关于事业单位档案管理信息化的建设探讨

引言

就业与创业一直是民生话题中的重点内容，为给民众提供全面的就业、创业服务，我国建立了公共就业和人才服务中心。做好档案管理工作不仅可以为上级部门提供准确的下属各辖区就业状况，还能保障人才库信息资料的完整、促进人才资源的共享等。如今全国各地的事业单位均已实现了档案管理信息化建设目标，代表着事业单位档案管理转型的成功，但社会在发展，科技在进步，事业单位档案管理工作在未来依然有着很多机遇与挑战，需紧跟时势，建立动态化的管理机制。

一、制度赋能，健全档案管理标准规范

《中华人民共和国档案法》是事业单位制定档案管理工作制度的重要依据，在推进档案管理信息化建设的过程中，事业单位应严格遵守《中华人民共和国档案法》《实施条例》等的规定，以公共利益与秩序建设为导向，以“四个体系”建设为基准，对电子档案进行规范化管理。以流动人员人事档案管理为例，公共就业和人才服务中心应分别针对人才授信、人事信息采集、人事信息甄别、信息反馈等方面制定具体的管理细则。要求档案管理人员同步更新纸质档案和数字档案，数字档案方面应严格遵守分类与编码制度，确保档案按类别有序存放，便于检索。另外，应明确人事档案的具体责任与义务，并为非公用人单位提供部分授权，使其具备使用流动人员人事档案的权力，加速人事档案流转 [1]。

二、服务升级，打造智能档案管理系统

公共就业和人才服务中心常年人满为患，为方便群众办事，我国各地公共就业和人才服务中心都在推进服务便利化改革，人工智能技术等前沿技术，正逐渐渗透到各行各业，在公共就业和人才服务领域亦展现出巨大潜力。智能档案管理系统具有自动化档案分类和索引、档案数据智能分析和挖掘、求职者职位的智能推荐、互动式职业咨询和指导等功能，为群众提供了全方位的线上服务。如互动式职业咨询和指导，智能服务系统能够根据求职者的教育背景、工作经历、职业目标、专业方向等信息生成定制的职业规划方案，给求职者提供个性化的职业发展建议。而线下服务方面，大厅自助服务区配置了档案自助查询打印一体机、自助查询机等设备设施，能快速完成档案所在地查询和高校毕业生档案接收登记等工作。

三、安全建设，提升档案信息安全指数

安全是事业单位档案管理的底线，日常工作中应做好安全风险隐患排查，同时，强化档案信息安全管理知识，尤其是网络安全部分。事业单位制定完善的档案管理制度，要求相关人员严格按照规章制度办事，避免因人为因素造成档案信息错误或丢失等问题。同时，加强网络安全管理，应用防火墙技术、入侵检测技术以及安全访问控制技术等先进技术，为档案信息筑起安全防线，并定期检测或升级相关技术系统。另外，做好授权管理，不同职位的工作人员有着不同的授权等级，其中管理层的授权最为广泛，基层管理人员只具备添加、删除、修改等基本权限。而没有授权的人员无法登录档案管理系统，无权自主查阅和利用档案数据，需在得到授权后方能访问档案数据库 [2]。

四、靶向培养，建立动态适配培训机制

虽然信息化技术能够为档案管理工作提供诸多助益，但技术尚不能完全取代人类，真正决定档案管理效率的依然是人，故事业单位除了不断优化档案管理信息化建设外，还要加强人才队伍培养，提升工作人员专业素养。借助智能化管理系统，全面分析工作人员的工作短板，智能推荐相关资源供工作人员自主提升。同时，借助人工智能技术等先进技术，全面监测工作人员实际工作情况，在恰当的时机对工作人员展开临时培训，支持其完成特定的档案管理工作。单位内部也应定期组织岗位培训，培训过程中既要重视技能培训，又要强调安全教育，技能培训的着重点在于让工作人员快速掌握新技术或新设备的操作要点。

结束语

综上所述，档案管理在事业单位管理体系中占据着至关重要的地位，若档案管理出现问题，不仅会影响单位日常管理与决策，还可能因档案泄露或其他原因，给人才市场管理方面造成困扰。若要确保档案管理工作质量，相关事业单位必须建立起完善的管理制度，严格要求工作人员按照规章制度办事，同时，应用人工智能等先进技术，打造智能化的档案管理系统，促进服务升级。最后，还应加强档案信息的安全防护，避免档案信息丢失或被篡改等问题发生。

参考文献：

[1] 苏淑娥 . 大数据背景下事业单位档案管理困境及创新策略 [J]. 中国管理信息化 ,2025,28(04):175-177.

[2] 池吉鸳 . 新时期大数据技术赋能事业单位档案管理工作创新研究 [J].办公自动化 ,2025,30(03):65-67.