。

参考文献：

[1] 李鹏 . 大数据环境下事业单位电子档案管理研究 [J]. 兰台内外 ，2025，（16）：17-19.

[2] 朱彩莲 . 大数据环境下提高事业单位档案管理效率的措施研讨 [J]. 兰台内外 ，2024，（32）：4-6.

[3] 焦向玲 . 大数据时代下事业单位电子档案管理的探索 [J]. 档案天地 ，2024，（03）：62-64.